146. Esemplari in consultazione

D. Qual e’ la differenza tra “consultazione locale” e “solo consultazione”?

R. Troviamo la risposta nel manuale Clavis: “gli esemplari in “consultazione locale” vengono esclusi dal soddisfacimento delle prenotazioni; gli esemplari in “solo consultazione” rimangono invece prenotabili”.
Dunque, gli esemplari che hanno classe di prestabilita’ “solo consultazione” rimangono prenotabili in Clavis per la sola consultazione in sede ; se quindi la biblioteca indicata per il ritiro non e’ la stessa che gestisce il documento  , la prenotazione finisce tra le non soddisfacibili .
Occorre percio’ dare attenzione ai dati della disponibilita’ durante la prenotazione di un documento, e tener sempre d’occhio il messaggio, piuttosto esplicito, che compare a pie’ di pagina.

143. Inserire l’utente classe

D. Come si inseriscono le classi di alunni nell’anagrafica lettori?

R. Già con il vecchio programma ci eravamo dati alcune semplici regole ancora tutte valide, per evitare il rischio di duplicazione e per tenere vicine nelle liste di ricerca tutte le classi di una stessa scuola e tutte le scuole dello stesso comune.
Cosi’ nel campo Cognome della scheda lettore si inseriranno le qualificazioni della classe dalla più generica alla più specifica:
Scuola di + (luogo). (Ordine di scuola) + (eventuale intitolazione) + (indicazione della classe),
es.:
Scuola di Botticino. Secondaria Don Orione cl 1

Per quanto riguarda gli altri dati, nella sezione dei Dati anagrafici non si compila il campo TITOLO, nel campo SESSO si inserisce “non applicabile”, mentre si inserisce la data corrente nel campo NATO IL perche’ e’ un dato obbligatorio. Si passa poi alla compilazione dell’indirizzo e dei contatti. Nella sezione Accesso ai servizi si potra’ inserire il collegamento alla scheda anagrafica del referente nel campo NOTA PER L’ACCESSO e si indichera’ il valore “classe” nel campo CLASSE UTENTE; infine nella sezione Altro il campo PROFESSIONE andra’ compilato con il valore “scuola”.
Il resto della scheda va compilato secondo le scelte comuni a tutti i lettori, come spiegato qui

L’utente classe, a differenza dell’utente persona, non ha autonomia d’azione, ma richiede, riceve e restituisce prestiti unicamente attraverso la biblioteca che lo ha creato.

142. Modifiche orario di apertura e spostamento scadenza prestiti

D. Abbiamo notato che i nostri prestiti del mese di gennaio scadono a fine giugno 2017. Cosa puo’ essere successo?

R. Il vostro caso, un po’ particolare, mi da’ modo di avvertire tutti di stare attenti quando lavorano sugli orari di apertura. Questo slittamento in avanti delle scadenze (qui ne visualizzate un esempio ) e’ dovuto infatti a un maldestro intervento su quella tabella. L’inserimento delle giornate di chiusura e’ un’operazione che richiede molta attenzione perche’ ha effetti diretti sull’automatismo che prolunga, in modo irreversibile, i prestiti in scadenza nei giorni di chiusura fino alla prima data utile di riapertura.

E’ importante considerare che ogni variazione sovrascrive sempre l’orario precedente. Perciò, quando si modifica l’orario settimanale:
– se non viene selezionata la casella di spunta “aperto”, quel giorno e’ considerato di chiusura anche se è inserito un orario;
– nella tabella “Modifiche all’orario” occorre inserire l’orario dell’intera settimana e non solo quello dei giorni da modificare.

141. Aggiornamento stato del fascicolo

D. Ho registrato l’arrivo del primo fascicolo del 2017 di una rivista, ma mi sono accorta che l’ultimo del 2016 e’ rimasto nello stato “ultimo arrivo”, invece di trasformarsi in “arrivato”. Non doveva aggiornarsi automaticamente?

