252. Biblioteche nell’archivio lettori

D. Nella pagina delle prenotazioni trovo a volte richieste fatte da biblioteche della rete. Non si era detto che è una modalità scorretta?

R. Sì, la scheda lettore “Biblioteca di…” serviva a gestire il prestito interbibliotecario con Sebina, quando la richiedente doveva inoltrare alla prestante la richiesta del lettore. Con il passaggio a Clavis questa intermediazione non serve più ai lettori della nostra rete. Tant’é che nel documento di armonizzazione delle pratiche di servizio è precisato: “Si ribadisce che le biblioteche non vanno inserite nell’archivio dei lettori poiché il prestito interbibliotecario deve essere trattato utilizzando le apposite funzioni di Clavis.” (A.2.1)

Alle biblioteche che ancora si servono dell'”utente Biblioteca” va sottolineato che la procedura corretta per richiedere materiale ad altre biblioteche è il cambio gestione, non la prenotazione, che in questo caso sarebbe legittimo ignorare.

Ci aspettiamo infatti che le biblioteche provvedano tutte a far eliminare queste anagrafiche.

251. Durata prestito

D. Un utente ha ricevuto un sollecito per un libro preso in prestito non più di 15 giorni fa. Come è possibile?

R. Se si tratta di un sollecito inviato dall’autonotificatore, “il robot che si occupa di contattare gli utenti della biblioteca al posto tuo”, sicuramente si tratta dell’errata compilazione del campo “Media” dell’esemplare. Che sia stato indicato il valore NBM 15 gg oppure un altro della stessa durata, fallo presente alla biblioteca proprietaria: la durata del prestito per i libri, come è detto nel documento di armonizzazione delle pratiche di servizio, e soprattutto per quanto affermato nella pagina dell’Opac che spiega i Servizi della RBBeC è di 30 gg

250. Solleciti prestiti scaduti, non ci sono più scuse

D. Mi trovo spesso a sollecitare prestiti scaduti, fatti da biblioteche che non sono la mia e mai notificati. Sono sempre i lettori a chiedermi perché si tollerino certi ritardi e io lo spiego con il poco tempo a disposizione dei bibliotecari. Ma se è così, mi dico, perché non affidarsi agli automatismi di cui già disponiamo e che funzionano?

R. Giusta osservazione la tua, quella dei solleciti è sempre stata un’attività parecchio impegnativa ma in troppi non la considerano prioritaria. E addirittura la lasciano in fondo alla lista perché “non amichevole”. ORA PERO’ NON CI SONO PIU’ SCUSE. Anche per i solleciti ogni biblioteca, attraverso la procedura dell’autonotificatore, senza l’intervento del bibliotecario, può inviare fino a tre solleciti, come spiegato qui

L’automatismo garantisce puntualità e, spersonalizzando l’operazione, si limita a essere un servizio che aiuta i lettori al rispetto dei termini di prestito e rafforza in loro l’idea che siamo una Rete di risorse informative fondata sulla condivisione.

L’impegno a svolgere regolarmente questa attività è indicato anche nel documento di armonizzazione delle Pratiche di servizio della RBBC

E allora come è possibile che dei prestiti in corso, scaduti a partire dal 31 gennaio 2021, più di 14.000 risultino mai notificati?

249. Mittente mail inviate dall’operatore

D. Ho ricevuto la risposta di un utente ad una mail inviata da Clavis. Ma il problema è che questa volta l’ho ricevuta al mio indirizzo personale e non come sempre a quello della biblioteca. Come può essere successo?

R. Per i messaggi che vogliamo inviare da Clavis ai nostri lettori, occorre fare attenzione al mittente che selezioniamo. Di quelli che visualizziamo nei menu a tendina, tra i quali potrà esserci anche l’indirizzo inserito nella scheda operatore, è da preferire quello della biblioteca attuale   . Sarà così questo indirizzo ad essere impiegato per la compilazione del campo Reply-to, quando gli utenti utilizzano la funzione “Rispondi al mittente”.

In particolare più attenzione si dovrà dare alla scelta del mittente per le mail inviate dalla scheda del lettore, dove il primo indirizzo che viene proposto è proprio quello dell’operatore

Questo consiglio vale soprattutto ora che, come ci ha spiegato Marta Bricco, tutti gli operatori devono compilare il campo email della propria scheda in Clavis.

