182. Inserire esemplari da file CSV

D. Non ho mai capito come funziona il caricamento di un elenco di “esemplari da file CSV”, ci ho provato un sacco di volte, senza risultati.

R. Credo che l’errore piu’ comune sia preparare il file con i dati, pure corretti, cioe’ separati da una virgola (CSV sta per comma-separated value), ma salvato con una estensione che Clavis non riconosce (per esempio .doc, .xls o successive evoluzioni). La via piu’ sicura, e disponibile su tutti i pc (per adesso), e’ creare un file di solo testo usando il piu’ elementare dei programi: Blocco note (o la sua evoluzione nelle successive versioni di Windows). Blocco note salva i file con estensione .txt, nel file dovete inserire solo i barcode degli esemplari separandoli con una virgola (non serve, ma non fa danni, inserire uno o piu’ spazi).
Avendo un file txt, per caricare gli esemplari in uno scaffale basta seguire la procedura di Clavis stesso, dopo aver scelto l’operazione “inserisci esemplari da file CSV” :
– cercare il file sul nostro computer cliccando il pulsante “Sfoglia”
– cliccare il pulsante “esegui”
– e confermare l’operazione cliccando su OK

Il messaggio sulla barra segnalera’ se il caricamento e’ avvenuto con successo 

Anche Word, volendo, produce dei file di solo testo, usando il comando salva con nome e cercando l’ozione relativa nel menu’.

 

77. Statistica sezioni

D. Allestisco periodicamente nell’ingresso scaffali tematici contenenti materiali diversi. Quest’anno il piu’ importante sara’ “La Grande guerra”, che conto di lasciare allestito a lungo. A fine esposizione vorrei pero’ valutarne il successo. Come faccio a calcolare il numero dei prestiti fatti nel periodo in cui il materiale e’ rimasto esposto?

R. E’ una valutazione che puoi fare facilmente solo se il materiale e’ stato temporaneamente collocato in una particolare sezione. Prima di smontare l’esposizione puoi cosi’ produrre da Stampe => Stampa statistiche il modello Statistiche Prestiti (Comperio), un report statistico che contiene anche il numero dei prestiti fatti per Sezione.
L’inserimento di una sezione provvisoria nei dati dell’esemplare e’ un’operazione delicata, poiche’ comporta la perdita della eventuale sezione preesistente, che sara’ da reinserire a esposizione terminata. Meglio quindi eseguirla da scaffale, dopo aver stampato e conservato i dati di collocazione degli esemplari.
Infine, il cambio della sezione non deve riguardare materiale chiesto in gestione ad altre biblioteche, per evitare problemi nel ripristino del dato iniziale.

71. Scaffale cancellato

D. Buongiorno, stavo facendo “pulizia” nella pagina degli scaffali di richiesta libri e ne ho cancellato uno che devo ancora evadere; cosa posso fare per recuperarlo?

R. Non c’e’ modo di recuperare uno scaffale, una volta che e’ stato cancellato lo si deve ricostruire daccapo. In questo caso e’ possibile richiedere al collega gli esemplari da cedere in gestione, mandando una mail in risposta a quella che hai ricevuto, avente come oggetto “Richiesta cambio gestione da parte di ***”. Quando avrai recuperato gli esemplari dovrai inserirli in un nuovo scaffale, che potra’ avere lo stesso nome di quello cancellato (es.: “25989-44-Gruppo di lettura Roè”). La modalita’ piu’ veloce e’ il caricamento da Comunicazioni: scaffale => Operazioni sul contenuto => Inserimento esemplari su scaffale da barcode.
Fatto questo potrai procedere all’assegnazione degli esemplari alla biblioteca che li ha chiesti temporaneamente in gestione.

66. Scaffale visibile al proprietario

D. Possibile che non riesca a trovare lo scaffale con gli esemplari chiesti in gestione alle altre biblioteche, preparato ieri da un collega? Eppure le richieste sono partite, perche’ ho ricevuto copia delle e-mail. Cosa puo’ essere successo?

R. Se hai ricevuto per conoscenza copia delle mail inviate, certamente la procedura e’ stata eseguita correttamente.
Lo scaffale che l’ha generata quindi esiste, ma il suo Stato di visibilita e’ probabilmente limitato al proprietario, invece che “Visibile alla biblioteca” come suggerito.
Tieni presente che lo stato “Visibile al proprietario” viene proposto di default, quando si inserisce un nuovo scaffale a partire dalla pagina Comunicazione => Inserisci scaffale e forse il tuo collega si e’ dimenticato di modificarlo.