36. Prenotazioni non soddisfacibili

D. Un lettore si e’ lamentato con noi perche’, senza che l’avesse richiesto, gli e’ stata cancellata la prenotazione di un titolo presente in due copie disponibili. Cosa fare quando non si puo’ evadere una prenotazione perche’ il libro non si trova piu’? Annullarla?

R. Assolutamente no! Annullare una prenotazione perche’ la nostra copia non e’ piu’ disponibile e’ sempre sbagliato, anche se in quel momento la nostra biblioteca e’ la sola a poterla soddisfare. Lasciamo che ad eseguire l’operazione di annullamento di una prenotazione sia eventualmente la biblioteca indicata per il ritiro, o il lettore stesso da MyDiscovery.

Il comportamento da tenere quando non possiamo evadere una prenotazione che visualizziamo nella nostra pagina delle pendenti, perche’ il documento risulta essere smarrito, o in uno stato che non lo rende prestabile, varia a seconda della disponibilita’ di copie dello stesso titolo presenti nella rete:

1. La prenotazione non ha la bandierina rossa sulla sinistra: significa che qualche altra biblioteca, nel bacino indicato, la puo’ evadere; bastera’ cambiare in “non trovato da cercare” lo stato del nostro esemplare e al successivo caricamento della pagina la prenotazione non sara’ piu’ visibile dalla nostra biblioteca.

2. La prenotazione ha la bandierina rossa: potrebbe trattarsi di una prenotazione non soddisfacibile da altri ma solo momentaneamente. Dobbiamo accertarlo cliccando sul titolo. Se c’e’ un’altra copia prestabile presente nella rete, la prenotazione potra’ essere evasa appena questa copia tornera’ ad essere disponibile. Anche in questo caso dovremo solo cambiare lo stato del nostro documento. La biblioteca di ritiro visualizzera’ la prenotazione nella pagina Circolazione => Ricerca prenotazioni e potra’ fare delle valutazioni circa la sostenibilita’ dei tempi di attesa.

3. La prenotazione ha la bandierina rossa e abbiamo verificato che siamo davvero l’unica biblioteca nella RBBeC a possedere una copia della pubblicazione. In questo caso la cosa migliore da fare, dopo aver modificato lo stato dell’esemplare, sara’ mandare una comunicazione alla biblioteca indicata per il ritiro, che comunque adesso visualizzera’ la prenotazione nella pagina Circolazione => Ricerca prenotazioni => Prenotazioni non soddisfacibili.

La biblioteca di ritiro potra’ cosi decidere, sentito l’utente, di inviare la richiesta a una biblioteca partner della RBBeC, o proporgli il servizio di prestito interbibliotecario nazionale, ma anche di acquistare una copia nuova del documento o infine rinunciare del tutto. Solo dopo una valutazione di questo genere condivisa con l’utente e’ opportuno procedere all’annullamento della prenotazione.

Clavis ci aiuta a non lasciare una prenotazione inevasa per troppo tempo, cosa molto screditante nella relazione con i lettori, e che inoltre appensantisce il carico di informazioni che ogni giorno dobbiamo gestire. Quando un documento non viene trovato Clavis ci consente di indicarne la condizione di non prestabilita’, ma anche ci mette a disposizione uno stato dell’esemplare (appunto: “non trovato da cercare”) per riprendere in un secondo momento la situazione e senza pendenze con gli utenti. Usiamole, queste possibilita’.

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26. Modifica Stato Smarrito

D. Clavis mi odia: metto il libro come Smarrito, salvo correttamente il nuovo stato dell’esemplare, ma quando verifico, lo ritrovo di nuovo come disponibile. Ci sono forse degli esemplari che non si possono piu’ modificare, o sono io che sbaglio qualcosa?

R. La verifica la fai da Banco prestiti, vero? Quando e’ consentito modificare e salvare i nuovi dati di un record, solo una ulteriore azione che ripristini la situazione precedente potrebbe annullarla. E’ cio’ che avviene a partire da Banco prestiti con gli esemplari che il bibliotecario ha indicato come “Smarrito” o “Non trovato da cercare” (smarritino). Quando cerchi un esemplare nello stato smarrito, il sistema lo rimette subito allo stato Su scaffale e prestabile. Questo automatismo vuole semplificare il lavoro del bibliotecario: se stai passando da banco prestiti un inventario che avevi dato come smarrito significa che l’hai ritrovato, percio’ vuole farti risparmiare tempo rimettendolo come prestabile.
Clavis consente operazioni di modifica dei dati esemplare anche a partire da Banco prestiti e bisogna tener ben presente questo automatismo, sempre. L’operazione di controllo dei dati di un esemplare e’ meglio farla con Circolazione => Informazioni sull’esemplare.
Clavis non ti odia, ma tu potresti prestargli piu’ attenzione: facendo la verifica sullo smarrito da Banco prestiti avresti dovuto accorgerti del messaggio blu di avvertimento che diceva cosi’: “Attenzione: l’esemplare ‘Titolo'[inv: **-***] che era in stato di SMARRITO viene passato in stato disponibile in quanto ritrovato”. Se te lo sei fatto sfuggire, ne rimane traccia comunque nel riquadro dei messaggi emessi dopo le operazioni (nell’angolo in basso a sinistra).