248. Esemplari ancora in quarantena

D. Ma la quarantena dei libri non è finita? Possibile che alcuni esemplari si trovino ancora in questo stato?

R. Un po’ strano ma possibile; effettivamente in questo momento mi risulta che 120 biblioteche abbiano ancora prestiti in quarantena (quasi 2000 esemplari). Circa cinque settimane fa la procedura che metteva in quarantena i libri è stata abolita, quindi tutti i libri che si trovavano in questo stato dovrebbero essere ormai stati scaricati. E’ certamente così per le biblioteche che avevano scelto il metodo del rientro automatico dalla quarantena dopo 7 giorni, che funzionava soltanto inserendo l’apposito comando di attivazione (valore “True” per l’attributo “Conclusione automatica quarantena”).Non dovete quindi fare nulla, se per la vostra biblioteca avevate impostato il rientro automatico dalla quarantena; se invece avete optato per lo scarico manuale dei prestiti all’utente “Quarantena di [nome della biblioteca]”, vi conviene fare una verifica, in questo modo:

– da Lista utenti impostate il filtro compilando il campo Cognome con il termine “Quarantena” e il campo nome con il nome della vostra biblioteca
– visualizzata la scheda del lettore “Quarantena di [nome della biblioteca]”, controllate se ci sono ancora prestiti in corso.

Cosa fare se ci sono ancora prestiti in corso?

Cercate gli esemplari nei vostri scaffali e se li avete trovati scaricate il prestito, ovviamente.

Se invece il controllo nei vostri scaffali non ha dato risultati:

– scaricate il prestito se il documento appartiene alla vostra biblioteca, mettendo l’esemplare nello stato “Non trovato da cercare”  o se preferite “Smarrito”;

– se il documento appartiene a un’altra biblioteca, conservare lo stato del prestito fino a quando, concordato e provveduto all’eventuale riacquisto del documento, non sarete in grado di concludere la transazione.

247. Festività di Natale, di fine e inizio anno

D. Mi ricordi come fare ad aggiornare la pagina con l’orario della biblioteca? Vorrei inserire le chiusure delle prossime feste

R. Eh sì, rimangono pochi giorni per avvisare gli utenti delle chiusure. Se hai bisogno di un aiuto, segui questo vecchio consiglio, ancora tutto valido  
Approfitto però per alcune importanti raccomandazioni:– prima di confermare l’inserimento dell’orario ricontrolla sempre che la data, o l’intervallo di date inserite, sia quella giusta– fai attenzione alla casella “sposta automaticamente le date di scadenza dei prestiti:” che in apertura di pagina compare già flaggata
Prima di iniziare, ti consiglio però di accertarti che sia stato inserito il calendario del 2022, anno in cui cadono alcune festività e forse le tue chiusure; rileggere quest’altro consiglio potrebbe servirti  

246. Chiavi Autonotificatore

D. C’è un elenco delle notifiche automatiche che possiamo usare? Voglio usarle TUTTE, ma non ricordo i codici!

R. La procedura che invia comunicazioni agli utenti sistematicamente senza il nostro intervento ma sulla base di alcune condizioni di partenza, che chiamiamo, autonotificatore, richiede al bibliotecario solo che indichi le attività di notifica che desidera vengano svolte automaticamente. Questo inserendo nella pagina in Clavis della propria biblioteca le chiavi di attivazione, così:

– raggiungete la pagina con i dati della propria biblioteca, cliccando il link “bibl. corrente” in basso a destra nella finestra e cliccate il pulsante “modifica” ;

– nella sezione Ulteriori Specificazioni cliccate il pulsante “modifica attributi della biblioteca”  ;

– se già non c’è, aggiungete l’attributo “autonotificatore”   indicando come suo valore una o più tra le chiavi di attivazione , quindi cliccate il link “salva”- se invece l’attributo “autonotificatore” è già presente, cliccate il link “modifica” per aggiungere altre stringhe o rimuoverle , quindi cliccare il link “salva”

– cliccate il pulsante “chiudi” e poi “salva e chiudi” per terminare le operazioni.

Per quanto riguarda la sintassi, le chiavi vanno inserite una di seguito all’altra, separandole con uno spazio.
La procedura cerca di utilizzare prima di tutto i canali di contatto “gratuiti” (nell’ordine: app, chatbot, e-mail); solo come ultima istanza invierà un messaggio via sms per le notifiche considerate essenziali.

