223. Prenotazioni

D. Mi ha detto qualcuno che, quando si è in due in biblio e si lavora insieme alle prenotazioni, non si rischia più di trovarsi a gestire due diverse prenotazioni su un unico esemplare. E’ vero?
R. E’ proprio così! Fino a qualche tempo fa poteva succedere che due operatori della stessa biblioteca, lavorando contemporaneamente all’evasione delle prenotazioni, rischiassero di gestire due diverse prenotazioni su un unico esemplare. Il rischio di soprapposizione non si presenta più:
– già in apertura di pagina veniamo avvisati quando un altro operatore sta svolgendo la stessa attività ;
– quando un operatore prende in gestione la prima prenotazione, gli altri colleghi non visualizzano più le altre prenotazioni accodate, che potrebbero essere soddisfatte con quell’unico esemplare.
Succede però ancora che, da Banco prestiti, l’esemplare prenotato, se in gestione a un altro collega, non sia visualizzato come “Esemplare con prenotazioni” e si possa facilmente prestare a un qualsiasi utente: solo tenendo d’occhio i messaggi a piè di pagina possiamo accorgercene. Con la recente aggiunta delle “Notifiche popup”   , la cosa mi sembra più facile.

222. Utenti autoiscritti

D. Gli utenti autoiscritti possono prenotare e richiedere prestiti prima ancora che la loro iscrizione venga completata?
R. Sì, non solo i neo iscritti possono inserire fino a tre prenotazioni, ma possono avere anche fino a tre prestiti. Un aggiornamento della procedura (che si può scaricare qui ) ha reso soddisfacibili le prenotazioni inserite, portando a 3 il numero di prestiti che prima era a 0.
Se questo ha reso più giustificata l’autoiscrizione a distanza, richiede però ai bibliotecari maggiore attenzione, lavorando da Banco prestiti: se si è abituati a inserire cognome e nome per identificare il lettore occorrerà fare molta attenzione alla nota per l’accesso che indica che si è in presenza di una registrazione da completare  .
Sempre utile in questi casi ripetere l’identificazione dalla Lista lettori, per verificare se lo stesso lettore non era già stato iscritto precedentemente   .

221. Invio mail di richiesta alla biblioteca extra-sistema

D. Trovo comodissimo l’invio automatico della mail di richiesta alla biblioteca extra-sistema, ma come faccio ad essere sicura che sia stata spedita?
R. Devi fidarti di Clavis 😉 . Ma se ti sei ricordata di flaggare il campo “spedisci email di prenotazione alla biblioteca esterna”  puoi trovare la conferma della spedizione leggendo con attenzione il testo del messaggio che compare a fine prenotazione. Clavis infatti manderà una mail alla biblioteca proprietaria simile a questa , ma non la rende visibile all’operatore. Tuttavia, in fondo al messaggio di conferma della prenotazione scrive la frasetta: “Notifica email inviata”  . Ce la facciamo bastare 🙂

220. Statistiche prestiti dopo la quarantena

D. Nelle statistiche vengono considerati anche i prestiti fatti all’utente fittizio Quarantena? Ho fatto una stampa dei prestiti dell’ultima settimana e mi sembra proprio così.

R. No, i prestiti registrati e rientrati all’utente fittizio Quarantena [NOME DELLA BIBLIOTECA] non verranno conteggiati nella statistica “Anagrafe regionale”, così come nelle altre statistiche, perché risulteranno annullati. Occorre però attendere che passino 7 gg perché il programma annulli la quarantena e quindi i prestiti fittizi registrati.
Fino alla fine del’emergenza Covid, la statistica dell’ultima settimana continuerà perciò a dare un valore non reale, gonfiato dai libri rientrati dai lettori e passati in quarantena.

219. Prestito ad utente Quarantena

D. Ho scaricato per errore un prestito all’utente Quarantena, prima della scadenza, e così ora il libro risulta disponibile!
R. Puoi rimediare prestandolo nuovamente all’utente fittizio Quarantena. Dopo aver attivato il prestito dovrai solo ricordarti di modificarne la durata e portarla ai 7 gg. stabiliti, in questo modo:
– cliccare nel campo Restituzione per aprire il datario  ;
– scegliere la scadenza corretta ;
– cliccare il link “conferma” per registrare la correzione .

218. Abilitazione notifiche pop-up

D. E’ possibile rendere più evidenti i messaggi di errore che compaiono sulla barra e che spesso sfuggono?

R. E’ una novità di qualche versione fa e che ancora non tutti gli operatori conoscono. Suoni di avviso e pop up a scomparsa (o permanenti) possono già ora venirci in aiuto, ma è necessario attivarli nella sezione Notifiche popup. Aperta la pagina dell’operatore in modalità “modifica” :
– attivando Abilita notifiche popup, un pop up colorato con descritta l’operazione eseguita comparirà in bella evidenza in altro a destra nello schermo
– se si flaggano le caselle Riproduci suono all’arrivo di una notifica di errore e Riproduci suono all’arrivo di una notifica di avvertimento, un avviso acustico accompagnerà il pop up colorato
– se si flagga Mostra notifiche nell’angolo inferiore della pagina, il pop up si aprirà in basso a destra nella schermata continuando poi nella configurazione, si potrà optare per una visualizzazione permanente o a scomparsa
– se si flagga Usa notifiche permanenti: si potranno riprendere e riportare in primo piano i pop up delle operazioni, anche numerose, fatte all’interno di una stessa pagina
– se si flagga Chiudi manualmente popup di notifica il messaggio si mantiene fino alla sua chiusura manuale
– se si flagga Visualizza notifica per secondi (inserendo un valore da 2 a 60 secondi), il pop up si chiude trascorsi i secondi che sono stati impostati.
Per portare a termine l’operazione, bisognerà ricordarsi di salvare tutte le flaggature (o deflaggature) che avete fatto cliccando il pulsante “salva e chiudi”

 

217. Cercare in uno scaffale di esemplari da Lista esemplari

D. Sono in Smart Working!, volevo approfittare per fare un po’ di ordine, c’è per esempio una modalità rapida per sapere quali esemplari di uno scaffale sono ancora in gestione a biblioteche che non sono la mia?

