175. Prenotazione sull’esemplare

D. Zia Clavicola, quante prenotazioni su copia!

R. Sono troppe, infatti. Soprattutto se si tiene conto che le occasioni in cui e’ necessario ricorrere alla prenotazione su esemplare sono pochissime, io direi solo queste due:
1) per soddisfare la richiesta di una biblioteca extra-sistema
2) nelle pubblicazioni in piu’ parti, quando riceviamo la richiesta per una sola delle parti catalogata separatamente, e vogliamo inviare anche l’altra per completezza, perché supponiamo che chi ce l’ha chiesta la volesse, oppure quando abbiamo appena evaso una prenotazione e poi ci accorgiamo che la pubblicazione e’ composta di piu’ parti, descritte ad un unico livello.

E’ quindi sempre la biblioteca proprietaria ad inserire la prenotazione sull’esemplare, la stessa che puo’ spostare sul titolo prenotazioni che in maniera incongrua sono state inserite sui propri esemplari, in questo modo:
visualizzare la prenotazione contrassegnata dal libricino blu,
cliccare sul bottone “Conserva solo la prenotazione per notizia”

Il Documento di armonizzazione stabilisce che sia l’applicativo a candidare l’esemplare chiamato a soddisfare una prenotazione, per due buone ragioni:
– per aumentare la possibilita’ che la richiesta venga soddisfatta nel piu’ breve tempo possibile
– perche’ tutte le copie disponibili in rete vengano messe in gioco.
Lasciamo fare a Clavis il lavoro per cui è stato progettato.

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126. Intoppi alla circolazione dei documenti

D. Una collega sostiene che spesso restituisco gli esemplari alla biblioteca prestante, invece di inviarli direttamente alle biblioteche dei lettori che li hanno richiesti; in altre parole sarei di intralcio alla circolazione dei documenti.
Come posso accorgermi che gli esemplari che stanno transitando dalla mia biblioteca sono prenotati?

R. L’inconveniente di far ritransitare un documento prenotato attraverso la biblioteca di gestione, invece che inviarlo direttamente la’ dove e’ richiesto, puo’ essere evitato eseguendo con attenzione le operazioni di rientro dei documenti, di controllo e di evasione delle prenotazioni.
Finche’ i documenti si trovano presso la nostra biblioteca  e’ infatti opportuno evadere le prenotazioni che, per il calcolo delle distanze, il sistema rende visibili nelle nostre pagine.

Circolazione => Banco prestiti
Quando facciamo rientrare un esemplare – che sia nostro o di un’altra biblioteca fa lo stesso – ci accorgiamo che e’ prenotato perche’ viene visualizzato nell’area “Esemplari Con Prenotazioni”. Possiamo evadere la prenotazione direttamente da questa pagina, in questo modo:
– cliccare su “rien(T)ra” nella colonna Azioni e confermare ;
– cliccare il link “prenotazioni” nella colonna Azioni per l’apertura della finestra con le prenotazioni accodate;
– soddisfare la prima delle prenotazioni in coda cliccando sul link “Processa”.
Se l’operazione di evasione della prenotazione viene interrotta, la si puo’ sempre riprendere dalla pagina Circolazione => Prenotazioni.

Circolazione => Interprestito in entrata
I documenti che rientrano da altre biblioteche, se sono prenotati, vengono segnalati con un messaggio a pie’ di pagina di colore azzurro, es.: ” [ESISTONO PRENOTAZIONI]: Un fratello da nascondere / Elizabeth La… (barcode: CH21157)”.
Bastera’ aprire in una seconda scheda la pagina Circolazione => Prenotazioni, inserire il barcode contenuto nel messaggio all’interno del filtro di ricerca per prendere in gestione e processare la prenotazione accodata.

Circolazione => Prenotazioni
Anche le prenotazioni legate ad esemplari di altre biblioteche che si trovano presso la nostra biblioteca, nello stato “pronto al transito di rientro” vengono visualizzate nella pagina delle prenotazioni. Tocca a noi evaderle, inviando gli esemplari direttamente alla biblioteca scelta per il ritiro, senza farli ritransitare dalla biblioteca proprietaria. Si risparmiera’ un sacco di tempo e di lavoro. Percio’, prima di passare in transito di rientro gli esemplari di altre biblioteche, vale la pena di dare un’occhiata alla pagina delle prenotazioni: potremmo trovare prenotazioni che proprio quegli esemplari sono candidati ad evadere.

