217. Cercare in uno scaffale di esemplari da Lista esemplari

D. Sono in Smart Working!, volevo approfittare per fare un po’ di ordine, c’è per esempio una modalità rapida per sapere quali esemplari di uno scaffale sono ancora in gestione a biblioteche che non sono la mia?

R. Certo, un controllo rapido fatto da Lista esemplari potrebbe essere molto utile proprio nei lavori di bonifica degli scaffali di cambio gestione che non richiedono alcun controllo sullo scaffale reale.
Queste le operazioni da eseguire utilizzando i filtri nella pagina Catalogo => Lista esemplari :
– accertarsi che tra i filtri sia impostato l’operatore Tutti (AND)
– selezionate nel primo filtro la voce “Biblioteca gestione”; scegliere l’operatore “diverso”; digitare nel terzo campo il nome della vostra biblioteca e selezionare il valore tabellato
– selezionare nel secondo filtro la voce “Scaffale” scegliere l’operatore “uguale”; digitare nel terzo campo il nome dello scaffale e selezionarlo (è opportuno inserire il nome completo dello scaffale, per individuarlo più facilmente in una lista che potrebbe presentare gli scaffali di altre biblioteche)
– cliccare il pulsante “Cerca”
Nella parte sottostante della pagina si visualizzerà una lista vuota, oppure l’elenco degli esemplari dello scaffale in gestione ad altre biblioteche.

216. Annullamento del prestito

D. Ho trovato un libro di un’altra biblioteca che non risulta essere in prestito a nessuno, posso rimandarlo alla biblioteca proprietaria come fosse una normale restituzione?
R. Si può. Devi generare un movimento di transito in rientro eseguendo un “Annullamento del prestito”, operazione semplice, ma devi accertarti che nei dati dell’esemplare, nel campo “STATO DI PRESTITO” compaia il valore “Non in prestito”  , oppure  “In rientro”  , o ancora “Pronto al transito di rientro”  , a indicare che si tratta di un documento non in prestito e che rientra da un prestito interbibliotecario
L’operazione di “Annullamento del prestito” si esegue in questo modo:
– dalla pagina Circolazione => Informazioni sull’esemplare, inserire il barcode/inventario del documento e cliccare il pulsante “Cerca”;
– cliccare il bottone “Vedi” in fondo alla pagina sulla destra;
– cliccare la linguetta “Azioni”;
– cliccare il pulsante “annulla prestiti in corso”  ;
– cliccare il pulsante “conferma annullamento”   ;
l’esemplare finira’ negli interprestiti in uscita e da li’ si potra’ stampare il cavaliere.
Qui altri consigli ancora utili:

215. Lista utenti

D. La nuova pagina di ricerca dei lettori è molto migliorata, bravi!, ma mi sarebbe piaciuto avere più a portata di mano il campo dei contatti, che uso parecchio.
R. Incontentabile! Ma con la nuova versione (2.10.0 “Matisse”) puoi proprio configurarti un insieme personalizzato di filtri di ricerca, selezionando per esempio i canali da te più utilizzati, in questo modo:
1. conserva i filtri preselezionati , oppure cancella quelli che non servono cliccando il corrispondente pulsante “elimina” sulla destra, oppure ancora cancellali tutti in blocco cliccando il pulsante “Pulisci filtro”  :
2. seleziona il nuovo filtro dal menu a tendina che si apre cliccando sulla freccina del campo vuoto
3. seleziona l’operatore logico del filtro
4. clicca “aggiungi filtro” se vuoi inserirne un altro e ripeti le operazioni al punto 2 e 3
5. seleziona l’operatore logico tra filtri
6. clicca il pulsante “salva ricerca”
7. inserisci il nome della nuova configurazione
I filtri da te selezionati e salvati possono essere utilizzati anche da tutti gli altri operatori della biblioteca, che li troveranno nel menu a tendina
Altra cosa molto utile, da realizzarsi con lo stesso procedimento, è salvare dei criteri di ricerca da rieseguire all’occorrenza.

214. Stato del fascicolo

D. Perche’ non riesco a prestare l’ultimo numero dello scorso anno di Topolino? Ho già ricevuto e catalogato il primo fascicolo del nuovo anno, e di solito, registrando il nuovo numero, il precedente diventa automaticamente prestabile. Ho sbagliato forse qualcosa?
R. Non ti sei ricordato che, per quanto riguarda l’ultimo numero di ogni annata, la Classe di prestabilità e lo Stato del fascicolo dell’esemplare non si aggiornano automaticamente, registrando l’arrivo del primo numero del nuovo anno, ma vanno aggiornati manualmente. Ecco come procedere:
– cliccare il link “modifica” in corrispondenza dell’esemplare da modificare
– nella sezione “dati gestionali e fisici”, modificare in “prestabile” la CLASSE DI PRESTABILITA’
– nella sezione “fascicoli”, modificare in “arrivato” lo STATO FASCICOLO
– confermare la modifica cliccando il pulsante Salva e chiudi

213. Ultimi acquisti 2019

D. Alcuni acquisti fatti nel 2019 e non ancora inseriti nel catalogo risulteranno ingressati nel 2020; si tratta di poche decine, ma mi sballano le statistiche sulle acquisizioni e il registro d’ingresso. Posso correggere la data di ingresso di un documento?

R. Puoi, ma sei ancora in tempo a chiedere che la “data di inventariazione” venga fatta corrispondere a quella di acquisizione e non a quella del giorno di creazione dell’esemplare: basta riportarla in maniera evidente sul documento e indicarla nel modulo che accompagna la spedizione. E’ comunque sempre possibile per il bibliotecario modificarla anche successivamente, essendo questo dato contenuto nella sezione “dati gestionali e fisici” del record gestionale .

212. Chiusure festività natalizie

D. Sto mettendo cartelli dappertutto per avvisare delle chiusure programmate a dicembre, ma qualcuno continua a dirmi che ha visto che a Natale siamo aperti. Forse da qualche parte c’è un calendario da aggiornare?
R.  La cosa più urgente da fare è sempre aggiornare in Clavis l’orario di apertura della biblioteca. Gli utenti che in Opac visitano la pagina della tua biblioteca recuperano da lì le informazioni sull’orario, sempre che tu le abbia inserite in Clavis. Se non ti ricordi come fare, qui trovi un vecchio consiglio che può esserti utile   . Qui invece le pagine relative del vademecum
Aggiornare per tempo il calendario delle aperture dà anche il vantaggio di poter spostare in avanti, al primo giorno di riapertura, tutti i prestiti che scadrebbero nel periodo di chiusura  .  Occorre però fare molta attenzione, perché il prolungamento della scadenza dei prestiti è irreversibile.

211. Scaffali cambio gestione

D. Non so come succede, ma negli scaffali di cambio gestione che sto preparando trovo degli esemplari che non ho mai inserito, anche perché spesso sono esemplari in prestito o non disponibili.
R. Può capitare quando si lavora a comporre lo scaffale tenendo aperte contemporaneamente più schede di ricerca, da cui selezionare gli esemplari.  Qui un esempio
Quando succede, non occorre cancellare lo scaffale e rifare da capo il lavoro, ma basta solo togliere gli esemplari di troppo e quelli non richiedibili: un’estrazione dei dati con l’operazione “esporta su file csv”   ci aiuta a individuare velocemente gli esemplari che sono disponibili e non in prestito, da quelli invece al momento non richiedibili.
Questo è comunque un controllo che è SEMPRE consigliabile eseguire, prima di completare l’operazione di Richiesta cambio gestione, verificando che in quel momento la biblioteca di gestione non risulti diversa dalla proprietaria: