241. Stato visibilità scaffali

D. Qualcuno ha cancellato il mio scaffale dello scarto. Come è potuto succedere?

R. Forse avresti dovuto fare più attenzione al livello di condivisione impostato. Se vogliamo rendere visibile lo scaffale a tutti i colleghi della rete, ma senza che possa essere modificato né tantomeno eliminato, lo dobbiamo condividere per la sola lettura, scegliendo lo Stato di visibilità “visibile a tutta la rete e OPAC (sola lettura)” . Tutti gli operatori potranno farsene una copia o stamparlo , ma solo il proprietario potrà modificarne il contenuto . Consiglio quindi a tutti di eseguire un controllo sugli scaffali inseriti, per la propria biblioteca, con il più alto livello di condivisione (visibile a tutta la rete e OPAC) e di valutare la necessità di proteggerli, condividendoli per la sola lettura, scegliendo la voce di menù  (visibile a tutta la rete e OPAC (sola lettura)

238. Scarto esemplari

D. Sto facendo l’ultimo step della procedura di scarto da scaffale e sono in dubbio: dopo aver scelto “metti esemplari in stato scartato”, devo compilare anche il campo “filtra per biblioteca”? La data di scarto viene aggiunta automaticamente?

R. Quando, lavorando da scaffale, si sceglie l’operazione “metti esemplari in stato scartato” non è necessario filtrare per biblioteca se gli esemplari inseriti appartengono tutti alla biblioteca, o se si ha l’autorizzazione ad operare solo su quelli
Anche il campo “Data di scarto” può rimanere vuoto, ma in questo caso nei dati dell’esemplare verrà automaticamente inserita la data corrente e non quella dell’atto amministrativo (delibera o determina). C’è comunque anche il campo “Provvedimento”, in questo si potrà inserire appunto la tipologia, il numero e la data dell’atto amministrativo che ha perfezionato l’operazione di scarto .

235. Prestiti acquisto Decreto Covid

D. Mi chiedevo: esiste un sistema per calcolare quanti sono i libri acquistati dalla mia biblioteca con il fondo Covid e quanti i prestiti fatti su questi?

R: Nel campo “Sorgente” dell’esemplare è stato aggiunto il valore Acquisto Decreto Covid 2020 che consente di recuperare anche i dati che ti servono, sempre che sia stato compilato correttamente. Queste le operazioni da eseguire:

– Imposta in questo modo il filtro nella pagina Catalogo => Lista esemplari:    – Biblioteca proprietaria => Uguale => (la tua biblioteca)    – Provenienza => Uguale => Acquisto decreto Covid 2020
– clicca il pulsante Cerca e otterrai una lista con il totale degli esemplari contenuti
– seleziona tutte le righe e clicca il link “aggiungi a scaffale” per creare lo scaffale di esemplari
– dallo scaffale che è stato creato, esegui l’operazione “Esporta su file csv”, fra gli elementi da esportare c’è anche il “n.prestiti”, come vedi in questo screenshot

217. Cercare in uno scaffale di esemplari da Lista esemplari

D. Sono in Smart Working!, volevo approfittare per fare un po’ di ordine, c’è per esempio una modalità rapida per sapere quali esemplari di uno scaffale sono ancora in gestione a biblioteche che non sono la mia?

R. Certo, un controllo rapido fatto da Lista esemplari potrebbe essere molto utile proprio nei lavori di bonifica degli scaffali di cambio gestione che non richiedono alcun controllo sullo scaffale reale.

Queste le operazioni da eseguire utilizzando i filtri nella pagina Catalogo => Lista esemplari :

– accertarsi che tra i filtri sia impostato l’operatore Tutti (AND)

– selezionate nel primo filtro la voce “Biblioteca gestione”; scegliere l’operatore “diverso”; digitare nel terzo campo il nome della vostra biblioteca e selezionare il valore tabellato

– selezionare nel secondo filtro la voce “Scaffale” scegliere l’operatore “uguale”; digitare nel terzo campo il nome dello scaffale e selezionarlo (è opportuno inserire il nome completo dello scaffale, per individuarlo più facilmente in una lista che potrebbe presentare gli scaffali di altre biblioteche)

– cliccare il pulsante “Cerca”

Nella parte sottostante della pagina si visualizzerà una lista vuota, oppure l’elenco degli esemplari dello scaffale in gestione ad altre biblioteche.

