191. Prenotazioni locali

D. Ho appena registrato un prestito a un lettore senza accorgermi di una prenotazione che avrei gia’ potuto soddisfare. Se adesso mando una notifica come minimo pensera’: “Ma sono appena passato in biblioteca e nessuno mi ha detto niente!”. Non c’è modo di accorgersi da Banco prestiti che ci sono delle prenotazioni “locali”?

R. Purtroppo no, nella pagina Circolazione => Banco prestiti niente ci avvisa che l’utente ha inserito una richiesta per titoli posseduti o in transito nella nostra biblioteca, e se non e’ proprio lui stesso a segnalarcelo, non ce ne accorgiamo.
E’ consigliabile quindi, quando vediamo che un utente, con un numero di prestiti + pronti + in transito sotto la soglia massima, ha delle prenotazioni :
– cliccare il link Prenotazioni nel Menu di Area (sulla sinistra)
– eseguire una ricerca nella pagina delle Prenotazioni attraverso il filtro UTENTE

In alternativa, quando le prenotazioni sono una o due, si potrebbe dare un’occhiata alla “Disponibilità Esemplari per Bacini” nella finestra con i dati della prenotazione, che si apre cliccando il link “Vedi” sulla destra .

L’operazione che invece consiglio di ripetere piu’ volte nel corso della giornata e’ la ricerca e l’evasione delle Prenotazioni pendenti con Destinazione Locale: gli utenti locali che hanno prenotato libri della nostra biblioteca non ci coglieranno impreparati.

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188. Prenotazione in scadenza

D. Cosa devo fare quando vedo che una prenotazione e’ “in scadenza”?

R. Puoi prolungarne la durata. Tecnicamente l’operazione e’ molto semplice:
– cliccare il link vedi per visualizzare i dati della prenotazione;
– cliccare sull’icona della matita, in corrispondenza del campo “DATA SCADENZA”;
– selezionare una nuova data e confermare

Ma non e’ detto che sia sempre opportuno farlo: l’utente ora potrebbe non essere piu’ interessato ad una pubblicazione richiesta 8 mesi fa.
Probabilmente per questo la prenotazione “In scadenza” viene evidenziata a banco prestiti, cioe’ quando si e’ nella situazione ottimale per chiedere al lettore se desidera prolungare l’attesa o cancellare la prenotazione.

E’ comunque utile tenere sotto controllo le prenotazioni che stanno per scadere e lo si puo’ fare dalla pagina Circolazione => Ricerca prenotazioni => Ricerca: le prenotazioni si presentano in ordine cronologico di inserimento.

186. Nota sulla prenotazione

D. Perche’ adesso, nella pagina delle prenotazioni, sotto il titolo, compare a volte anche una nota?

R. E’ una novita’ introdotta da uno degli ultimi aggiornamenti di Clavis: sotto il titolo dell’esemplare prenotato viene visualizzato anche il contenuto del campo “Note” della prenotazione , che fino ad ora era visualizzabile solo cliccando il link “vedi” . All’interno di questo campo eravamo abituati a trovare soltanto note inserite automaticamente dalla procedura di assegnazione delle distanze (es.: – 2018-08-28 DAS: 0 – 2018-09-02 DAS: 1). Ora invece potremmo trovarci anche le note inserite dagli utenti a partire dall’Opac: in Mydiscovery infatti  e’ stato inserito il campo “Nota sulla prenotazione” , che puo’ essere compilato prima di prenotare un documento.

175. Prenotazione sull’esemplare

D. Zia Clavicola, quante prenotazioni su copia!

R. Sono troppe, infatti. Soprattutto se si tiene conto che le occasioni in cui e’ necessario ricorrere alla prenotazione su esemplare sono pochissime, io direi solo queste due:
1) per soddisfare la richiesta di una biblioteca extra-sistema
2) nelle pubblicazioni in piu’ parti, quando riceviamo la richiesta per una sola delle parti catalogata separatamente, e vogliamo inviare anche l’altra per completezza, perché supponiamo che chi ce l’ha chiesta la volesse, oppure quando abbiamo appena evaso una prenotazione e poi ci accorgiamo che la pubblicazione e’ composta di piu’ parti, descritte ad un unico livello.

