178. Esemplari in gestione ad altre biblioteche

D. Come faccio a sapere quali esemplari di altre biblioteche la mia biblioteca ha in gestione adesso?

R. Proprio per ripondere a questa domanda, nella pagina Catalogo => Lista esemplari, dentro i menu a tendina per la scelta delle biblioteche e’ stata inserita l’opzione <Tutte tranne la mia>. Cosi’, per sapere quali esemplari di proprieta’ di altre biblioteche sto gestendo in questo momento basta:
– nel campo BIBLIOTECA PROPRIETARIA scegliere nel menu a tendina <tutte tranne la mia>
– cliccare il link “solo locale” in corrispondenza del campo BIBLIOTECA DI GESTIONE;
eseguire la ricerca cliccando sul bottone CERCA

Per cercare invece quali esemplari della mia biblioteca altre biblioteche hanno in gestione posso:
– inserire nel campo BIBLIOTECA PROPRIETARIA la biblioteca corrente;
– nel campo BRIBLIOTECA DI GESTIONE scegliere nel menu a tendina <tutte tranne la mia>
eseguire la ricerca cliccando sul bottone CERCA

I più attenti se lo staranno chiedendo: questa modalita’ e’ preferibile a quella suggerita in un vecchio consiglio?  e la risposta e’ si’!

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117. Scadenza cambio gestione

D. Ho ceduto la gestione di alcuni esemplari ad una biblioteca che li chiedeva solo per un paio di mesi, ma se li sta tenendo molto piu’ del previsto… e ora servono anche a me! Ma la data di restituzione che si trova scritta nella mail non e’ vincolante?

R. Certo che lo e’, indica la scadenza che viene impostata nel campo “DATA RESTITUZIONE” dello scaffale al momento della richiesta di cambio gestione, la stessa che comparira’ nella mail e nel task, come termine entro il quale la biblioteca richiedente si impegna a restituire il documento. E non e’ un elemento secondario nella valutazione che una biblioteca fa prima di cedere in gestione un esemplare, quindi va semplicemente rispettata.

Perche’ la biblioteca che richiede il cambio gestione l’abbia sempre presente, consiglio di aggiungere la data di restituzione nel campo Descrizione dello scaffale di richiesta.

111. Rinominare lo scaffale per cambio gestione

D. Tu raccomandi di modificare il nome dello scaffale creato dal plugin “Richiesta cambio gestione” perche’ ad ogni nuova richiesta si generi un nuovo scaffale di esemplari, e io lo faccio sempre: modifico il nome dello scaffale contenuto nel task. Nonostante questo pero’ nello scaffale ci ritrovo sempre anche tutti gli esemplari che la stessa biblioteca mi aveva richiesto le volte precedenti. E’ un problema solo mio?

R. Per forza, facendo cosi’ non modifichi il titolo dello scaffale ma solo quello del task! Anche tu, come altri colleghi, hai creduto che, modificando il nome dello scaffale riportato dentro il task, la nota che contestualmente ad ogni richiesta di cambio gestione la procedura crea nella pagina di cose da fare (Gestione task), si modificasse simultaneamente anche il nome dello scaffale. Ma cosi’ non e’
Per modificare il nome dello scaffale e’ invece necessario:
– aprire la pagina “Visualizzazione Dati dello scaffale”, contenente gli esemplari chiesti in gestione, attivando il link contenuto dentro il task, oppure da Comunicazione => Lista scaffali cliccando il link “vedi” nella colonna “azioni” in corrispondenza dello scaffale da modificare;
– cliccare il pulsante “modifica” in basso a destra;
– modificare il nome dello scaffale e cliccare sul pulsante “salva e chiudi”.

Occorre quindi fare attenzione: mentre task (indicazione di una cosa da fare) e mail (notifica) vengono generati ad ogni nuova richiesta, un nuovo scaffale di “richiesta cambio gestione” viene creato solo se non ne esiste gia’ uno con lo stesso nome, da riutilizzare.

106. Scaffali per cambio gestione

D. Cosa succede nello scaffale della biblioteca richiedente il cambio di gestione se cancello o aggiungo esemplari nello scaffale che si e’ generato nella mia biblioteca?

R. Nulla, non succede proprio nulla perche’ i due scaffali non sono collegati da automatismi: il plugin cambio di gestione non fa altro che copiare dentro nuovi scaffali gli esemplari da richiedere per ognuna delle biblioteche che ne hanno la gestione.
Percio’ possiamo cancellare dal nostro scaffale un esemplare che non daremo in gestione , ma dobbiamo farlo sapere anche alla biblioteca richiedente perche’ anch’essa possa cancellarlo e tenersi allineata . Lo stesso se riteniamo addirittura di eliminare lo scaffale, quando nessuno degli esemplari contenuti verra’ dato in gestione .

