185. Data ultimo prestito

D. Sto facendo lo scarto e mi farebbe comodo vedere da quanto tempo i volumi sugli scaffali non vengono prestati. Come posso fare?

R. Una delle novita’ piu’ interessanti delle ultime releases e’ la visualizzazione, per gli esemplari inseriti in uno scaffale di Clavis, di informazioni aggiuntive che riguardano proprio la loro circolazione. Se uno dei criteri impiegati nelle operazioni di svecchiamento delle raccolte e’ la data dell’ultimo prestito, possiamo procedere in ordine topografico, costruendo uno scaffale da Lista esemplari per poi eseguire l’operazione “Esporta su file CSV” con cui ora e’ possibile vedere anche :

stato del prestito
classe di prestabilità
mai prestato dal… (data dell’ultimo prestito)
data prevista di rientro

E’ un controllo interessante, anche per verificare se la rendita di posizione di certi scaffali o vetrine ha funzionato.

Per avere invece l’elenco di tutti gli esemplari mai prestati, a partire da una certa data, avevo gia’ dato quest’altro consiglio .

 

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184. Stato fisico degli esemplari in gestione

D. Non c’e’ un campo dove annotare lo stato del documento che ci viene momentaneamente ceduto in gestione? Mi e’ arrivato un libro completamente sottolineato e ho pensato di modificare lo “Stato fisico dell’esemplare”, supponendo che l’alterazione fosse sfuggita ai colleghi della prestante. Ho sbagliato?

R. Si’, hai sbagliato, perche’ la modifica dei dati dell’esemplare compete solo alla biblioteca proprietaria del documento e non alla biblioteca che riceve momentaneamente l’esemplare in gestione. Fatta eccezione per la “Classe di prestabilita”, che ovviamente puo’ essere modificata, sempre rigorosamente da scaffale, per consentire l’utilizzo locale dell’esemplare (Prestito locale o Consultazione locale) che ha dato origine alla richiesta, ma che prima del rientro andra’ comunque risistemata.
Occorre fare molta attenzione a preservare i dati dell’esemplare, perche’ dei cambiamenti intervenuti nel periodo di cambio gestione, la biblioteca proprietaria non puo’ accorgersi durante l’operazione di rimessa a scaffale, perdendo il controllo gestionale del proprio materiale.
E’ un po’ quello che purtroppo ancora succede quando la sezione viene involontariamente spazzata via da una modifica della classe di prestabilita’ non eseguita secondo la corretta modalita’: da scaffale .
Il campo dove eventualmente annotare qualcosa sul documento ricevuto in gestione potrebbe essere quello della Descrizione dello scaffale di richiesta, per segnare le lacune o i piu’ vistosi difetti degli esemplari contenuti, quando non evidenziati all’interno dei campi “Stato fisico dell’esemplare”, “Nota sul prestito” o “Note” . Inoltre, quando si riceve un esemplare difettato, e’ sempre opportuno inviare una mail di segnalazione alla biblioteca prestante.

 

183. Chiusure estive e cambiamenti d’orario

D. Anche quest’anno, durante i mesi estivi, modificheremo l’orario di apertura della biblioteca. Cosa devo fare per comunicare i giorni di chiusura a utenti e colleghi?

R. Per chiusure e cambiamenti d’orario puoi sempre far riferimento a questa faq , che contiene indicazioni ancora tutte valide. In piu’ rinforzerei la raccomandazione di avvisare per tempo il Centro operativo, perche’ comunichi il cambiamento d’orario anche agli operatori del prestito interbibliotecario.

182. Inserire esemplari da file CSV

D. Non ho mai capito come funziona il caricamento di un elenco di “esemplari da file CSV”, ci ho provato un sacco di volte, senza risultati.

R. Credo che l’errore piu’ comune sia preparare il file con i dati, pure corretti, cioe’ separati da una virgola (CSV sta per comma-separated value), ma salvato con una estensione che Clavis non riconosce (per esempio .doc, .xls o successive evoluzioni). La via piu’ sicura, e disponibile su tutti i pc (per adesso), e’ creare un file di solo testo usando il piu’ elementare dei programi: Blocco note (o la sua evoluzione nelle successive versioni di Windows). Blocco note salva i file con estensione .txt, nel file dovete inserire solo i barcode degli esemplari separandoli con una virgola (non serve, ma non fa danni, inserire uno o piu’ spazi).
Avendo un file txt, per caricare gli esemplari in uno scaffale basta seguire la procedura di Clavis stesso, dopo aver scelto l’operazione “inserisci esemplari da file CSV” :
– cercare il file sul nostro computer cliccando il pulsante “Sfoglia”
– cliccare il pulsante “esegui”
– e confermare l’operazione cliccando su OK

Il messaggio sulla barra segnalera’ se il caricamento e’ avvenuto con successo 

Anche Word, volendo, produce dei file di solo testo, usando il comando salva con nome e cercando l’ozione relativa nel menu’.

