207. Prenotazioni e “smarritini”

D. Quando non posso evadere una prenotazione perché non trovo il documento cosa è meglio fare? Meglio dare subito il documento come smarrito o lasciare la prenotazione in attesa per qualche giorno?

R. Confesso che anch’io sono sempre combattuta sul da farsi, perché non è piacevole dare per smarrito un documento che dovrebbe trovarsi sullo scaffale. Eppure, nell’interesse dell’utente, è sempre meglio modificare subito lo Stato in “Non trovato da cercare”, dopo aver ceduto la gestione, e passare la mano a un’altra biblioteca  . Perché succederà che:
se la prenotazione non è contrassegnata da bandierina, presto un’altra biblioteca la evaderà;
se la prenotazione ha la bandierina e la nostra non è l’unica copia, cedendo la gestione e mettendo l’esemplare nello Stato “Non trovato da cercare”, la prenotazione passerà ad un altro bacino già il giorno dopo.
Anche quando siamo gli unici a possedere l’esemplare, non é il caso che passi troppo tempo prima di avvisare la biblioteca di ritiro del suo smarrimento: qualche altra biblioteca esterna alla nostra rete potrebbe renderlo disponibile ricevendo una richiesta extra-sistema.

Annunci

206. Revoca dei diritti

D. Si possono prestare documenti a un lettore con diritti revocati?
R. Se ha presti scaduti, no. Il ripristino dei diritti di prestito va sempre fatto solo dopo che l’utente ha regolarizzato la propria situazione.
E’ una decisione facile da prendere se la revoca è scattata in seguito a un controllo automatico (Stato: Revoca automatica); la faccenda invece si fa più delicata quando il provvedimento di sospensione è stato preso da un collega e magari per documenti che non sono più presenti nel catalogo (stato: Diritti revocati)
Nel caso quindi in cui il lettore si trovi nello stato Revoca automatica, si proceda pure alla riabilitazione, se a suo carico non risultano altri prestiti scaduti e se controllando nello storico risulta che i documenti prestati sono stati restituiti.
Per ripristinarne i diritti occorre:
– aprire la scheda lettore in modalità “Modifica”
– nella sezione Accesso ai servizi reinserire nel campo Stato il valore “Abilitato al prestito
– selezionare e tagliare la nota “<data> Diritti revocati in seguito a bonifica automatica” presente nel campo Nota per l’accesso  per poi incollarla nel campo Biografia Dell’utente
– completare l’operazione cliccando il pulsante Salva e chiudi
(vedi al paragrafo B.2.1.3.Revoca dei diritti del Documento di armonizzazione)
Nel caso invece di Diritti revocati è importante fare particolare attenzione. Non va ovviamente riabilitato, e va invece rimandato alla biblioteca di ritiro, se a suo carico risultano ancora prestiti scaduti da tempo. Ma non va riabilitato nemmeno in assenza di prestiti se nella Nota per l’accesso è segnalata la mancata restituzione di un esemplare che potrebbe non risultare più in prestito (ma nello stato perduto/rubato o addirittura non più presente nel catalogo).
Ciò risulta da una lettura attenta del Documento di armonizzazione: “La sospensione può essere revocata da qualsiasi operatore abilitato, dopo che l’utente abbia provveduto alla restituzione del documento, oppure, previa verifica presso la biblioteca che ha preso il provvedimento, al riacquisto o al rimborso del documento. Nel caso che l’operazione di riabilitazione di un utente sia effettuata da un operatore di altra biblioteca, va inserita una nota esplicativa nel campo Biografia della scheda utente.” (vedi al paragrafo A.2.4. Revoca dei diritti)

205. Storico modifiche contatti

D. Come recuperare i contatti di un utente ora non più presenti sulla sua scheda?
R. Difficile sperare di ritrovarli tutti attraverso lo storico delle modifiche, perchè Clavis, pur tracciando esattamente il momento e il tipo di intervento fatto, quasi mai restituisce il valore che era presente prima della modifica o della cancellazione.
Unica eccezione, per fortuna, sono i contatti o gli indirizzi eliminati dagli stessi utenti dalla sezione “Contatti” di Mydiscovery.
Ritrovare almeno questi è possibile: cliccando il link “modifiche storiche” in alto a destra nella scheda lettore, si vedono tutte le azioni effettuate dal bibliotecario o dallo user “Centro servizi”, nome generico con cui viene indicata un’azione compiuta da Mydiscovery

