179. Controllo scaffali di cambio gestione

D. Non ho mai cancellato i vecchi scaffali usati per il cambio gestione, ma ora e’ giunto il momento di fare un po’ di pulizia. Prima di eliminarli, vorrei essere certa che gli esemplari ancora contenuti risultino riassegnati alla biblioteca proprietaria. C’e’ un modo veloce per farlo?

R. In effetti gli scaffali del cambio gestione andrebbero conservati fino al termine dell’operazione di riassegnazione alla biblioteca proprietaria, dopodiche’ sarebbe meglio cancellarli .
Quando gli esemplari sono parecchi, un modo abbastanza rapido e sicuro per verificare a quali biblioteche sono in gestione e’ il seguente:
– da Comunicazioni => scaffale => Operazioni sul contenuto usa l’opzione “stampa da scaffale”
– scegli il modello “esemplari” nella prima tendina
– “Lista esemplari per inventario (formattata)” nella seconda
– e il formato “PDF” nella terza
– quindi clicca il bottone “stampa”
Visualizzato il report puoi cosi’ controllare che la serie inventariale corrisponda alla biblioteca di gestione  .
A questo punto, se tutti gli esemplari sono stati riassegnati, lo scaffale puo’ essere eliminato.

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178. Esemplari in gestione ad altre biblioteche

D. Come faccio a sapere quali esemplari di altre biblioteche la mia biblioteca ha in gestione adesso?

R. Proprio per ripondere a questa domanda, nella pagina Catalogo => Lista esemplari, dentro i menu a tendina per la scelta delle biblioteche e’ stata inserita l’opzione <Tutte tranne la mia>. Cosi’, per sapere quali esemplari di proprieta’ di altre biblioteche sto gestendo in questo momento basta:
– nel campo BIBLIOTECA PROPRIETARIA scegliere nel menu a tendina <tutte tranne la mia>
– cliccare il link “solo locale” in corrispondenza del campo BIBLIOTECA DI GESTIONE;
– eseguire la ricerca cliccando sul bottone CERCA

Per cercare invece quali esemplari della mia biblioteca altre biblioteche hanno in gestione posso:
– inserire nel campo BIBLIOTECA PROPRIETARIA la biblioteca corrente;
– nel campo BRIBLIOTECA DI GESTIONE scegliere nel menu a tendina <tutte tranne la mia>
– eseguire la ricerca cliccando sul bottone CERCA

I più attenti se lo staranno chiedendo: questa modalita’ e’ preferibile a quella suggerita in un vecchio consiglio?  e la risposta e’ si’!

177. Esportazione file CSV

D. Come funziona l’esportazione da scaffale su CSV/EXCEL? I dati vengono tutti raggruppati!

R. C’e’ una soluzione! Partendo da uno scaffale contenente esemplari, titoli o altri oggetti, possiamo ottenere un file nel formato csv (comma-separated value): e’ un file che presenta i dati di ogni record tutti su una stessa riga, separati da una virgola  . Per arrivare ad averlo con i dati tutti riordinabili e’ necessario importarlo in un foglio di calcolo.

Eseguita l’operazione “Esporta su file CSV”  , per aprire da subito il file visualizzando i dati separati da virgole come campi di un foglio di calcolo e’ meglio usare Calc, compreso nella suite (gratuita!) di Open Office:
– all’apertura della finestra di impostazione, mantenere i parametri proposti  : i dati verranno importati all’interno di celle separate disposte in righe e colonne, corrispondenti ai campi che si e’ deciso di esportare
– salvare quindi il file nel nuovo formato per poterlo rielaborare.

Utilizzando invece Excel l’importazione dei dati – dipende dalle varie versioni – non e’ sempre quella desiderata: i dati vengono tutti importati in una sola colonna di celle ed e’ necessaria una seconda elaborazione per distribuirli in celle ordinate in colonne diverse (si puo’ usare la funzione Dati => Testo in colonne). In alcune versioni di Excel, all’apertura del file una finestra di dialogo consente di scegliere l’opzione (Dati separati da virgole) che lo rende subito riordinabile.

L’importazione dei dati bibliografici o di quelli gestionali in un foglio di calcolo e’ particolarmente utile per:
– controllare i dati gestionali degli esemplari
– produrre elenchi a scopo inventariale
– fare alcune utili statistiche

175. Prenotazione sull’esemplare

D. Zia Clavicola, quante prenotazioni su copia!

R. Sono troppe, infatti. Soprattutto se si tiene conto che le occasioni in cui e’ necessario ricorrere alla prenotazione su esemplare sono pochissime, io direi solo queste due:
1) per soddisfare la richiesta di una biblioteca extra-sistema
2) nelle pubblicazioni in piu’ parti, quando riceviamo la richiesta per una sola delle parti catalogata separatamente, e vogliamo inviare anche l’altra per completezza, perché supponiamo che chi ce l’ha chiesta la volesse, oppure quando abbiamo appena evaso una prenotazione e poi ci accorgiamo che la pubblicazione e’ composta di piu’ parti, descritte ad un unico livello.

E’ quindi sempre la biblioteca proprietaria ad inserire la prenotazione sull’esemplare, la stessa che puo’ spostare sul titolo prenotazioni che in maniera incongrua sono state inserite sui propri esemplari, in questo modo:
visualizzare la prenotazione contrassegnata dal libricino blu,
cliccare sul bottone “Conserva solo la prenotazione per notizia”

Il Documento di armonizzazione stabilisce che sia l’applicativo a candidare l’esemplare chiamato a soddisfare una prenotazione, per due buone ragioni:
– per aumentare la possibilita’ che la richiesta venga soddisfatta nel piu’ breve tempo possibile
– perche’ tutte le copie disponibili in rete vengano messe in gioco.
Lasciamo fare a Clavis il lavoro per cui è stato progettato.