Ecco l’elenco delle attività di notifica che si possono automatizzare con le relative chiavi:
WELCOME un messaggio di benvenuto viene inviato ad ogni nuovo utente, al termine dell’inserimento dei suoi dati, ma appunto solo se la biblioteca preferita ha attivato la chiave. A differenza delle altre chiavi che rispettano l’ordine di precedenza dei canali disponibili, nel caso del messaggio di benvenuto la procedura preferisce, quando c’è, il canale indicato come “preferito”. Dopo l’invio del messaggio fra le “ulteriori specificazioni dell’utente” comparirà la stringa “WELCOME” con la data di invio , che può essere rimossa solo nel caso si voglia inviare un altro messaggio di benvenuto. Prima di completare l’iscrizione dell’utente, e prima di salvarne i dati, è anche possibile impedire la spedizione del messaggio di benvenuto, deflaggando la casella Accesso all’opac; anche la casella Navigazione internet, deve rimanere disattivata.
MANUAL_WELCOME a differenza della precedente, sarà il bibliotecario a determinare l’invio del messaggio di benvenuto, impostando nel campo Stato utente il valore “inviare welcome”; dopo pochi minuti, il messaggio verrà inviato e il valore di questo campo diventerà “abilitato al prestito”, solo al termine della procedura quindi l’utente potrà accedere al prestito.
READY_TO_LOAN viene inviata una notifica per i pronti al prestito, utilizzando tutti i canali di contatto, compreso quello a pagamento (SMS).
Se accompagnato dallo stato di attivazione “SELFSERVICE_SHELF“, include nel messaggio di attivazione il codice di ritiro che le biblioteche possono utilizzare per favorire l’accesso autonomo degli utenti allo scaffale dei pronti al prestito. “SELFSERVICE_SHELF” modifica anche il modo in cui vengono generati i “cavalieri”: anche essi mostreranno il codice di ritiro.
SECOND_READY_TO_LOAN è il secondo avviso per i pronti al prestito che verrà inviato con un SMS il sesto giorno di giacenza in attesa del ritiro, ma soltanto agli utenti che sono già stati avvisati con una e-mail e purché abbiano nella propria scheda anche un numero di cellulare .
SOLICIT_1, SOLICIT_2, SOLICIT_3 generano l’invio rispettivamente del primo, secondo e terzo sollecito, utilizzando i diversi canali secondo l’ordine di precedenza che privilegia quelli gratuiti (app, chatbot, e-mail). Il Primo e il Terzo messaggio vengono inviati attraverso un sms anche a chi ha lasciato solo il numero di cellulare.  Il primo sollecito viene inviato applicando un periodo di tolleranza di 7 giorni dall’effettiva scadenza. Naturalmente la tolleranza viene concessa solo nel caso i documenti sollecitati non siano stati prenotati. I solleciti successivi al primo vengono inviati a distanza di 10 giorni dall’invio di quello che li ha preceduti. E’ consigliabile utilizzare SOLICIT_2 in concomitanza di SOLICIT_1; SOLICIT_3 di SOLICIT_1 e SOLICIT_2.
SOFT_SOLICIT_1, SOFT_SOLICIT_2, SOFT_SOLICIT_3 se faccio precedere “SOFT_” alla chiave già vista “SOLICIT” (a qualunque numero di sollecito si riferisca) i solleciti verranno inviati SOLO per i documenti che hanno prenotazioni pendenti.

Ricordo infine che per tutte le biblioteche sono GIA’ ATTIVE altre tre procedure di autonotificazione, che utilizzano solo i canali gratuiti, per le quali NON è necessario che il bibliotecario inserisca la chiave di attivazione:
CARD_EXPIRING avvisa l’utente quando è prossima la data di scadenza dei suoi diritti di prestito. Lascia nelle “ulteriori specificazioni dell’utente” una stringa “CARD_EXPIRING” con la data nella quale è stata inviata la notifica.  ERROR_TO_LIBRARIANavvisa il bibliotecario, con una mail inviata alla biblioteca, circa l’impossibilità di recapitare un messaggio a un utente.
LOAN_EXPIRINGavvisa l’utente, con un messaggio di cortesia, dell’approssimarsi della data di scadenza di uno o più prestiti.
Tutte le procedure vengono attivate una volta al giorno (di mattina), tranne “WELCOME” e “READY_TO_LOAN” che, invece, vengono attivate entro pochi minuti.