R. Certo, un controllo rapido fatto da Lista esemplari potrebbe essere molto utile proprio nei lavori di bonifica degli scaffali di cambio gestione che non richiedono alcun controllo sullo scaffale reale.
Queste le operazioni da eseguire utilizzando i filtri nella pagina Catalogo => Lista esemplari :
– accertarsi che tra i filtri sia impostato l’operatore Tutti (AND)
– selezionate nel primo filtro la voce “Biblioteca gestione”; scegliere l’operatore “diverso”; digitare nel terzo campo il nome della vostra biblioteca e selezionare il valore tabellato
– selezionare nel secondo filtro la voce “Scaffale” scegliere l’operatore “uguale”; digitare nel terzo campo il nome dello scaffale e selezionarlo (è opportuno inserire il nome completo dello scaffale, per individuarlo più facilmente in una lista che potrebbe presentare gli scaffali di altre biblioteche)
– cliccare il pulsante “Cerca”
Nella parte sottostante della pagina si visualizzerà una lista vuota, oppure l’elenco degli esemplari dello scaffale in gestione ad altre biblioteche.

216. Annullamento del prestito

D. Ho trovato un libro di un’altra biblioteca che non risulta essere in prestito a nessuno, posso rimandarlo alla biblioteca proprietaria come fosse una normale restituzione?
R. Si può. Devi generare un movimento di transito in rientro eseguendo un “Annullamento del prestito”, operazione semplice, ma devi accertarti che nei dati dell’esemplare, nel campo “STATO DI PRESTITO” compaia il valore “Non in prestito”  , oppure  “In rientro”  , o ancora “Pronto al transito di rientro”  , a indicare che si tratta di un documento non in prestito e che rientra da un prestito interbibliotecario
L’operazione di “Annullamento del prestito” si esegue in questo modo:
– dalla pagina Circolazione => Informazioni sull’esemplare, inserire il barcode/inventario del documento e cliccare il pulsante “Cerca”;
– cliccare il bottone “Vedi” in fondo alla pagina sulla destra;
– cliccare la linguetta “Azioni”;
– cliccare il pulsante “annulla prestiti in corso”  ;
– cliccare il pulsante “conferma annullamento”   ;
l’esemplare finira’ negli interprestiti in uscita e da li’ si potra’ stampare il cavaliere.
Qui altri consigli ancora utili:

215. Lista utenti

D. La nuova pagina di ricerca dei lettori è molto migliorata, bravi!, ma mi sarebbe piaciuto avere più a portata di mano il campo dei contatti, che uso parecchio.
R. Incontentabile! Ma con la nuova versione (2.10.0 “Matisse”) puoi proprio configurarti un insieme personalizzato di filtri di ricerca, selezionando per esempio i canali da te più utilizzati, in questo modo:
1. conserva i filtri preselezionati , oppure cancella quelli che non servono cliccando il corrispondente pulsante “elimina” sulla destra, oppure ancora cancellali tutti in blocco cliccando il pulsante “Pulisci filtro”  :
2. seleziona il nuovo filtro dal menu a tendina che si apre cliccando sulla freccina del campo vuoto
3. seleziona l’operatore logico del filtro
4. clicca “aggiungi filtro” se vuoi inserirne un altro e ripeti le operazioni al punto 2 e 3
5. seleziona l’operatore logico tra filtri
6. clicca il pulsante “salva ricerca”
7. inserisci il nome della nuova configurazione
I filtri da te selezionati e salvati possono essere utilizzati anche da tutti gli altri operatori della biblioteca, che li troveranno nel menu a tendina
Altra cosa molto utile, da realizzarsi con lo stesso procedimento, è salvare dei criteri di ricerca da rieseguire all’occorrenza.

214. Stato del fascicolo

D. Perche’ non riesco a prestare l’ultimo numero dello scorso anno di Topolino? Ho già ricevuto e catalogato il primo fascicolo del nuovo anno, e di solito, registrando il nuovo numero, il precedente diventa automaticamente prestabile. Ho sbagliato forse qualcosa?
R. Non ti sei ricordato che, per quanto riguarda l’ultimo numero di ogni annata, la Classe di prestabilità e lo Stato del fascicolo dell’esemplare non si aggiornano automaticamente, registrando l’arrivo del primo numero del nuovo anno, ma vanno aggiornati manualmente. Ecco come procedere:
– cliccare il link “modifica” in corrispondenza dell’esemplare da modificare
– nella sezione “dati gestionali e fisici”, modificare in “prestabile” la CLASSE DI PRESTABILITA’
– nella sezione “fascicoli”, modificare in “arrivato” lo STATO FASCICOLO
– confermare la modifica cliccando il pulsante Salva e chiudi