121. Da richiesto a pronto al prestito

D. Ho al telefono un utente che chiede se gli metto da parte un libro che in settimana ritirera’. C’e’ una scorciatoia per mettere in pronto al prestito un libro che viene richiesto telefonicamente?

R. Be’ se hai ancora aperta la pagina che visualizza i dati della notizia, sai che non ci sono altre prenotazioni e hai gia’ tra le mani il documento, puoi farlo in 4 passaggi:
clicca il bottone “prenota titolo” e inserisci la prenotazione
clicca il link “presta” nella colonna “azioni” per passare a banco prestiti
clicca il link “prenotazioni” nella colonna “azioni”
quindi il link “processa” nella finestra “scegli la prenotazione da prendere in gestione”.

Infine, ricordati di registrare che il pronto al prestito e’ gia’ stato notificato .

36. Prenotazioni non soddisfacibili

D. Un lettore si e’ lamentato con noi perche’, senza che l’avesse richiesto, gli e’ stata cancellata la prenotazione di un titolo presente in due copie disponibili. Cosa fare quando non si puo’ evadere una prenotazione perche’ il libro non si trova piu’? Annullarla?

R. Assolutamente no! Annullare una prenotazione perche’ la nostra copia non e’ piu’ disponibile e’ sempre sbagliato, anche se in quel momento la nostra biblioteca e’ la sola a poterla soddisfare. Lasciamo che ad eseguire l’operazione di annullamento di una prenotazione sia eventualmente la biblioteca indicata per il ritiro, o il lettore stesso da MyDiscovery.

Il comportamento da tenere quando non possiamo evadere una prenotazione che visualizziamo nella nostra pagina delle pendenti, perche’ il documento risulta essere smarrito, o in uno stato che non lo rende prestabile, varia a seconda della disponibilita’ di copie dello stesso titolo presenti nella rete:

1. La prenotazione non ha la bandierina rossa sulla sinistra: significa che qualche altra biblioteca, nel bacino indicato, la puo’ evadere; bastera’ cambiare in “non trovato da cercare” lo stato del nostro esemplare e al successivo caricamento della pagina la prenotazione non sara’ piu’ visibile dalla nostra biblioteca.

2. La prenotazione ha la bandierina rossa: potrebbe trattarsi di una prenotazione non soddisfacibile da altri ma solo momentaneamente. Dobbiamo accertarlo cliccando sul titolo. Se c’e’ un’altra copia prestabile presente nella rete, la prenotazione potra’ essere evasa appena questa copia tornera’ ad essere disponibile. Anche in questo caso dovremo solo cambiare lo stato del nostro documento. La biblioteca di ritiro visualizzera’ la prenotazione nella pagina Circolazione => Ricerca prenotazioni e potra’ fare delle valutazioni circa la sostenibilita’ dei tempi di attesa.

3. La prenotazione ha la bandierina rossa e abbiamo verificato che siamo davvero l’unica biblioteca nella RBBeC a possedere una copia della pubblicazione. In questo caso la cosa migliore da fare, dopo aver modificato lo stato dell’esemplare, sara’ mandare una comunicazione alla biblioteca indicata per il ritiro, che comunque adesso visualizzera’ la prenotazione nella pagina Circolazione => Ricerca prenotazioni => Prenotazioni non soddisfacibili.

La biblioteca di ritiro potra’ cosi decidere, sentito l’utente, di inviare la richiesta a una biblioteca partner della RBBeC, o proporgli il servizio di prestito interbibliotecario nazionale, ma anche di acquistare una copia nuova del documento o infine rinunciare del tutto. Solo dopo una valutazione di questo genere condivisa con l’utente e’ opportuno procedere all’annullamento della prenotazione.

Clavis ci aiuta a non lasciare una prenotazione inevasa per troppo tempo, cosa molto screditante nella relazione con i lettori, e che inoltre appensantisce il carico di informazioni che ogni giorno dobbiamo gestire. Quando un documento non viene trovato Clavis ci consente di indicarne la condizione di non prestabilita’, ma anche ci mette a disposizione uno stato dell’esemplare (appunto: “non trovato da cercare”) per riprendere in un secondo momento la situazione e senza pendenze con gli utenti. Usiamole, queste possibilita’.