193. Periodici, nuova annata di esemplari

D. Stanno arrivando i nuovi numeri dei miei periodici, ma nel catalogo i fascicoli del nuovo anno non sono ancora presenti, cosa devo fare?

R. Eh gia’, a inizio anno una delle cose da fare e’ aggiungere la nuova annata di esemplari dei periodici in abbonamento. Ma, se ancora i fascicoli del nuovo anno non sono presenti nel catalogo, bisognera’ rivolgersi al Centro Operativo del Sistema bibliotecario, cui spetta l’inserimento, come spiegato in questa nota .
La biblioteca dovra’ quindi inviare il primo fascicolo ricevuto al proprio CO.

Un’altra cosa da fare, per tutte le testate, sara’ aggiornare manualmente lo stato di disponibilita’ dell’ultimo esemplare dell’anno appena trascorso, procedendo in questo modo:
– cliccare il link “modifica” in corrispondenza dell’esemplare da modificare
– nella sezione “dati gestionali e fisici”, modificare in “prestabile” la CLASSE DI PRESTABILITA’
– nella sezione “fascicoli”, modificare in “arrivato” lo STATO FASCICOLO
– confermare la modifica cliccando il pulsante Salva e chiudi

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192. Calendario di apertura

D. C’e’ qualcosa che non va nel calendario di apertura della mia biblioteca: mancano tutti i giorni del 2019!

R. Eh si’, per chi non l’avesse ancora fatto e’ giunto il momento di compilare l’orario di apertura per il nuovo anno, aggiungendo le chiusure festive e straordinarie. Per inserire o modificare l’orario di apertura settimanale e’ dunque necessario:
– aprire la pagina “Biblioteca: Vista Biblioteca” in modalita’ Modifica, cliccando sul bottone in basso a destra e poi cliccare l’etichetta “orari di apertura”;
– eseguire  le operazioni qui visualizzate in sintesi

Vi restano pochi giorni anche per mettere nel calendario le chiusure per le festivita’ di fine anno 2018. In questo vecchio consiglio  trovate le operazioni da eseguire
Due importanti raccomandazioni:
– attenzione a indicare l’intervallo di tempo giusto prima di confermare l’inserimento dell’orario settimanale;
– attenzione alla casella “sposta automaticamente le date di scadenza dei prestiti:” che compare gia’ selezionata  sotto la tabella.

191. Prenotazioni locali

D. Ho appena registrato un prestito a un lettore senza accorgermi di una prenotazione che avrei gia’ potuto soddisfare. Se adesso mando una notifica come minimo pensera’: “Ma sono appena passato in biblioteca e nessuno mi ha detto niente!”. Non c’è modo di accorgersi da Banco prestiti che ci sono delle prenotazioni “locali”?

R. Purtroppo no, nella pagina Circolazione => Banco prestiti niente ci avvisa che l’utente ha inserito una richiesta per titoli posseduti o in transito nella nostra biblioteca, e se non e’ proprio lui stesso a segnalarcelo, non ce ne accorgiamo.
E’ consigliabile quindi, quando vediamo che un utente, con un numero di prestiti + pronti + in transito sotto la soglia massima, ha delle prenotazioni :
– cliccare il link Prenotazioni nel Menu di Area (sulla sinistra)
– eseguire una ricerca nella pagina delle Prenotazioni attraverso il filtro UTENTE

In alternativa, quando le prenotazioni sono una o due, si potrebbe dare un’occhiata alla “Disponibilità Esemplari per Bacini” nella finestra con i dati della prenotazione, che si apre cliccando il link “Vedi” sulla destra .

L’operazione che invece consiglio di ripetere piu’ volte nel corso della giornata e’ la ricerca e l’evasione delle Prenotazioni pendenti con Destinazione Locale: gli utenti locali che hanno prenotato libri della nostra biblioteca non ci coglieranno impreparati.

190. Contatti della biblioteca pubblicati in Opac

D. Come faccio a modificare il numero di telefono che si vede in Opac nella pagina della mia biblioteca? Ho inserito il nuovo numero in Clavis, ma in Opac si vede ancora quello vecchio.

Il numero telefonico e gli altri dati della biblioteca pubblicati sul portale devono essere inseriti in DiscoveryNG
Se hai un profilo webmaster e puoi gestire le informazioni della biblioteca devi:
– entrare dall’area Biblioteche del CMS:
trovare la tua biblioteca scorrendo l’elenco che compare nella pagina o cercarla attraverso il campo “Nome”;
– visualizzata la scheda della biblioteca, entrare nella sezione “Contatti”
– inserire il numero di telefono
– cliccare il pulsante “Salva” .

