268. Orario di apertura 2024

D. Buone feste di fine anno ZiaClavicola! Ma a proposito, come faccio a controllare se il calendario del prossimo anno è già stato inserito e se aperture e chiusure sono indicate correttamente? 

R. Giusta preoccupazione! E buona pratica da inserire stabilmente fra i controlli a fine anno. Trovi il calendario in Clavis dalla pagina Biblioteca: Vista Biblioteca (ci si arriva subito cliccando il link bibl. corrente in basso a destra) e scorrendola fino all’area “Orario di apertura”, potrai visualizzare l’orario inserito procedendo di settimana in settimana o di mese in mese. Nella home page della tua biblioteca in Opac, cliccando il link Visualizza l’orario completo, c’è anche la possibilità di vedere appunto l’orario Annuale. Per un aiuto nell’impostare o modificare il calendario d’apertura, questo consiglio ti sarà ancora utile. Fai MOLTA attenzione alla casella “sposta automaticamente le date di scadenza dei prestiti:” che in apertura di pagina compare già spuntata: lo spostamento in avanti della scadenza dei prestiti è un’operazione irreversibile.

267. Richieste extra-sistema

D. Sono stata richiamata per aver prenotato un libro ad alta circolazione per una biblioteca extra-sistema, c’erano diversi esemplari nella nostra rete, così ho pensato di inserire una prenotazione sul titolo. Dove ho sbagliato?

 

R. Direi in almeno due punti.

In primo luogo perché nelle Pratiche di servizio nella RBBC ci si è impegnati a non chiedere alle biblioteche extra-sistema le novità editoriali o i documenti ad alta circolazione. Non le chiediamo e quindi non le prestiamo.

Definiamo ad alta circolazione le pubblicazioni che sono o saranno presto molto richieste, al punto che genereranno code di prenotazioni per soddisfare le quali le biblioteche della nostra rete saranno chiamate ad immettere altre copie nel catalogo. Prestarle fuori rete significa vanificare questo sforzo.  Le biblioteche extra-sistema dovrebbero essere quindi indotte ad affrontare il problema e risolverlo nello stesso modo, acquistando più copie. Considera che, nel tempo richiesto da un prestito ad altre reti, si sarebbero soddisfatti almeno due se non tre utenti della prestante.

In secondo luogo perché le prenotazioni di biblioteche extra-sistema vanno inserite sul proprio esemplare e mai sul titolo. Questo per due ragioni almeno:

– la biblioteca che ha inviato a te una richiesta ha creato un esemplare fuori catalogo che ha la tua come biblioteca proprietaria . Quando riceverà il libro registrerà l’arrivo di un TUO esemplare . Ma quel che è peggio: quando lo restituirà lo rispedirà a te . In sostanza, per la biblioteca richiedente, il tracciamento di tutti i passaggi considererà sempre tuo l’esemplare che invece è di un’altra biblioteca, con tutta le confusione che ciò può comportare;

– la biblioteca prestante che visualizza una prenotazione extra-sistema perché effettuata sul titolo e non sull’esemplare viene a trovarsi nelle condizioni direi non ottimali per valutare con piena consapevolezza se prestare o no il documento, considerando la durata effettiva della transazione, che nelle extra-sistema è sensibilmente più alta, e l’andamento dei prestiti pregressi (tutti noi penso stiamo molto attenti nel prestare libri a una extra-sistema che accumula forti ritardi e alla quale, se ci fa una richiesta, prima di rispondere positivamente chiediamo almeno la restituzione dei plurisollecitati, no?).

266. Classe di prestabilità

D. Possibile che non riesca a prestare un documento Pronto per il prestito, ricevuto da un’altra biblioteca? Eppure il lettore è abilitato e non ha altri prestiti in corso.

R. Scommetto che si tratta di una modifica della Classe di prestabilità dell’esemplare, eseguita per errore dopo che la prenotazione è stata soddisfatta. All’esemplare sarà stata assegnata per sbaglio una delle classi che ne limitano la circolazione (Prestito locale oppure  Novità locale 30/60gg).

