87. Annullamento della sezione dopo il cambio di gestione

D. Col cambio di gestione, al momento di assegnare il documento alla biblioteca che ne ha fatto richiesta, noto che a volte il campo sezione scompare, si svuota. C’e’ qualcosa che sbaglio nella procedura?

R. Non deve preoccuparci la SCOMPARSA della sezione mentre stiamo cedendo la gestione di un esemplare, perche’ in realta’ si tratta del momentaneo oscuramento di una sezione che l’altra biblioteca non utilizza; quando l’esemplare ci verra’ correttamente riassegnato, la nostra sezione ritornera’ ad essere visibile.

Diversamente, come gia’ segnalato, una vera e propria CANCELLAZIONE della sezione si puo’ verificare quando la biblioteca che ha ricevuto in gestione l’esemplare esegue la modifica della “CLASSE DI PRESTABILITA'” o della “BIBLIOTECA DI GESTIONE” partendo della pagina “Visualizzazione dati dell’esemplare” invece che, come suggerito, attraverso le “Operazioni sul contenuto” dello scaffale: se la sezione di collocazione dell’esemplare non e’ tra quelle previste nella sua “Lista sezioni”, viene cancellata.

Per non incorrere in questa spiacevole conseguenza e’ altamente raccomandabile quindi:
– eseguire l’operazione di cambio della Classe di prestabilita’ solo e soltanto attraverso l’operazione Comunicazione => scaffale => Cambio dati esemplare;
– procedere alla riassegnazione dell’esemplare alla biblioteca proprietaria attraverso l’operazione Comunicazione => scaffale => assegna esemplari a biblioteca.

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81. Eliminare sezioni

D. Avevo creato temporaneamente una sezione che ora non mi serve piu’. Come faccio per cancellarla?

R. Questa operazione puo’ essere eseguita dalla pagina Biblioteche => Sezioni che visualizza l’elenco di tutte le sezioni presenti. Prima di procedere alla cancellazione di una sezione e’ necessario verificare se vi sono ancora inseriti dei documenti, cliccando sul link “Elenco” che apre la pagina Catalogo => Lista esemplari in modalita’ filtro per Sezione e Biblioteca di gestione. Se ce ne sono, occorre decidere come collocarli, cioe’ se inserirli tutti quanti in un’altra delle sezioni utilizzate dalla biblioteca, oppure lasciarli senza una sezione.

Entrambe le scelte possono essere praticate velocemente a partire dalla pagina Biblioteche => Sezioni, cliccando poi su “Schiaccia/Elimina”, che apre una sottomaschera dove possiamo:
scegliere da un menu a tendina un’altra sezione in cui collocare tutti i documenti e poi premere il pulsante “Schiaccia”;
eliminare la sezione, svuotando cosi’ anche il campo corrispondente nella stringa di collocazione degli esemplari eventualmente contenuti.
Si tratta di due operazioni irreversibili, quindi e’ necessario agire con cautela. Una rete di sicurezza potrebbe essere stesa creando uno scaffale dei titoli risultanti nell’“Elenco”, da eliminare una volta verificato che tutto sia andato per il verso giusto.

Altra procedura va seguita nel caso si volesse invece collocare in piu’ di una sezione gli esemplari contenuti nell'”Elenco”. In questo caso la creazione dello scaffale costruito a partire da questo elenco sarebbe necessaria per operare con la funzione “cambio dati esemplare”.

Una importante raccomandazione: puo’ essere che la sezione che volete cancellare sia attribuita anche ad esemplari ceduti temporaneamente in gestione da altre biblioteche; in questo caso la cancellazione della sezione dovra’ essere eseguita soltanto dopo che gli esemplari saranno riassegnati alla biblioteca proprietaria, diversamente la modifica sara’ effettuata anche su quelli, provocando danni anche piuttosto gravi (pensate a una temporanea MAGAZZINO che voi create temporaneamente ma altri potrebbero avere come fissa e definitiva).

16. Modifica dati dell’esemplare

D. Ci deve essere qualcosa che non va nelle operazioni di cessione di materiale per gare di lettura, perché ho notato che alcuni esemplari tornano con la sezione non compilata. Non succede sempre, ma credo sia un problema di Clavis e non un errore dell’operatore. C’è una spiegazione?

R. La procedura di cessione del materiale, se eseguita da Comunicazione => Scaffale => Operazioni sul contenuto, rispetta i dati gestionali dell’esemplare e non produce l’inconveniente che segnali. Diverso invece quando la modifica della biblioteca di gestione viene eseguita a partire dalla funzione Visualizzazione Dati Dell’esemplare => Modifica. Con questa modalità infatti, anche se la variazione riguarda un altro campo, il valore contenuto nel campo sezione viene annullato se non è contemplato nella tabella sezioni della biblioteca che sta eseguendo la modifica. E’ certamente un comportamento sbagliato di Clavis, che andrà corretto con i prossimi aggiornamenti del programma. Nel frattempo l’operazione di riassegnazione del materiale usato per le gare di lettura dovrà essere sempre eseguita da scaffale. Può essere utile anche una verifica sui documenti con il campo sezione non compilato, eseguibile a partire da Catalogo => Lista esemplari, compilando il campo Sezione con la voce (valore nullo) e il campo Biblioteca di gestione.