E’ quindi sempre la biblioteca proprietaria ad inserire la prenotazione sull’esemplare, la stessa che puo’ spostare sul titolo prenotazioni che in maniera incongrua sono state inserite sui propri esemplari, in questo modo:
visualizzare la prenotazione contrassegnata dal libricino blu,
cliccare sul bottone “Conserva solo la prenotazione per notizia”

Il Documento di armonizzazione stabilisce che sia l’applicativo a candidare l’esemplare chiamato a soddisfare una prenotazione, per due buone ragioni:
– per aumentare la possibilita’ che la richiesta venga soddisfatta nel piu’ breve tempo possibile
– perche’ tutte le copie disponibili in rete vengano messe in gioco.
Lasciamo fare a Clavis il lavoro per cui è stato progettato.

174. Tipo prenotazione

D. Perche’ alcune prenotazioni si vedono da Banco prestiti ma non dalla pagina delle Prenotazioni pendenti?

R. Capita quando – durante la prenotazione – viene selezionato il parametro Tipo prenotazione “Richiesta di prestito” invece di mantenere il valore “—“, cioe’ “nullo”, impostato di default.
Questo filtro serve SOLO alla Biblioteca Queriniana; per tutte le altre biblioteche e’ inutile e non va quindi utilizzato.
Per visualizzare anche queste richieste dalla pagina Circolazione => Prenotazioni pendenti, ora sarebbe necessario ripetere la ricerca selezionando il valore “Richiesta di prestito”, oppure “—“, invece del valore “normale” impostato di default.

Ricordo che anche le prenotazioni di questo tipo gia’ inserite sono tutte ricercabili nella pagina Circolazione => Ricerca prenotazioni, attivando il filtro “Tipo richiesta” , e se qualcuno dei colleghi delle biblioteche della provincia volesse rimediare all’errore fatto e’ ancora in tempo, in questo modo:
– cliccare il link Vedi nella colonna Azioni
– visualizzati i dati della prenotazione, cliccare sulla matita in corrispondenza del campo “Tipo prenotazione”
– selezionare il valore “—“, nullo
– confermare la modifica cliccando sul segno di spunta verde
– cliccare il pulsante Chiudi in fondo alla finestra.

169. Prenotazioni

D. Come spieghi questa cosa? Prendo in gestione le prenotazioni, cerco i documenti a scaffale e comincio a processarle. Prima che io finisca il lavoro un mio collega fa la stessa operazione, ma si accorge di avere in gestione una prenotazione per un esemplare gia’ destinato a soddisfare una delle prenotazioni prese in gestione da me. Due operatori quindi, nello stesso momento, si trovano a gestire due diverse prenotazioni su un unico esemplare.

R. Purtroppo, puo’ succedere: quando piu’ operatori della stessa biblioteca si sovrappongono nel lavoro di ricerca e di evasione delle prenotazioni. Fino a quando l’esemplare non viene mandato in transito o passato in pronto al prestito, agli altri operatori della Biblioteca quell’esemplare continuera’ a comparire nella pagina delle prenotazioni, come candidato a soddisfare le richieste ancora accodate. E’ certamente un comportamento che puo’ confondere, farci perdere tempo e farci correre il rischio di non rispettare l’ordine delle prenotazioni. Per evitarlo e’ necessario evadere le prenotazioni senza interruzioni ne’ sovrapposizioni con altri colleghi della stessa biblioteca, e se non le si porta a termine si ceda subito la gestione delle richieste che non si e’ riusciti a processare.

153. Indice delle richieste

D. Come faccio ad estrarre un elenco di titoli molto richiesti nella nostra rete e di cui ci sono poche copie a catalogo?

R. Nella pagina Acquisizioni => Indice richieste abbiamo uno strumento che ci puo’ aiutare a valutare cosa potrebbe essere utile acquistare, a beneficio di tutti gli utenti della rete. Si tratta di un elenco di titoli ordinati in base al rapporto tra il numero delle prenotazioni – ma devono essere almeno 3 – e il numero delle copie presenti nel catalogo. Occorre pero’ tener ben presente che:
– l’indice viene calcolato con riferimento al titolo e non all’opera ; come spesso accade, altre edizioni della stessa opera potrebbero essere ampiamente presenti nel catalogo;
– si riferisce agli esemplari gia’ a catalogo e non considera ovviamente quelli che potrebbero essere, anzi quasi sicuramente sono, nella nota d’acquisto di qualche biblioteca; attenzione quindi a non sopravvalutare le novita’ best seller, il cui indice di richiesta potrebbe abbassarsi drasticamente nel giro di pochi giorni ;