Non c’e’ quindi un collegamento automatico tra i dati inseriti in Clavis e quelli presenti nella pagina “Contatti” dell’Opac, le due pagine possono contenere informazioni diverse, cosa utile se per esempio in Clavis si vuole indicare come mail di default un indirizzo dedicato al PIB e ai cambi di gestione, lasciando la mail istituzionale nel sito web.

189. Etichette barcode

D. Perche’ molti documenti inviati col cambio gestione non riportano l’etichetta con il barcode? E’ una cosa fastidiosissima: ad ogni passaggio, se non te lo ricordi, devi andare alla ricerca della serie inventariale della biblioteca proprietaria.

R. Si e’ vero, mentre per l’interprestito tutti i documenti viaggiano regolarmente etichettati, alcuni colleghi trascurano la barcodatura dei documenti ceduti in gestione, nonostante sia un’operazione che semplifica e sopratutto protegge da errori ogni azione successiva.
Tra l’altro, la stampa del barcode dei documenti puo’ essere eseguita massivamente prima della spedizione con la funzione Stampa => Stampa etichette, inserendo i numeri d’inventario da stampare, separati da una virgola e senza nemmeno dover badare agli spazi vuoti che ti capita di inserire catturando magari le vecchie etichette barcode senza serie inventariale

188. Prenotazione in scadenza

D. Cosa devo fare quando vedo che una prenotazione e’ “in scadenza”?

R. Puoi prolungarne la durata. Tecnicamente l’operazione e’ molto semplice:
– cliccare il link vedi per visualizzare i dati della prenotazione;
– cliccare sull’icona della matita, in corrispondenza del campo “DATA SCADENZA”;
– selezionare una nuova data e confermare

Ma non e’ detto che sia sempre opportuno farlo: l’utente ora potrebbe non essere piu’ interessato ad una pubblicazione richiesta 8 mesi fa.
Probabilmente per questo la prenotazione “In scadenza” viene evidenziata a banco prestiti, cioe’ quando si e’ nella situazione ottimale per chiedere al lettore se desidera prolungare l’attesa o cancellare la prenotazione.

E’ comunque utile tenere sotto controllo le prenotazioni che stanno per scadere e lo si puo’ fare dalla pagina Circolazione => Ricerca prenotazioni => Ricerca: le prenotazioni si presentano in ordine cronologico di inserimento.

187. Controllo consegna e-mail

D. Come posso accorgermi se una mail inviata non e’ stata consegnata al destinatario? Lettori che abitualmente ricevono le nostre mail lamentano a volte di non essere stati avvisati.

R. Potresti ogni tanto controllare lo stato delle notifiche inviate per e-mail nella pagina Comunicazione => Lista notifiche e cercare quelle “In errore”. In apertura di pagina, il filtro di ricerca, che presenta gia’ impostato il campo BIBLIOTECA MITTENTE, andra’ compilato selezionando la voce “Email” nel campo CANALE e la voce “In errore” nel campo STATO; sarebbe utile poi indicare un intervallo temporale nei campi DATA CREAZIONE, ma potrebbe anche bastare il riordino dell’elenco risultante per data di creazione.
Quando invece il controllo delle notifiche inviate riguarda un singolo lettore, e’ piu’ comodo partire dalla scheda del lettore e cliccare sulla linguetta Notifiche per visualizzare la sezione “lista notifiche per l’utente” .

Qualunque sia la modalita’ scelta, ottenuto l’elenco delle notifiche inviate, in corrispondenza di quella da esaminare e’ necessario cliccare il link “dettagli” nella colonna azioni: si aprira’ la finesta “Comunicazione: notifica” dove controllare lo STATO NOTIFICA e le NOTE. Il campo note delle mail In errore conterra’ messaggi quali per esempio: DROPPED: hardfail [550] HARD BOUNCE: [554], a indicare che la mail e’ stata respinta dai controlli del dominio del destinatario.
Le mail con STATO NOTIFICA “Confermata” dovrebbero invece avere nelle NOTE il messaggio “CONSEGNA OK!”

Come gia’ spiegato in questo consiglio , Clavis trasformera’ i destinatari delle mail “In errore” in “Contatto errato” .