134. Rinominare lo scaffale prima di cedere la gestione degli esemplari

D. Perche’ dopo aver fatto partire un nuovo scaffale di richiesta cambio gestione alcune biblioteche mi inviano ancora esemplari di scaffali precedenti che ho gia’ restituito?

R. Ci sono colleghi a cui non e’ ancora ben chiaro che e’ necessario SEMPRE rinominare gli scaffali generati dalla richiesta di cambio gestione, per non continuare a movimentare inutilmente materiale. Ad ogni nuova Richiesta cambio gestione Clavis controlla se nella pagina degli scaffali della biblioteca che deve cedere la gestione ce n’e’ gia’ uno che nel campo “Nome” riporta il nome della bilioteca che chiede il cambio gestione, seguito dai due punti, lo spazio e la frase “richiesta cambio gestione” (es.: ROCCAFRANCA: richiesta cambio gestione). Se c’e’, i titoli della nuova richiesta vengono semplicemente aggiunti a quelli gia’ presenti; se non c’e’, o ha un nome anche solo leggermente diverso, viene invece creato un nuovo scaffale intitolato: : richiesta cambio gestione.

Lo scaffale va quindi SEMPRE rinominato quando si inizia l’assegnazione degli esemplari a un’altra biblioteca. Soprattutto perche’ si risparmia dell’inutile lavoro: avevo gia’ spiegato tutto in questa nota, al punto 2.2

COME eseguire l’operazione e’ presto detto:
– aprire la pagina “Visualizzazione Dati dello scaffale”, contenente gli esemplari chiesti in gestione, attivando il link contenuto dentro il task, oppure da Comunicazione => Lista scaffali cliccando il link “vedi” nella colonna “azioni” in corrispondenza dello scaffale da modificare ;
– cliccare il pulsante “modifica” in basso a destra;
– modificare il nome dello scaffale e cliccare sul pulsante “salva e chiudi” .

Si puo’ scegliere di rinominare lo scaffale aggiungendo anche soltanto un carattere , ma io suggerisco di inserire prima del nome il numero identificativo per avere gli scaffali in ordine cronologico di inserimento.

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117. Scadenza cambio gestione

D. Ho ceduto la gestione di alcuni esemplari ad una biblioteca che li chiedeva solo per un paio di mesi, ma se li sta tenendo molto piu’ del previsto… e ora servono anche a me! Ma la data di restituzione che si trova scritta nella mail non e’ vincolante?

R. Certo che lo e’, indica la scadenza che viene impostata nel campo “DATA RESTITUZIONE” dello scaffale al momento della richiesta di cambio gestione, la stessa che comparira’ nella mail e nel task, come termine entro il quale la biblioteca richiedente si impegna a restituire il documento. E non e’ un elemento secondario nella valutazione che una biblioteca fa prima di cedere in gestione un esemplare, quindi va semplicemente rispettata.

Perche’ la biblioteca che richiede il cambio gestione l’abbia sempre presente, consiglio di aggiungere la data di restituzione nel campo Descrizione dello scaffale di richiesta.

111. Rinominare lo scaffale per cambio gestione

D. Tu raccomandi di modificare il nome dello scaffale creato dal plugin “Richiesta cambio gestione” perche’ ad ogni nuova richiesta si generi un nuovo scaffale di esemplari, e io lo faccio sempre: modifico il nome dello scaffale contenuto nel task. Nonostante questo pero’ nello scaffale ci ritrovo sempre anche tutti gli esemplari che la stessa biblioteca mi aveva richiesto le volte precedenti. E’ un problema solo mio?

R. Per forza, facendo cosi’ non modifichi il titolo dello scaffale ma solo quello del task! Anche tu, come altri colleghi, hai creduto che, modificando il nome dello scaffale riportato dentro il task, la nota che contestualmente ad ogni richiesta di cambio gestione la procedura crea nella pagina di cose da fare (Gestione task), si modificasse simultaneamente anche il nome dello scaffale. Ma cosi’ non e’
Per modificare il nome dello scaffale e’ invece necessario:
– aprire la pagina “Visualizzazione Dati dello scaffale”, contenente gli esemplari chiesti in gestione, attivando il link contenuto dentro il task, oppure da Comunicazione => Lista scaffali cliccando il link “vedi” nella colonna “azioni” in corrispondenza dello scaffale da modificare;
– cliccare il pulsante “modifica” in basso a destra;
– modificare il nome dello scaffale e cliccare sul pulsante “salva e chiudi”.

Occorre quindi fare attenzione: mentre task (indicazione di una cosa da fare) e mail (notifica) vengono generati ad ogni nuova richiesta, un nuovo scaffale di “richiesta cambio gestione” viene creato solo se non ne esiste gia’ uno con lo stesso nome, da riutilizzare.