R. Ce ne accorgiamo a ogni inizio d’anno: l’avanzamento di stato dell’ultimo fascicolo dell’anno precedente non avviene automaticamente nel momento in cui registriamo l’arrivo del primo fascicolo del nuovo anno. E’ certo una mancanza di Clavis, in attesa che si ponga rimedio, eseguiamo la correzione manualmente in questo modo:
– dopo aver visualizzato la notizia del periodico, ricercare l’esemplare da modificare filtrando per anno e/o per stato;
– visualizzato l’esemplare, cliccare il link “modifica” nella colonna “azioni” per aprire la pagina dei dati dell’esemplare nella modalita’ modifica;
– rendere prestabile l’esemplare modificando la classe di prestabilita’ ;
– cliccare la linguetta “fascicoli” e modificare lo “Stato fascicolo” nella situazione “Arrivato” .

Suggerisco poi di eseguire la ricerca di tutti i fascicoli arretrati che, trovandosi nello stato “Ultimo arrivo” per dimenticanza, andrebbero aggiornati. La funzione che si puo’ utilizzare a questo scopo e’ Lista esemplari, impostando il filtro di ricerca “Stato del fascicolo” per tutti gli esemplari della biblioteca di lavoro.

140. Prestabilita’ dei DVD

D. Io credevo che Clavis calcolasse i 30 o 60 gg. di riserva locale a partire dall’inserimento a catalogo, ma allora come e’ possibile che una “novità locale 60gg” possa mantenersi anche dopo che sono trascorsi molto piu’ di 60gg dall’inserimento dell’esemplare?

R. “Novita’ locale 30gg” e “Novita’ locale 60gg” indicano un periodo di tempo calcolato a partire dalla Data di inventariazione, durante il quale l’esemplare è prestabile solo dal bancone della biblioteca che lo ha in gestione. Scaduto questo termine, l’esemplare automaticamente prende la classe “Prestabile”.
Nel caso degli audiovisivi pero’, spesso inseriti nel catalogo molto tempo prima di poter essere prestati a norma di legge, Clavis considera, come data per calcolare la riserva locale, anche la data di prestabilita’ , naturalmente per quegli esemplari che sono stati aggiunti  prima di quella scadenza.

139. Chiusure per festivita’

D. Sono in ritardo con l’inserimento in Clavis delle chiusure natalizie. Temo che oramai molti prestiti scadranno proprio in quei giorni, provocando qualche disagio ai nostri lettori. Oltre ad aggiornare la tabella degli orari, cos’altro devo fare per informare i miei lettori della settimana di chiusura?

R. Non ti preoccupare, aggiornando l’orario di apertura in Clavis le scadenze di tutti i prestiti nei giorni di chiusura verranno spostate in avanti al primo giorno utile di riapertura, anche se gia’ registrati prima della variazione d’orario*.
E’ opportuno comunque aggiornare gli orari con un buon margine di anticipo, considerando che 5 gg. prima della scadenza gli utenti con indirizzo e-mail ricevono il “Promemoria di prossima scadenza di documenti in prestito”; inoltre raccomando la massima attenzione nell’eseguire la modifica, proprio perche’ una variazione d’orario potrebbe modificare la scadenza dei prestiti in corso in modo irreversibile.

Per quanto riguarda cio’ che e’ opportuno fare per informare tutti, colleghi e lettori, delle chiusure straordinariamente programmate, rimando a questo vecchio ma ancora utile consiglio.

 

* come spiegato nella nota di rilascio della v2.8.3 “La modifica degli orari biblioteca che determina la chiusura di una biblioteca sposta i prestiti che avevano data di rientro in quella data a una data successiva”.

137. Lettori doppi

D. Come comportarsi quando si trova un lettore inserito due volte nell’archivio utenti?

R. Se è un lettore che ha gia’ utilizzato la vostra biblioteca, segnalare il doppione a Laura Canziani dell’Ufficio biblioteche (lcanziani@provincia.brescia.it), suggerendo il record più aggiornato da conservare e nel frattempo continuare a servirsi della scheda utilizzata fino a quel momento.
Nel caso invece di un utente che si presenta per la prima volta nella vostra biblioteca, sicuramente scegliere la scheda in cui è stato compilato il campo codice fiscale e aggiornare tutti gli altri dati, senza modificare il campo codice a barre; quindi segnalare il doppione all’Ufficio biblioteche, suggerendo il record da conservare.
L’Ufficio biblioteche eseguirà l’operazione di “schiacciamento” dei due record, senza alcuna perdita di dati, poiche’ tutti i movimenti legati ai due record verranno accorpati.

Le indicazioni per la compilazione della scheda lettore, secondo le scelte condivise nella RBBeC, sono riassunte in questo documento.