92. Solleciti multipli

D. Ogni volta che faccio i solleciti, oltre ad impiegare troppo tempo, trovo delle incongruenze che non mi so spiegare. Regolarmente sollecito più volte una stessa persona, mentre qualcun altro sfugge al mio richiamo… Come è possibile?

R. Esiste piu’ di un modo corretto di procedere nei solleciti e l’attivita’ puo’ essere modulata a seconda del tempo e dei mezzi che si hanno a disposizione; percio’ avvisare i nostri utenti del ritardo inviando loro almeno una notifica dovrebbe essere cosa fattibile per tutti e richiedere poco tempo.

Le incongruenze che i bibliotecari piu’ attenti notano e mi riportano sono dovute a una parametrizzazione non del tutto adeguata allo scopo che si prefiggono. A tutte e tutti loro chiedo la pazienza di leggere quanto segue con attenzione. Ecco quindi come impostare la SELEZIONE DI TUTTI I PRESTITI DA SOLLECITARE, INCLUDENDO SIA GLI INTERBIBLIOTECARI IN ENTRATA SIA I PRESTITI LOCALI a partire dalla pagina Circolazione => Prestiti in corso :

BIBLIOTECA DI PROVENIENZA: il campo e’ precompilato con la biblioteca di lavoro, bisogna invece inserire il valore nullo (-) per includere tutte le biblioteche, compresa la nostra;

BIBLIOTECA DI DESTINAZIONE: inserire il nome della biblioteca di lavoro, come biblioteca in cui sono stati consegnati gli esemplari;

STATO DEL PRESTITO: scegliere nella tendina il valore “In prestito”;
SOLO SCADUTI: cliccare per inserire il segno di spunta;

NOTIFICHE: questo parametro serve proprio ad estrarre solo i prestiti mai sollecitati o già sollecitati una, due, o piu’ di due volte; per ricercare gli scaduti mai sollecitati è necessario scegliere il valore “0” (zero);

DATA DI PRESTITO: compilare solo se si vuole operare sui prestiti fatti in un periodo compreso tra due date, a partire da una prima data oppure entro una seconda data;
RIENTRO PREVISTO: compilando solo il secondo campo verranno ricercati tutti gli scaduti alla data che e’ stata indicata;

CONTATTO: selezionare nei due campi gli utenti “con” contatto “email”; terminata l’operazione di invio dei solleciti agli utenti con indirizzo di posta elettronica, il filtro andra’ rieseguito, variando il campo “Contatto” per ricercare gli utenti “senza” “email” da avvisare inviando un SMS; un’ultima ricerca sara’ poi necessaria per ritrovare i prestiti rimasti con zero notifiche, relativi ad utenti che evidentemente dispongono ne’ di posta elettronica ne’ di cellulare e che saranno quindi da avvisare telefonicamente o per lettera.

Escl. esempl. fuori catalogo: il valore proposto di default esclude dalla ricerca i prestiti di esemplari fuori catalogo, quindi anche gli extra-sistema in entrata, per ricercare i quali sara’ necessario ripetere la ricerca e selezionare l’opzione “solo esempl. fuori catalogo”.

Completata la compilazione del filtro di ricerca si dovra’:
1. premere il pulsante Cerca per visualizzare l’elenco dei prestiti da sollecitare;
2. spuntare la casella nella prima riga per selezionare tutti gli esemplari;
3. premere il pulsante “Prepara solleciti multipli”;
4. eseguire la scelta del canale, che dovra’ corrispondere al tipo di Contatto indicato per la selezione;
5. cliccare Esegui;

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29. Notifiche telefoniche

D. Quando vedo che un prestito con un forte ritardo ha zero notifiche, come faccio ad avere la certezza che l’utente non e’ gia’ stato avvisato per telefono o di persona da un altro collega? C’e’ il modo di registrare l’avviso fatto con un mezzo diverso dalla e-mail o dallo sms?

R. La certezza purtroppo non c’e’, anche se tenere traccia di tutte le notifiche inviate sarebbe un’azione indispensabile al buon funzionamento del sistema. Ed e’ prevista da Clavis! Se mail e sms vengono registrati automaticamente, la registrazione degli avvisi fatti per telefono o di persona puo’ essere annotata manualmente. La procedura delle notifiche prevede infatti anche gli avvisi fatti per telefono, come in questo esempio.
Seguiamolo tutti 😉