109. URL scaffale

D. Perche’ quando mi viene richiesto un cambio gestione se clicco sull’indirizzo dello scaffale nel testo del task lo scaffale non si apre, dal link nella mail invece si’?

R. Nella mail ricevuta per il cambio gestione l’indirizzo della pagina da raggiungere e’ un link attivo, ha cioe’ la forma del collegamento ipertestuale (sequenza di caratteri di colore blu, sottolineata), per questo cliccandoci sopra si viene subito indirizzati alla pagina dello scaffale, o comunque la si raggiunge appena effettuato il login. Nel task invece l’indirizzo dello scaffale e’ in formato testo, quindi dovete copiarlo e incollarlo nella barra degli indirizzi del browser. Oppure potete:
– selezionarlo
– posizionarvi con il cursore sulla stringa selezionata e premere il tasto destro del mouse
– selezionare “Apri link in nuova scheda” e cliccare.

106. Scaffali per cambio gestione

D. Cosa succede nello scaffale della biblioteca richiedente il cambio di gestione se cancello o aggiungo esemplari nello scaffale che si e’ generato nella mia biblioteca?

R. Nulla, non succede proprio nulla perche’ i due scaffali non sono collegati da automatismi: il plugin cambio di gestione non fa altro che copiare dentro nuovi scaffali gli esemplari da richiedere per ognuna delle biblioteche che ne hanno la gestione.
Percio’ possiamo cancellare dal nostro scaffale un esemplare che non daremo in gestione , ma dobbiamo farlo sapere anche alla biblioteca richiedente perche’ anch’essa possa cancellarlo e tenersi allineata . Lo stesso se riteniamo addirittura di eliminare lo scaffale, quando nessuno degli esemplari contenuti verra’ dato in gestione .

102. Modifica nome dello scaffale di richiesta cambio gestione

D. Mi e’ successa una cosa molto strana: insieme agli esemplari che ho richiesto in gestione, me ne sono stati rimandati altri che avevo gia’ restituito mesi fa. Che errore posso aver fatto?

R. L’errore non e’ certamente tuo, questo e’ un inconveniente che puo’ capitare quando la biblioteca che ti cede la gestione non rinomina lo scaffale che la procedura ha generato, come caldamente raccomandato piu’ volte (per esempio in questa nota).
Ad ogni nuova richiesta della stessa biblioteca, se lo scaffale con il nome di questa esiste gia’, viene riutilizzato e cosi’ i nuovi esemplari si sommano a quelli gia’ presenti, rendendo quasi impossibile distinguere i documenti gia’ inviati da quelli ancora da inviare.

Percio’, per evitare lavoro del tutto inutile, alle biblioteche a cui e’ sfuggito questo importante passaggio della procedura di Cambio gestione consiglio quindi di controllare la pagina Lista scaffali e, se visualizzano una situazione simile a questa , di modificare al piu’ presto i nomi degli scaffali che hanno in descrizione “Creato da plugin gestione richieste”, in questo modo:
– cliccare il link “vedi” nella colonna “azioni” in corrispondenza dello scaffale da modificare;
– dalla pagina Visualizzazione Dati dello scaffale cliccare il pulsante “modifica” in basso a destra;
– modificare il nome dello scaffale e cliccare sul pulsante “salva e chiudi”.
Si puo’ scegliere di rinominare lo scaffale aggiungendo soltanto un carattere, oppure inserendo il numero identificativo per avere l’ordine cronologico di inserimento.

88. Ultimi task rilevati

D. Come faccio a eliminare dalla “Home page biblioteca” i task che rimandano a scaffali di esemplari che ho gia’ dato in gestione? Pensavo sparissero da soli dopo qualche giorno.

R. Non si deve confondere la lista dei task visualizzata nella sezione Ultimi Task Rilevanti, il cui stato deve essere aggiornato manualmente di pari passo con l’operazione di assegnazione, con i Messaggi Interni che la vecchia procedura utilizzava semplicemente per avvisare della creazione di un nuovo scaffale di gestione e che, quelli si’, scomparivano anche da soli dopo qualche giorno.

I task, anche quelli generati dalla nuova procedura di cambio gestione, rimangono in evidenza nell’Home page finche’ sono nello stato “In gestione” o “Pendente”, e cioe’ fino a quando il bibliotecario, dopo aver completato l’operazione assegnata, non ne aggiorna lo stato in “Concluso”. Solo con quel cambio di stato essi perdono la posizione di primo piano, scomparendo dalla Home page e rimanendo visualizzabili solo nella pagina di Gestione.
Il link gestisci task, che compare nell’Home page quando ci sono dei task, consente di passare alla pagina Comunicazioni => Gestione task per aggiornarne lo stato, o per eliminarli quando non si ritenga piu’ utile conservare le informazioni in essi contenute.