165. Selezione oggetti

D. Come si puo’ fare perche’ la spunta degli oggetti dentro una lista venga mantenuta fino al termine dell’operazione? Capita spesso di vedere che la selezione di singoli elementi si perda, oppure si trasformi in un “seleziona tutti”.

R. Quello che segnali e’ un fenomento forse non cosi’ frequente, ma molto fastidioso: al termine di una meticolosa selezione, dopo aver flaggato le caselle, improvvisamente si perde tutto il lavoro fatto. E se non si presta attenzione si rischia di eseguire operazioni sugli oggetti sbagliati, anche perche’ da scaffale non selezionare alcun oggetto equivale a selezionarli tutti.
A questo spiacevolissimo inconveniente si puo’ parzialmente far fronte tenendo sotto controllo il numero degli elementi effettivamente selezionati. In quasi tutte le pagine di Clavis che presentano elenchi con le caselle di spunta e’ possibile visualizzare il totale degli elementi selezionati, mano a mano che vengono spuntati .
Se si tiene d’occhio questo totale, si puo’ capire se la spunta e’ stata registrata o se invece il programma si e’ “addormentato”. Terminata la selezione, prima di eseguire qualsiasi altra operazione, e’ poi sempre opportuno spuntare la casella “visualizza solo selezionati” .

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164. Prenotazioni, Lista esemplari per il multi-presta

D. Prendendo in gestione le prenotazioni ho notato che i due cd che compongono uno stesso album presentano prenotazioni da parte di due utenti diversi e, come se non bastasse, Clavis me le lascia prendere in gestione entrambe! Come è possibile?

R. Certo che e’ possibile, considerato che nel nostro catalogo un esemplare (item) dovrebbe rappresentare una copia di un titolo (manifestation), percio’ se gli esemplari sono due, si potrebbero soddisfare due prenotazioni di due utenti diversi.

Succede pero’ che nel catalogo, come e’ capitato a te, si possano ancora incontrare esemplari che non rappresentano una copia della pubblicazione, ma:
una sola parte, per quanto riguarda gli audiovisivi;
un singolo volume legato a monografia unica o di livello superiore, invece che a una monografia di livello inferiore, per quanto riguarda i libri .

In entrambi i casi, soddisfare la prenotazione prestando un solo esemplare scontenterebbe l’utente (due utenti nel tuo caso) che si vedrebbe recapitata una sola parte dell’audiovisivo o un solo volume, scelto a caso, di una pubblicazione in piu’ volumi.

Tocca quindi ai bibliotecari intercettare questo genere di richieste ed evaderle con un prestito “multiplo”, che si puo’ eseguire dalla pagina Circolazione => Prenotazioni => Prese in gestione : in pratica si prestano piu’ esemplari per una sola prenotazione.

E se il numero di esemplari che compongono la pubblicazione fosse superiore al numero di prestiti che ancora rimangono all’utente? In questo caso suggerisco di contattare il collega della biblioteca di ritiro per avvisare l’utente della situazione e proporgli di provvedere alla restituzione di qualche prestito.

Per gli audiovisivi una soluzione alternativa ci sarebbe, basta seguire questo vecchio consiglio .

163. Modifica dati di un esemplare in gestione temporanea

D. Ho riassegnando la gestione di un libro alla biblioteca proprietaria, procedendo – come raccomandato – da scaffale, così da evitare la “sparizione della sezione”, ma alla fine della procedura mi accorgo che al libro manca comunque la sezione. Cosa puo’ essere successo?

R. Senza alcun dubbio, quando ancora avevi in gestione l’esemplare, avrai modificato la classe di prestabilita’ procedendo dalla pagina “Visualizzazione dati dell’esemplare”(da qui ). E’ un errore. Qualsiasi modifica dei dati di un esemplare che non e’ di nostra proprieta’, come cambiare la classe di prestabilita’, puo’ causare la perdita della sezione. Perche’ questo non succeda, ogni modifica (non solo il cambio della biblioteca di gestione) va eseguita da scaffale, attraverso le operazioni contenute nella sezione “Operazioni sul contenuto .

162. Esemplari esclusi dal prestito interbibliotecario

D. Ci risiamo, di nuovo ho dovuto riportare nella classe “Prestito locale” uno scaffale di libri che usiamo per la promozione. L’ho gia’ fatto un paio di volte, possibile che dopo un po’ ritornino disponibili per il prestito?

R. Cosi’ deve essere: i documenti possono essere riservati alla circolazione locale solo per un po’ di tempo, infatti ogni sera un automatismo ripristina lo stato “Prestabile” per quegli esemplari che, trascorsi 6 mesi, sono ancora nella classe di prestabilita’ “Prestito locale” (come al punto B.1.2.2. del documento di Armonizzazione delle pratiche si servizio). Se e’ proprio necessario avere sempre a disposizione materiale ad uso interno, la classe di prestabilita’ da utilizzare e’ “consultazione locale” , affinche’ i documenti non siano prenotabili ne’ per il prestito, ne’ per la consultazione fuori sede. Sempre il documento di Armonizzazione raccomanda di limitare al massimo l’uso di questa classe di prestabilita’, per il principio di leale cooperazione.