245. Contatta la tua biblioteca

D. Cosa succede se l’utente clicca sul link “Contatta la tua biblioteca” in Mydiscovery?

R. Dalla pagina Mydiscovery i lettori possono inviare una mail di richiesta d’aiuto o di informazioni. Cliccando sul link “Contatta la tua biblioteca”   dalla pagina Mydiscovery si apre un form in cui inserire oggetto e testo della richiesta   . Cliccando il pulsante “Invia” una e-mail viene recapitata alla biblioteca preferita dall’utente. Sul mio programma di posta compare così  , in ogni caso l’oggetto e il testo seguiranno questo schema e il mittente sarà noreply@rbbc.biblioteche.it.  Per rispondere dovrete prendere la mail dalla scheda del lettore o usare i messaggi di Clavis e il link presente nella mail ricevuta indirizza direttamente alla scheda del lettore.

244. Mappa della biblioteca

D. Ho un problema con la cartina della mia biblioteca, il marcatore è posizionato su un punto sbagliato della mappa. Come faccio a metterlo nella posizione giusta?

R. Il problema è senz’altro determinato dalle coordinate di Latitudine e Longitudine inserite, per fare un esempio le ho cambiate per la biblio di Chiari, adesso nell’esempio il marcatore è posizionato sull’edificio, ma dalla parte opposta del reale indirizzo di accesso. Ecco come trovare le coordinate giuste:
– aprire Google Maps sul tuo computer (ma puoi usare anche OpenStreetMap!  )- posizionare il puntatore del mouse sul punto esatto dove vuoi che compaia il marcatore sulla mappa e cliccare con il pulsante destro
– copiare le coordinate che compaiono in testa al menu che si è visualizzato (cliccando sulle coordinate le copi negli appunti, aprendo blocco note e word e incollando le visualizzi)

A questo punto devi inserire Latitudine (che inizia con 45.) e Longitudine (9.) corrette in DiscoveryNG, in questo modo:
– posizionarsi sulla scheda “Biblioteche” 
– trovare la biblioteca scorrendo l’elenco o cercarla attraverso il campo “Nome”
– visualizzata la scheda della biblioteca, entrare nella sezione “Contatti”
– modificare le coordinate di Latitudine e Longitudine, i due numeri decimali che consentono l’utilizzo del widget LibraryMap– cliccare il pulsante “Salva”

243. La biblioteca ha cambiato indirizzo e-mail?

D. L’indirizzo e-mail della mia biblioteca è cambiato. Cosa devo fare?

R. Prima di tutto devi aggiornarlo in ClavisNG, per la corretta gestione del prestito interbibliotecario e del servizio di notifica agli utenti nella nostra Rete, seguendo questi semplici passaggi:– raggiungere la pagina dove sono riportati i dati della biblioteca e cliccare il link in basso a destra “bibl.corrente”
– cliccare il pulsante Modifica
– cancellare il vecchio indirizzo e sostituirlo con il nuovo– cliccare il pulsante “Salva e chiudi”
dovrai poi aggiornarlo in DiscoveryNG, in questo modo:– posizionarsi sulla scheda “Biblioteche”
– trovare la biblioteca scorrendo l’elenco o cercarla attraverso il campo “Nome”
– visualizzata la scheda della biblioteca, entrare nella sezione “Contatti”
– modificare l’indirizzo– cliccare il pulsante “Salva”
C’è poi una cosa importantissima che spesso ci dimentichiamo di fare: se il nuovo indirizzo viene utilizzato per il prestito interbibliotecario, deve essere trasmesso anche alle reti bibliotecarie con cui collaboriamo, perché possano correggere la scheda della nostra biblioteca nella loro anagrafica. Per informarle ti basta comunicare la variazione a Marta mbricco@provincia.brescia.it, che è in contatto con i centri di coordinamento delle altre reti.
Ognuno di noi dovrebbe poi sapere su quali pagine web, firme salvate, carte intestate della biblioteca ecc. compariva il vecchio indirizzo, tutte da bonificare. Buon lavoro!