204. Orario estivo

D. Devo pubblicare in Opac le chiusure e i cambi orario dell’estate? Come faccio?
R. La pagina del portale che mostra l’orario di apertura della biblioteca recupera e pubblica in tempo reale le informazioni che provengono da ClavisNG, con cui è collegata.
Per informare quindi in qualsiasi momento gli utenti che interrogano l’Opac se e quando la biblioteca è aperta, è necessario tenere aggiornata la tabella dell’orario di apertura, che si trova nella pagina Biblioteche => Biblioteca: Vista Biblioteca, subito raggiungibile cliccando il link “bibl. corrente”  .
Sarà quindi necessario aprire la pagina della biblioteca in modalità modifica  e poi cliccare sulla sezione “orari d’apertura” , inserendo per tempo tutte le variazioni secondo quanto indicato nelle pagine del vademecum  .
Per tutte le questioni relative alle chiusure e cambiamenti d’orario fate sempre riferimento a questa faq , che contiene indicazioni tutte valide.

203. Controllo prestiti annullati

D. Ci capita spesso di far arrivare libri per utenti che poi non vengono a ritirarli. Dove vanno a finire questi prestiti annullati? Vorrei monitorare tutte queste operazioni che richiedono parecchio lavoro ma non vengono conteggiate come prestiti.
R. Senza dubbio è un fenomeno da tenere sotto controllo e da arginare se possibile. Dei prestiti annullati rimane traccia anche nella scheda dell’utente e si possono visualizzare in due modi diversi:
– nella sezione Prestiti => Prestiti storici, spuntare la casella “Solo prestiti annullati” ;
– nella sezione Azioni storiche, selezionare una delle quattro azioni utilizzabili per l’operazione di annullamento dei prestiti non ritirati  .
Tutti i pronti al prestito annullati nella biblioteca di lavoro si  possono invece ricercare dalla pagina Biblioteca => Azioni storiche, impostando il filtro di ricerca in modo da inserire almeno il periodo e una delle quattro azioni relative all’annullamento   .

202. Esemplare non transitato

D. Cosa fare quando, finito di inserire tutti i volumi nelle ceste dell’interprestito, avanza un cavaliere, quello dell’esemplare rimasto nella pagina degli interprestiti in uscita?

R. Sarebbe assai scorretto liberarci del problema facendo finta di niente e transitare l’esemplare. Cerchiamo invece nelle ceste appena preparate, dove potrebbe trovarsi il documento non ancora transitato. Se non c’è neanche li’, controlliamo a quando risale l’ultima operazione fatta: potrebbe trattarsi di un documento spedito ieri, ma non passato in transito. Stiamo quindi a vedere per qualche giorno: la biblioteca cui è destinato, dopo averlo ricevuto, dovrebbe forzarne il transito .

201. Lista di titoli

D. Vorrei spedire via email un elenco di libri ad un utente, cosa mi conviene fare?

R. La risposta dipende dall’uso che il lettore intende fare di questa lista. Se gli serve un elenco da stampare, potresti inviargli un file in formato pdf, che si può produrre da uno scaffale Clavis in questo modo:
– inserisci gli esemplari (o i titoli) in uno scaffale
– esegui l’operazione “Stampa da scaffale” selezionando il modello “Esemplari” “Bollettino novità” e il formato “PDF” e indicando le opzioni di stampa preferite
– clicca il pulsante Stampa per ottenere il file pdf che poi potrai spedire all’utente

Se invece l’utente vuole un elenco di titoli che ha in programma di richiedere in prestito, o a partire dai quali cercarne autonomamente degli altri, sarebbe probabilmente più utile fargli visualizzare uno scaffale Opac. Per farlo dovrai creare uno scaffale nella tua area personale MyDiscovery che renderai pubblico e inviarne il link all’utente, in questo modo:
– entra in Mydiscovery
– nella sezione “Scaffali” clicca il link “crea nuovo scaffale”,
– nella finestra aperta compila il campo nome e mantieni il valore “pubblico” nel campo “visibilità”, quindi clicca il pulsante “Salva”
– trova il titolo che cercavi e clicca il pulsante Aggiungi sotto la copertina
seleziona la casella corrispondente al nome dello scaffale
– terminata la composizione dello scaffale, da Mydiscovery clicca sul nome per aprirlo e copiarne l’URL da inviare al lettore