211. Scaffali cambio gestione

D. Non so come succede, ma negli scaffali di cambio gestione che sto preparando trovo degli esemplari che non ho mai inserito, anche perché spesso sono esemplari in prestito o non disponibili.

R. Può capitare quando si lavora a comporre lo scaffale tenendo aperte contemporaneamente più schede di ricerca, da cui selezionare gli esemplari.  Qui un esempio

Quando succede, non occorre cancellare lo scaffale e rifare da capo il lavoro, ma basta solo togliere gli esemplari di troppo e quelli non richiedibili: un’estrazione dei dati con l’operazione “esporta su file csv”   ci aiuta a individuare velocemente gli esemplari che sono disponibili e non in prestito, da quelli invece al momento non richiedibili.

Questo è comunque un controllo che è SEMPRE consigliabile eseguire, prima di completare l’operazione di Richiesta cambio gestione, verificando che in quel momento la biblioteca di gestione non risulti diversa dalla proprietaria:

201. Lista di titoli

D. Vorrei spedire via email un elenco di libri ad un utente, cosa mi conviene fare?

R. La risposta dipende dall’uso che il lettore intende fare di questa lista. Se gli serve un elenco da stampare, potresti inviargli un file in formato pdf, che si può produrre da uno scaffale Clavis in questo modo:
– inserisci gli esemplari (o i titoli) in uno scaffale
– esegui l’operazione “Stampa da scaffale” selezionando il modello “Esemplari” “Bollettino novità” e il formato “PDF” e indicando le opzioni di stampa preferite
– clicca il pulsante Stampa per ottenere il file pdf che poi potrai spedire all’utente

Se invece l’utente vuole un elenco di titoli che ha in programma di richiedere in prestito, o a partire dai quali cercarne autonomamente degli altri, sarebbe probabilmente più utile fargli visualizzare uno scaffale Opac. Per farlo dovrai creare uno scaffale nella tua area personale MyDiscovery che renderai pubblico e inviarne il link all’utente, in questo modo:
– entra in Mydiscovery
– nella sezione “Scaffali” clicca il link “crea nuovo scaffale”,
– nella finestra aperta compila il campo nome e mantieni il valore “pubblico” nel campo “visibilità”, quindi clicca il pulsante “Salva”
– trova il titolo che cercavi e clicca il pulsante Aggiungi sotto la copertina
– seleziona la casella corrispondente al nome dello scaffale
– terminata la composizione dello scaffale, da Mydiscovery clicca sul nome per aprirlo e copiarne l’URL da inviare al lettore

184. Stato fisico degli esemplari in gestione

D. Non c’e’ un campo dove annotare lo stato del documento che ci viene momentaneamente ceduto in gestione? Mi e’ arrivato un libro completamente sottolineato e ho pensato di modificare lo “Stato fisico dell’esemplare”, supponendo che l’alterazione fosse sfuggita ai colleghi della prestante. Ho sbagliato?

R. Si’, hai sbagliato, perche’ la modifica dei dati dell’esemplare compete solo alla biblioteca proprietaria del documento e non alla biblioteca che riceve momentaneamente l’esemplare in gestione. Fatta eccezione per la “Classe di prestabilita”, che ovviamente puo’ essere modificata, sempre rigorosamente da scaffale, per consentire l’utilizzo locale dell’esemplare (Prestito locale o Consultazione locale) che ha dato origine alla richiesta, ma che prima del rientro andra’ comunque risistemata.
Occorre fare molta attenzione a preservare i dati dell’esemplare, perche’ dei cambiamenti intervenuti nel periodo di cambio gestione, la biblioteca proprietaria non puo’ accorgersi durante l’operazione di rimessa a scaffale, perdendo il controllo gestionale del proprio materiale.
E’ un po’ quello che purtroppo ancora succede quando la sezione viene involontariamente spazzata via da una modifica della classe di prestabilita’ non eseguita secondo la corretta modalita’: da scaffale .
Il campo dove eventualmente annotare qualcosa sul documento ricevuto in gestione potrebbe essere quello della Descrizione dello scaffale di richiesta, per segnare le lacune o i piu’ vistosi difetti degli esemplari contenuti, quando non evidenziati all’interno dei campi “Stato fisico dell’esemplare”, “Nota sul prestito” o “Note” . Inoltre, quando si riceve un esemplare difettato, e’ sempre opportuno inviare una mail di segnalazione alla biblioteca prestante.