Clavis del resto (e purtroppo) non lo impedisce, come consente di cambiare la collocazione e altri dati di esemplari in prestito.

Quando è così, l’operatore della biblioteca ricevente non riesce da Banco prestiti ad effettuare il prestito al lettore e visualizza questo messaggio d’errore .

Puoi aggirare l’ostacolo facendo il prestito dalla pagina Pronti al prestito, eseguendo l’operazione PRESTA con barcode/inventario , oppure dalla sezione Prestiti della Scheda lettore.

Infine sarebbe utile inviare una segnalazione al collega della biblioteca prestante.

265. Proposte d’acquisto

D. Un utente mi sollecita una risposta alla proposta d’acquisto che avrebbe inserito da Mydiscovery qualche mese fa. Io però non ricordo di aver mai ricevuto alcuna mail e non saprei dove cercare in Clavis questa richiesta. Mi puoi aiutare?

R. Purtroppo Clavis/Discovery non prevedono avvisi via mail (o notifiche) quando vengono inserite proposte d’acquisto da parte dei lettori. Sarebbe invece molto utile, perché questo non è uno strumento molto utilizzato dai lettori, e così siamo costretti a eseguire periodicamente il controllo della pagina Acquisizioni => Proposte d’acquisto come spiegato in questa Faq non trovando niente la maggior parte delle volte. Questo disincentiva molte biblioteche nel farlo e le richieste di una fetta di utenti, spesso i più attenti e a volte anche i più puntigliosi, restano bene che vada ignorate per troppo tempo, se non inevase.

Aggiungo quindi questa raccomandazione: non lasciate senza risposta queste richieste, anche una del tipo “l’acquisto che ci propone verrà senz’altro tenuto in considerazione, ma non possiamo in alcun modo garantirle che possa essere soddisfatto, né che lo sia rapidamente” può di certo momentaneamente bastare.

Infine, se è la prima volta che eseguite questo controllo nella biblioteca in cui operate, trascurate le richieste lasciate in attesa da troppo tempo. In questi casi potreste verificare se qualche biblioteca della rete ha nel frattempo provveduto ad acquisire il titolo, nel qual caso potreste scrivere all’utente per chiedergli se è ancora interessato a riceverlo.

Come infatti detto nel documento Pratiche di servizio della Rete bibliotecaria bresciana e cremonese (RBBC), B.3.2.Proposte d’acquisto , si interverrà con un’operazione di bonifica delle proposte che si trovano nello stato In attesa da più di 6 mesi. L’intervento consisterà nell’inserimento di una nota che spieghi l’annullamento della proposta, visibile all’utente nella proprio spazio personale in Opac, e nell’attribuzione dello stato di Rifiutata.”

264. Chiusure estive

D. Mi aiuti a ricordare cosa devo fare per informare tutti, utenti e colleghi, dei giorni di chiusura della biblioteca?

R. Puoi fare riferimento a questo consiglio , oppure cercare nel blog con la parola “chiusure” , troverai tutti i suggerimenti per inserire chiusure e cambiamenti d’orario.

Sicuramente ti sarà utile anche questa faq per aggiungere una nota personalizzata nelle notifiche inviate in automatico. Alla riapertura ricordati però di cancellarla.

Infine, dovresti già aver comunicato le chiusure al tuo Centro operativo e compilato il form che, ancora a giugno, l’Ufficio biblioteche ha inviato per calendarizzare le sospensioni del PIB.

263. Annullamento del prestito

D. Non mi è chiaro cosa fare quando un utente non ritira un libro. E’ corretto registrarglielo e poi subito dopo rientrarlo?

R. No, per niente. Quando non consegniamo all’utente un documento pronto al prestito, il prestito deve essere sempre annullato, eseguendo l’operazione Catalogo => esemplare => azioni =>

annulla prestito in corso e specificandone il motivo. Quest’azione è necessaria per due ragioni almeno:

– evitare che lo storico delle letture dell’utente contenga un’inesattezza;

– non alterare la statistica dei prestiti

Inoltre, conoscere il numero di esemplari fatti circolare ma non ritirati è utile alla rete di cooperazione per valutare se sia necessario introdurre dei correttivi per evitare sprechi di risorse.

Su questo argomento è ancora valido questo vecchio consiglio  per tenere sotto controllo il fenomeno dei non ritirati nella nostra biblioteca.

 

262. Richiesta cambio gestione anomala

D. Ho ricevuto una richiesta di cambio gestione, ma il link apre lo scaffale di un’altra biblioteca. Cosa succede?
R. Succede che il collega che ha creato la richiesta di cambio gestione ha modificato il testo presente nel campo “contenuto dell’email”, dove troviamo i segnaposto delle variabili di sistema per la composizione di task e link.
Prestiamo quindi attenzione, quando eseguiamo questa operazione, è importante:
1) AGGIUNGERE SEMPRE un riferimento nel campo “schema del nome dei nuovi scaffali da creare” dopo la frase già presente, ‘[biblioteca]: richiesta cambio gestione dalla biblioteca’;

2) MAI MODIFICARE il testo presente nel campo “contenuto dell’email:” (tra l’altro: che bisogno c’é?) .

261. Record ID

D. C’è una modalità per cercare un esemplare con il numero identificavo del record?

R. Sì, si può fare da Lista esemplari. Ma ti suggerisco una scorciatoia che vale per ricercare anche tutti gli altri oggetti che popolano il data base di Clavis: titoli, esemplari, scaffali, operatori, biblioteche, utenti e altro. Ecco come fare:

– visualizza la pagina di un qualsiasi oggetto della stessa tipologia, in questo caso un esemplare

– cancella il numero identificativo del record che compare in fondo all’indirizzo e

– sostituiscilo con il record ID dell’esemplare che stai cercando

Verrai reindirizzato alla pagina con i dati proprio di quell’esemplare.

260. Solleciti extrasistema

D. Quando sollecito una biblioteca extrasistema che ha un mio libro scaduto vedo anche tutti i prestiti scaduti che ha verso la RBBC e ho sempre la tentazione di sollecitarli tutti. Che dici, faccio un favore alle colleghe e ai colleghi?

R. No, trattieniti, non fai un favore ai colleghi. Anche se la pagina che si apre presenta tutti gli scaduti da sollecitare non puoi avere la certezza che quei documenti non siano già rientrati. L’interlocutore con la biblioteca richiedente è sempre – e solo – la prestante. Tra l’altro, prima di eseguire i solleciti alle extra sistema è particolarmente utile un controllo a scaffale: spesso i prestiti extra-sistema non vengono scaricati per disattenzione della prestante. E’ un errore comprensibile: abituati a scaricare gli interbibliotecari dalla pagina dell’interprestito in entrata, può sfuggire o non essere compreso il messaggio di errore e quindi non considerare che l’operazione di rientro degli extra sistema va eseguita da Circolazione => Prestiti extra-sistema => Verso l’esterno, da Circolazione => Banco prestiti oppure da Catalogo => esemplare => Azioni

259. Notifiche prestiti extra-sistema

D. Le notifiche mandate dall’autonotificatore riguardano anche i prestiti extra-sistema?

R. No, questo dubbio ti sarà venuto controllando la pagina Circolazione => Prestiti extra-sistema : un riquadro rosso intorno alla data di restituzione ne evidenzia il ritardo, ma il contatore delle notifiche risulta a zero.

Sia i solleciti dei prestiti in uscita , sia quelli dei prestiti in entrata vanno dunque eseguiti manualmente, cliccando il link sollecita nella colonna delle azioni.

Prima di spedire la mail, occorre fare attenzione al modello di lettera caricato, come in questo esempio

Dalla pagina prestiti in corso i solleciti si possono inviare massivamente, ma solo per i prestiti in entrata, impostando il filtro così