238. Scarto esemplari

D. Sto facendo l’ultimo step della procedura di scarto da scaffale e sono in dubbio: dopo aver scelto “metti esemplari in stato scartato”, devo compilare anche il campo “filtra per biblioteca”? La data di scarto viene aggiunta automaticamente?

R. Quando, lavorando da scaffale, si sceglie l’operazione “metti esemplari in stato scartato” non è necessario filtrare per biblioteca se gli esemplari inseriti appartengono tutti alla biblioteca, o se si ha l’autorizzazione ad operare solo su quelli
Anche il campo “Data di scarto” può rimanere vuoto, ma in questo caso nei dati dell’esemplare verrà automaticamente inserita la data corrente e non quella dell’atto amministrativo (delibera o determina). C’è comunque anche il campo “Provvedimento”, in questo si potrà inserire appunto la tipologia, il numero e la data dell’atto amministrativo che ha perfezionato l’operazione di scarto .

185. Data ultimo prestito

D. Sto facendo lo scarto e mi farebbe comodo vedere da quanto tempo i volumi sugli scaffali non vengono prestati. Come posso fare?

R. Una delle novita’ piu’ interessanti delle ultime releases e’ la visualizzazione, per gli esemplari inseriti in uno scaffale di Clavis, di informazioni aggiuntive che riguardano proprio la loro circolazione. Se uno dei criteri impiegati nelle operazioni di svecchiamento delle raccolte e’ la data dell’ultimo prestito, possiamo procedere in ordine topografico, costruendo uno scaffale da Lista esemplari per poi eseguire l’operazione “Esporta su file CSV” con cui ora e’ possibile vedere anche :

stato del prestito
classe di prestabilità
mai prestato dal… (data dell’ultimo prestito)
data prevista di rientro

E’ un controllo interessante, anche per verificare se la rendita di posizione di certi scaffali o vetrine ha funzionato.

Per avere invece l’elenco di tutti gli esemplari mai prestati, a partire da una certa data, avevo gia’ dato quest’altro consiglio .

 

83. Esemplari mai prestati

D. Posso stampare un elenco dei libri mai usciti in prestito?

R. C’è in Clavis uno strumento per eseguire questo esame, magari per verificare (è il momento giusto, a questa altezza dell’anno) quali acquisti del 2014 proprio non hanno incontrato l’interesse dei lettori. E’ la funzione Catalogo => Lista Esemplari.  Attraverso la compilazione di alcuni campi del filtro, si possono impostare criteri di selezione che corrispondono: al periodo di acquisizione, al canale di provenienza, alla tipologia di documento, alla classe di prestabilita’; inoltre scegliere la biblioteca per cui eseguire il controllo e la data da cui partire.

Volendo quindi proprio sapere se vi sono libri che la biblioteca ha acquistato nel 2014 e che non sono mai usciti in prestito, il filtro va compilato in questo modo:

– Biblioteca proprietaria, uguale: ***

– Classe di prestabilita’, uguale: Prestabile

– Data inventariazione, compreso tra: 01-01-2014; 31-12-2014

– Data ultimo prestito: vuoto

– Media, uguale: Monografia 30gg

– Provenienza, uguale: Acquisto diretto

– Stato esemplare, uguale: Su scaffale

Il risultato sarà un elenco di esemplari da scorrere a video, visualizzare nel dettaglio, oppure inserire in uno scaffale per la stampa o l’esportazione nel formato csv.

E’ poi importante considerare che gli esemplari ceduti in gestione ad altre biblioteche non compariranno nell’elenco, anche se mai prestati.

Infine, anche con l’operazione “Esporta su file CSV” eseguibile da scaffale, è possibile ottenere il valore “N.Prestiti” per ogni esemplare inserito.

72. Molteplicita’

D. Come faccio a gestire la prenotazione di un audiolibro composto da 4 cd inseparabili (quattro esemplari legati a una sola notizia), se l’utente ha gia’ in prestito 4 audiovisivi? Presto solo il primo esemplare e allego gli altri tre senza registrarli?

R. Noooo, questa soluzione di inviare tutti i cd prestandone uno solo e’ peggiore del problema che si vuole risolvere, perche’ gli esemplari che non risultano prestati, nel frattempo, potrebbero essere richiesti da altri lettori.
Quello che invece e’ necessario fare e’ conservare solo il primo esemplare e scartare tutti gli altri. Avete capito bene: scartare gli altri. ZiaClavicola vi da’ questo consiglio su indicazione dell’Ufficio biblioteche stesso e in accordo con i CO della RBBeC che vi potrebbero anche assistere nell’operazione, se ne avete bisogno. Perche’ in pratica bisogna applicare la scelta adottata dal nostro protocollo nel 2013 e qui riportata: la copia di un documento in piu’ parti senza titoli distintivi è rappresentata da un solo esemplare di tipo “molteplice”. E nel prestarlo dovete cogliere l’occasione per allineare la situazione del documento alla regola generale. Non e’ difficile.

Ecco come procedere alla correzione:
– modificare il primo esemplare in modo da inserire nel campo MOLTEPLICITA’ il numero totale delle parti di cui si compone la pubblicazione che si visualizzera’ da Banco prestiti;
– eseguire lo scarto degli altri esemplari attraverso una delle seguenti modalita’:
— a partire dalla pagina Visualizzazione dati dell’esemplare, attraverso il pulsante Modifica, inserire il valore “Scartato” nel campo STATO e una nota esplicativa nel campo PROVVEDIMENTO (es.: Accorpato ad esemplare “molteplice” [inv: CH-63641, id: 3753990]);
— a partire dallo scaffale di esemplari, attraverso l’operazione “metti esemplari in stato scartati”, compilare il campo PROVVEDIMENTO con una nota esplicativa (es.: Accorpato ad esemplare “molteplice” [inv: CH-63641, id: 3753990]) e cliccare il pulsante Esegui.