88. Ultimi task rilevati

D. Come faccio a eliminare dalla “Home page biblioteca” i task che rimandano a scaffali di esemplari che ho gia’ dato in gestione? Pensavo sparissero da soli dopo qualche giorno.

R. Non si deve confondere la lista dei task visualizzata nella sezione Ultimi Task Rilevanti, il cui stato deve essere aggiornato manualmente di pari passo con l’operazione di assegnazione, con i Messaggi Interni che la vecchia procedura utilizzava semplicemente per avvisare della creazione di un nuovo scaffale di gestione e che, quelli si’, scomparivano anche da soli dopo qualche giorno.

I task, anche quelli generati dalla nuova procedura di cambio gestione, rimangono in evidenza nell’Home page finche’ sono nello stato “In gestione” o “Pendente”, e cioe’ fino a quando il bibliotecario, dopo aver completato l’operazione assegnata, non ne aggiorna lo stato in “Concluso”. Solo con quel cambio di stato essi perdono la posizione di primo piano, scomparendo dalla Home page e rimanendo visualizzabili solo nella pagina di Gestione.
Il link gestisci task, che compare nell’Home page quando ci sono dei task, consente di passare alla pagina Comunicazioni => Gestione task per aggiornarne lo stato, o per eliminarli quando non si ritenga piu’ utile conservare le informazioni in essi contenute.

87. Annullamento della sezione dopo il cambio di gestione

D. Col cambio di gestione, al momento di assegnare il documento alla biblioteca che ne ha fatto richiesta, noto che a volte il campo sezione scompare, si svuota. C’e’ qualcosa che sbaglio nella procedura?

R. Non deve preoccuparci la SCOMPARSA della sezione mentre stiamo cedendo la gestione di un esemplare, perche’ in realta’ si tratta del momentaneo oscuramento di una sezione che l’altra biblioteca non utilizza; quando l’esemplare ci verra’ correttamente riassegnato, la nostra sezione ritornera’ ad essere visibile.

Diversamente, come gia’ segnalato, una vera e propria CANCELLAZIONE della sezione si puo’ verificare quando la biblioteca che ha ricevuto in gestione l’esemplare esegue la modifica della “CLASSE DI PRESTABILITA'” o della “BIBLIOTECA DI GESTIONE” partendo della pagina “Visualizzazione dati dell’esemplare” invece che, come suggerito, attraverso le “Operazioni sul contenuto” dello scaffale: se la sezione di collocazione dell’esemplare non e’ tra quelle previste nella sua “Lista sezioni”, viene cancellata.

Per non incorrere in questa spiacevole conseguenza e’ altamente raccomandabile quindi:
– eseguire l’operazione di cambio della Classe di prestabilita’ solo e soltanto attraverso l’operazione Comunicazione => scaffale => Cambio dati esemplare;
– procedere alla riassegnazione dell’esemplare alla biblioteca proprietaria attraverso l’operazione Comunicazione => scaffale => assegna esemplari a biblioteca.

86. Modifica del nome dello scaffale di Richiesta

D. Mi sono arrivate due mail di “Richiesta cambio gestione” dalla stessa biblioteca a distanza di una settimana l’una dall’altra; anche i task sono due (uno lo avevo gia’ concluso), eppure trovo un solo scaffale riferito a quella biblioteca. Non dovrebbero essere due anche gli scaffali?

R. Sarebbe più comodo. E ce ne sarebbero due se tu avessi rinominato lo scaffale che avevi evaso come avevo fortemente consigliato di fare in questa nota. E’ una NOVITA’ introdotta dalla nuova procedura: lo scaffale di una biblioteca, se e’ gia’ presente con lo stesso identico nome, viene riutilizzato ad ogni richiesta successiva, a meno che non gli venga appunto cambiato il nome. Per fare un esempio:
– la biblioteca “SIST. PROVINCIALE” con l’operazione “Richiesta cambio gestione” genera tra i tuoi scaffali quello con nome “SIST. PROVINCIALE: richiesta cambio gestione”, con numero identificativo 34918;
– se successivamente la biblioteca “SIST. PROVINCIALE” esegue una nuova richiesta, la procedura non crea per la tua biblioteca un secondo scaffale con nome “SIST. PROVINCIALE: richiesta cambio gestione”, ma riutilizza quello gia’ esistente inserendovi i nuovi esemplari ;
– se invece, conclusa l’operazione di assegnazione, lo scaffale n. 34918 viene rinominato, anche soltanto inserendo un carattere davanti al nome (es: xSIST. PROVINCIALE: richiesta cambio gestione) alla successiva richiesta verra’ creato un nuovo scaffale, sempre intitolato “SIST. PROVINCIALE: richiesta cambio gestione”, con diverso numero identificativo.

Per una gestione piu’ controllata del flusso dei documenti assegnati e riassegnati in gestione, ripeto la raccomandazione di rinominare sempre lo scaffale degli esemplari di cui abbiamo ceduto momentaneamente la gestione, anche a costo di veder allungare la lista degli scaffali.