161. Utente non abilitato

D. Mi sono imbattuta ancora una volta in un utente non abilitato al prestito (stato: “Revoca automatica”; “Nota: — 2016-09-25 07:47:40 Diritti revocati in seguito a bonifica automatica”) che pero’ non aveva prestiti in corso. Come mi devo comportare in casi come questo?

R. Quasi sicuramente ci si e’ scordati di riabilitare il lettore dopo che ha restituito documenti in ritardo di almento 3 mesi. Se la disabilitazione infatti avviene automaticamente, grazie allo script che ogni notte si attiva disabilitando i lettori con prestiti scaduti da piu’ di 3 mesi, la riabilitazione deve essere fatta manualmente e puo’ succedere che per disattenzione non venga eseguita, nonostante il lettore abbia gia’ provveduto a regolarizzare la sua situazione.
E’ quindi naturale che insorga qualche dubbio su cosa fare quando si incontra un lettore disabilitato che non ha prestiti in corso  . Prima di riammetterlo al prestito consiglio di controllare:
– che gli esemplari restituiti in ritardo siano nello stato “su scaffale” e nella classe “prestabile”
– che nella scheda del lettore il campo Stato sia compilato con il valore “Revoca automatica” e nel campo “Nota per l’accesso”, invece della nota standard  , non troviate magari altre annotazioni riguardanti eventuali pendenze non ancora risolte  .
Dopo aver ripristinato lo stato “abilitato al prestito” nella scheda del lettore, ricordate anche di spostare maualmente la nota nel campo Biografia della scheda utente, per tener traccia delle insolvenze sanate (come raccomanda il documento di Armonizzazione delle pratiche si servizio, B.2.1.3  )  .

160. Esemplari in consultazione

D. Perche’ mi vengono prenotati in interprestito libri che sono disponibili per la sola consultazione?

R. Con l’ultima release, i documenti con classe di prestabilita’ “Solo consultazione” possono essere richiesti e inviati per essere consultati in sede presso altre biblioteche, mentre fino a poco tempo queste richieste finivano tra le non soddisfacibili .

La distinzione tra solo consultazione e consultazione locale e’ precisata nel Manuale Clavis: “Solo consultazione, indica che l’esemplare è prestabile in sola consultazione all’interno di una qualsiasi biblioteca del sistema. Consultazione locale, indica che l’esemplare è prestabile in sola consultazione all’interno della biblioteca di gestione dello stesso”.

Per tutti quei materiali di cui vogliamo la costante presenza in sede, perche’ spesso utilizzati (enciclopedie e dizionari) o perche’ richiedono una particolare tutela conservativa, e’ dunque prevista la classe “Consultazione locale”.

Inoltre e’ utile ricordare ai bibliotecari che in seguito alla modifica potrebbero ricevere esemplari che non possono essere prestati a domicilio dell’utente, rispettando la pratica di servizio stabilita per quel documento dalla biblioteca proprietaria .

Nel mettere mano ai documenti che volete in consultazione, vi ricordo che il documento di armonizzazione raccomanda di limitare il più possibile tale restrizione, che per altro ci portiamo spesso dietro per scelte pregresse, oggi superate dall’evoluzione delle modalità di utilizzo anche dei repertori generali da parte dei lettori.

159. Alert Dati utenti scaduti

D. Qual e’ la differenza fra “Attenzione: carta scaduta”, “L’utente non è abilitato al prestito” e “Attenzione: documento d’identità scaduto”, diciture che a volte si vedono prima di registrare un prestito?

R. Questi messaggi, che compaiono a Banco prestiti nella visualizzazione sintetica “Dati utente”, avvisano della necessita’ di aggiornare alcuni dati della scheda lettore.
Questo il loro significato:
Attenzione: carta scaduta : nel campo SCADENZA della sezione ACCESSO AI SERVIZI, e’ inserita una data scaduta, ma nel campo STATO e’ ancora presente il valore “abilitato al prestito”. Lo script che aggiorna lo stato in “diritti scaduti” si attiva di notte e solo se non ci sono prenotazioni accodate per l’utente  .
L’utente non è abilitato al prestito : nel campo STATO e’ presente uno dei valori che impediscono la registrazione di prestiti e prenotazioni: “Diritti scaduti”, “Diritti revocati”, “Deceduto”, “Dati Incompleti”, “Revoca automatica”  ;
Attenzione: documento d’identità scaduto : nel campo SCADENZA del documento della sezione DATI ANAGRAFICI e’ inserita una data scaduta  .

Solo la dicitura “L’utente non è abilitato al prestito” corrisponde ad uno stato che blocca la registrazione dei prestiti; la prima e la terza situazione consentono ancora di effettuare prestiti e prenotazioni.