 

181. Contatto errato

D. E’ possibile che alcune mail non siano state ricevute perche’ il contatto inserito e’ del tipo Errato?

R. Non puo’ essere quello il motivo: con un indirizzo di questo tipo una mail non puo’ neppure partire. Quando si sta per comporre una qualsiasi notifica i contatti del tipo “Contatto errato” non vengono proprio considerati da Clavis .
Puo’ pero’ essere successo che Clavis abbia trasformato un contatto del tipo “Mail” in “Contatto errato”, dopo che almeno una volta il nostro servizio di consegna della posta si e’ visto respingere il messaggio dal server del destinatario, vuoi perche’ l’indirizzo non era corretto, o non piu’ attivo, oppure perche’ considerato non sicuro da controlli antispam automatizzati e sempre piu’ diffidenti.

Cosa possiamo dunque fare nel caso ci accorgiamo di un “Contatto errato”:
– correggere l’indirizzo se scopriamo che e’ sbagliato e modificare il tipo contatto
– rimuoverlo se e’ un vecchio indirizzo non piu’ utilizzato
– chiedere all’utente se ha un altro indirizzo, alternativo a quello in errore

Il rinnovo dei diritti di prestito e’ proprio l’occasione per esercitare un controllo accurato soprattutto di questi dati.

Cosa invece NON dobbiamo fare? RIPRISTINARE il valore “Mail” nella sezione Circolazione: Utente => Contatti SENZA MODIFICARE la stringa dell’indirizzo: alla prima occasione verrebbe rimesso nello stato  “Contatto errato” e dopo un po’ di volte il grado di diffidenza dei provider di posta nei confronti di tutte le mail spedite dal nostro servizio verrebbe aumentato, con grave danno per le comunicazioni di tutte le biblioteche.

180. Pagina staff in Opac

D. Come faccio a togliere il nome di un operatore dalla pagina Staff della biblioteca sul portale?

R. E’ un’operazione che si puo’ fare solo a partire da Clavis, perche’ i nomi degli operatori che compaiono nella pagina Staff, e che sono raggruppati secondo il loro “ruolo nella biblioteca corrente”, vengono recuperati proprio da Clavis .
La scelta di visualizzarli o meno anche sul portale va indicata in fase di creazione del legame tra operatore e biblioteca, spuntando o no la casella visibile in OPAC, a partire dalla pagina Biblioteche => Biblioteca: Vista Biblioteca oppure Biblioteche => Biblioteca: bibliotecario
Pertanto, per togliere dalla visualizzazine in Opac un operatore è necessario ANNULLARE questa scelta cosi’:
1. slegate l’operatore dalla biblioteca
2. legate nuovamente l’operatore alla biblioteca, senza pero’ spuntare la casella visibile in OPAC:

Tenete conto che il “ruolo nella biblioteca corrente” di un operatore non e’ da confondersi col “ruolo in Clavis”, che invece ne rappresenta il profilo di accesso al programma.
Infine e’ opportuno ricordare che l’operazione di legare o slegare un operatore ad una biblioteca e’ affidata ai responsabili di sistema.

179. Controllo scaffali di cambio gestione

D. Non ho mai cancellato i vecchi scaffali usati per il cambio gestione, ma ora e’ giunto il momento di fare un po’ di pulizia. Prima di eliminarli, vorrei essere certa che gli esemplari ancora contenuti risultino riassegnati alla biblioteca proprietaria. C’e’ un modo veloce per farlo?

R. In effetti gli scaffali del cambio gestione andrebbero conservati fino al termine dell’operazione di riassegnazione alla biblioteca proprietaria, dopodiche’ sarebbe meglio cancellarli .
Quando gli esemplari sono parecchi, un modo abbastanza rapido e sicuro per verificare a quali biblioteche sono in gestione e’ il seguente:
– da Comunicazioni => scaffale => Operazioni sul contenuto usa l’opzione “stampa da scaffale”
– scegli il modello “esemplari” nella prima tendina
– “Lista esemplari per inventario (formattata)” nella seconda
– e il formato “PDF” nella terza
– quindi clicca il bottone “stampa”
Visualizzato il report puoi cosi’ controllare che la serie inventariale corrisponda alla biblioteca di gestione  .
A questo punto, se tutti gli esemplari sono stati riassegnati, lo scaffale puo’ essere eliminato.