174. Tipo prenotazione

D. Perche’ alcune prenotazioni si vedono da Banco prestiti ma non dalla pagina delle Prenotazioni pendenti?

R. Capita quando – durante la prenotazione – viene selezionato il parametro Tipo prenotazione “Richiesta di prestito” invece di mantenere il valore “—“, cioe’ “nullo”, impostato di default.
Questo filtro serve SOLO alla Biblioteca Queriniana; per tutte le altre biblioteche e’ inutile e non va quindi utilizzato.
Per visualizzare anche queste richieste dalla pagina Circolazione => Prenotazioni pendenti, ora sarebbe necessario ripetere la ricerca selezionando il valore “Richiesta di prestito”, oppure “—“, invece del valore “normale” impostato di default.

Ricordo che anche le prenotazioni di questo tipo gia’ inserite sono tutte ricercabili nella pagina Circolazione => Ricerca prenotazioni, attivando il filtro “Tipo richiesta” , e se qualcuno dei colleghi delle biblioteche della provincia volesse rimediare all’errore fatto e’ ancora in tempo, in questo modo:
– cliccare il link Vedi nella colonna Azioni
– visualizzati i dati della prenotazione, cliccare sulla matita in corrispondenza del campo “Tipo prenotazione”
– selezionare il valore “—“, nullo
– confermare la modifica cliccando sul segno di spunta verde
– cliccare il pulsante Chiudi in fondo alla finestra.

173. Nominare lo scaffale di richiesta cambio gestione

D. Quando chiedo il cambio gestione, varie biblioteche mi rimandano documenti gia’ richiesti e restituiti, presenti in vecchi scaffali. E’ il solito problema generato dal fatto che non rinominano gli scaffali, immagino. C’e’ qualcosa posso fare per evitare questo inutile andirivieni di materiali?

R. Sì c’è qualcosa che si puo’ fare, anche se speriamo che in futuro sia la procedura a creare di default uno scaffale con un nuovo nome a ogni richiesta. Nell’avviare la richiesta, puoi aggiungere alla precompilazione gia’ presente nel campo “schema del nome dei nuovi scaffali da creare:”  un riferimento al tuo scaffale, aggiungendolo di seguito, per es.: ‘CHIARI: richiesta cambio gestione INNAMORARSI DI APRIL’ . Ad ogni nuova richiesta di gestione, anche rivolta alla stessa biblioteca, farai in modo di generare scaffali con nomi diversi, il cui contenuto non si sommera’ a quello di scaffali precedenti.

Si dovra’ pero’ fare molta attenzione a due cose:
ad aggiungere solo il tuo riferimento non cancellando per nessuna ragione (o involontariamente) la stringa precompilata nel campo “schema del nome dei nuovi scaffali da creare”
ma soprattutto a NON MODIFICARE il testo presente nel campo “contenuto dell’email:”, con i segnaposto per le variabili di sistema necessari alla corretta composizione dei task e delle mail.

La procedura e’ di evidente utilita’, anzi quasi indispensabile, quando si sottomettano piu’ richieste a distanza di poco tempo l’una dall’altra. Ma attenzione, non solleva la biblioteca che riceve la richiesta dal manutenere i propri scaffali: resta sempre molto opportuno inserire nella descrizione la data di scadenza, che se no dovete cercare ogni volta nel task; inoltre, nel rinominare gli scaffali con una stessa logica potete tenere meglio sotto controllo i vari cambi di gestione in corso, per esempio ZiaClavicola mette all’inizio del nome una X in modo da farli finire tutti in fondo nell’elenco alfabetico e aggiunge poi il numero d’ordine attribuito da Clavis, per stabilire un ordine cronologico.

172. Stampa inventario

D. Ho bisogno di stampare il registro d’ingresso dell’ultimo anno. Come posso fare?

R. E’ abbastanza facile, basta selezionare tutti gli esemplari che hanno inserito nel campo “data di inventariazione” una data relativa a quell’anno ed eseguirne la stampa secondo uno dei modelli gia’ predisposti in Clavis. Si puo’ procedere secondo due modalita’.

– Nella pagina Stampe => Stampa esemplari da inventario puoi utilizzare la modalita’ “Ricerca per data”, inserendo i due estremi cronologici dell’anno nei campi denominati “Data di inventariazione (da-a)” .
Nell’ultima sezione della pagina, “Impostazioni di stampa”, scegliere uno dei due modelli di lista inventario con il formato PDF e cliccare su “Stampa”  .

– Anche attraverso il filtro Catalogo => Lista esemplari e’ possibile estrarre tutti gli esemplari ingressati nell’anno di attivita’. Qui i campi da compilare sono “data inventariazione” e “biblioteca proprietaria”; sara’ pero’ necessario inserire tutti gli esemplari in uno scaffale per poterne, alla fine, ottenerne la stampa. Il vantaggio di questo procedimento sta nella possibilita’ di utilizzare, oltre alla stampa in formato pdf, l’esportazione di dati su file csv  , per ottenere stampe che è possibile rielaborare con programmi che gestiscono fogli di calcolo. A questo scopo meglio utilizzare OpenOffice Calc, che consente di incolonnare subito i dati.