 

179. Controllo scaffali di cambio gestione

D. Non ho mai cancellato i vecchi scaffali usati per il cambio gestione, ma ora e’ giunto il momento di fare un po’ di pulizia. Prima di eliminarli, vorrei essere certa che gli esemplari ancora contenuti risultino riassegnati alla biblioteca proprietaria. C’e’ un modo veloce per farlo?

R. In effetti gli scaffali del cambio gestione andrebbero conservati fino al termine dell’operazione di riassegnazione alla biblioteca proprietaria, dopodiche’ sarebbe meglio cancellarli .
Quando gli esemplari sono parecchi, un modo abbastanza rapido e sicuro per verificare a quali biblioteche sono in gestione e’ il seguente:
– da Comunicazioni => scaffale => Operazioni sul contenuto usa l’opzione “stampa da scaffale”
– scegli il modello “esemplari” nella prima tendina
– “Lista esemplari per inventario (formattata)” nella seconda
– e il formato “PDF” nella terza
– quindi clicca il bottone “stampa”
Visualizzato il report puoi cosi’ controllare che la serie inventariale corrisponda alla biblioteca di gestione  .
A questo punto, se tutti gli esemplari sono stati riassegnati, lo scaffale puo’ essere eliminato.

177. Esportazione file CSV

D. Come funziona l’esportazione da scaffale su CSV/EXCEL? I dati vengono tutti raggruppati!

R. C’e’ una soluzione! Partendo da uno scaffale contenente esemplari, titoli o altri oggetti, possiamo ottenere un file nel formato csv (comma-separated value): e’ un file che presenta i dati di ogni record tutti su una stessa riga, separati da una virgola  . Per arrivare ad averlo con i dati tutti riordinabili e’ necessario importarlo in un foglio di calcolo.

Eseguita l’operazione “Esporta su file CSV”  , per aprire da subito il file visualizzando i dati separati da virgole come campi di un foglio di calcolo e’ meglio usare Calc, compreso nella suite (gratuita!) di Open Office:
– all’apertura della finestra di impostazione, mantenere i parametri proposti  : i dati verranno importati all’interno di celle separate disposte in righe e colonne, corrispondenti ai campi che si e’ deciso di esportare
– salvare quindi il file nel nuovo formato per poterlo rielaborare.

Utilizzando invece Excel l’importazione dei dati – dipende dalle varie versioni – non e’ sempre quella desiderata: i dati vengono tutti importati in una sola colonna di celle ed e’ necessaria una seconda elaborazione per distribuirli in celle ordinate in colonne diverse (si puo’ usare la funzione Dati => Testo in colonne). In alcune versioni di Excel, all’apertura del file una finestra di dialogo consente di scegliere l’opzione (Dati separati da virgole) che lo rende subito riordinabile.

L’importazione dei dati bibliografici o di quelli gestionali in un foglio di calcolo e’ particolarmente utile per:
– controllare i dati gestionali degli esemplari
– produrre elenchi a scopo inventariale
– fare alcune utili statistiche

106. Scaffali per cambio gestione

D. Cosa succede nello scaffale della biblioteca richiedente il cambio di gestione se cancello o aggiungo esemplari nello scaffale che si e’ generato nella mia biblioteca?

R. Nulla, non succede proprio nulla perche’ i due scaffali non sono collegati da automatismi: il plugin cambio di gestione non fa altro che copiare dentro nuovi scaffali gli esemplari da richiedere per ognuna delle biblioteche che ne hanno la gestione.
Percio’ possiamo cancellare dal nostro scaffale un esemplare che non daremo in gestione , ma dobbiamo farlo sapere anche alla biblioteca richiedente perche’ anch’essa possa cancellarlo e tenersi allineata . Lo stesso se riteniamo addirittura di eliminare lo scaffale, quando nessuno degli esemplari contenuti verra’ dato in gestione .