256. Validazione utenti Autoiscritti

D. Quali sono i dati della scheda lettore che devo assolutamente modificare per la validazione di un utente autoiscritto?

R. La scheda di un lettore che si è iscritto autonomamente, compilando il form pubblicato sull’Opac, è da controllare attentamente in tutte le sue parti, con l’utente in presenza, inserendo i dati mancanti e modificando alcuni valori. Qui una breve guida ancora valida

In sintesi: ci sono tre cose che dobbiamo ricordare di modificare, poiché regolano l’accesso ai servizi:

– la data di scadenza dell’iscrizione, che andrà estesa alla durata di 1 anno: se un utente non si presenta in biblioteca per validare l’iscrizione, si vedrà sospendere i diritti dopo 30 giorni

– la classe utente “autoiscritto” consente solo 3 prestiti e 3 prenotazioni; andrà quindi assegnata la classe “utente normale”

– la biblioteca preferita: pochi sono gli utenti che, dopo essersi autoiscritti, sanno di poterla modificare da Mydiscovery; nella maggior parte dei casi dovrà essere il bibliotecario a inserire quella scelta dal lettore

255. Ricerca Mail inviate alle biblioteche extra-sistema

D. Dove ritrovare le notifiche inviate alle biblioteche extra-sistema?

R. Le mail inviate da Clavis alle biblioteche extra-sistema, quelle relative alle Notifiche di invio, Richieste di prestito, Solleciti, compaiono ora anche nella pagina della Biblioteca corrente, nella sezione Notifiche  
Se serve una ricerca approfondita, che per esempio limiti i risultati ad una sola biblioteca e ad un determinato periodo, la si può eseguire nella pagina Comunicazione => Lista notifiche, impostando il filtro come vedete in questa immagine  
Il testo esatto del messaggio spedito viene visualizzato cliccando il link “dettagli” nella colonna “azioni”, insieme ai dati cronologici della spedizione e della consegna 
I nomi delle operazioni riportati nella colonna Stato sono un po’ fuorvianti e saranno da modificare: Pronto al prestito per la Notifica di invio; Annullamento prenotazione per la Richiesta.

254 – Nota personalizzata

D. Per la chiusura estiva ho aggiornato il calendario in Clavis, ho esposto cartelli, avvisato nei social, segnalato le chiusure all’Ufficio Biblioteche e al Centro operativo del Sistema. C’è qualcos’altro che potrei fare?

R. Ho solo un suggerimento da darti: aggiungi una nota nei messaggi mandati dall’autonotificatore, come spiegato in questa FAQ

La nota verrà riportata negli avvisi che potrebbero partire anche a biblioteca chiusa, in particolare

CARD_EXPIRING avvisa l’utente quando è prossima la data di scadenza dei suoi diritti di prestito;

LOAN_EXPIRING avvisa l’utente, con un messaggio di cortesia, dell’approssimarsi della data di scadenza di uno o più prestiti;

SOLICIT_1, SOLICIT_2, SOLICIT_3 generano l’invio rispettivamente del primo, secondo e terzo sollecito.

Alla riapertura ricordati però di cancellare la nota.

253. Dettaglio notifica

D. Come faccio a controllare quale canale ha usato l’autonotificatore  per inviare una notifica? Saperlo aiuterebbe, soprattutto adesso che stiamo sperimentando l’app IO.

R. Lo puoi fare dalla scheda del lettore (Circolazione => utente => notifiche), oppure quando stai controllando le notifiche inviate ai lettori della tua biblioteca (Biblioteche => biblioteca  => notifiche):

– clicca il link Dettagli della colonna Azioni, che apre la finestra con tutti i dati del messaggio  

– il canale utilizzato per la consegna è preceduto dalla frase “[info] Invio notifica su canale”

L’app IO è per il momento il canale prioritario e il contatto utilizzato per comunicare con i lettori attraverso Io è il codice fiscale. Ecco perché, per gli utenti che hanno inserito il codice fiscale nella propria scheda Clavis, l’autonotificatore fa un primo tentativo di invio della notifica attraverso IO. In caso di insuccesso, l’operazione viene ripetuta attraverso un altro contatto utilizzabile.

252. Biblioteche nell’archivio lettori

D. Nella pagina delle prenotazioni trovo a volte richieste fatte da biblioteche della rete. Non si era detto che è una modalità scorretta?

R. Sì, la scheda lettore “Biblioteca di…” serviva a gestire il prestito interbibliotecario con Sebina, quando la richiedente doveva inoltrare alla prestante la richiesta del lettore. Con il passaggio a Clavis questa intermediazione non serve più ai lettori della nostra rete. Tant’é che nel documento di armonizzazione delle pratiche di servizio è precisato: “Si ribadisce che le biblioteche non vanno inserite nell’archivio dei lettori poiché il prestito interbibliotecario deve essere trattato utilizzando le apposite funzioni di Clavis.” (A.2.1)

Alle biblioteche che ancora si servono dell'”utente Biblioteca” va sottolineato che la procedura corretta per richiedere materiale ad altre biblioteche è il cambio gestione, non la prenotazione, che in questo caso sarebbe legittimo ignorare.

Ci aspettiamo infatti che le biblioteche provvedano tutte a far eliminare queste anagrafiche.

251. Durata prestito

D. Un utente ha ricevuto un sollecito per un libro preso in prestito non più di 15 giorni fa. Come è possibile?

R. Se si tratta di un sollecito inviato dall’autonotificatore, “il robot che si occupa di contattare gli utenti della biblioteca al posto tuo”, sicuramente si tratta dell’errata compilazione del campo “Media” dell’esemplare. Che sia stato indicato il valore NBM 15 gg oppure un altro della stessa durata, fallo presente alla biblioteca proprietaria: la durata del prestito per i libri, come è detto nel documento di armonizzazione delle pratiche di servizio, e soprattutto per quanto affermato nella pagina dell’Opac che spiega i Servizi della RBBeC è di 30 gg

250. Solleciti prestiti scaduti, non ci sono più scuse

D. Mi trovo spesso a sollecitare prestiti scaduti, fatti da biblioteche che non sono la mia e mai notificati. Sono sempre i lettori a chiedermi perché si tollerino certi ritardi e io lo spiego con il poco tempo a disposizione dei bibliotecari. Ma se è così, mi dico, perché non affidarsi agli automatismi di cui già disponiamo e che funzionano?

R. Giusta osservazione la tua, quella dei solleciti è sempre stata un’attività parecchio impegnativa ma in troppi non la considerano prioritaria. E addirittura la lasciano in fondo alla lista perché “non amichevole”. ORA PERO’ NON CI SONO PIU’ SCUSE. Anche per i solleciti ogni biblioteca, attraverso la procedura dell’autonotificatore, senza l’intervento del bibliotecario, può inviare fino a tre solleciti, come spiegato qui

L’automatismo garantisce puntualità e, spersonalizzando l’operazione, si limita a essere un servizio che aiuta i lettori al rispetto dei termini di prestito e rafforza in loro l’idea che siamo una Rete di risorse informative fondata sulla condivisione.

L’impegno a svolgere regolarmente questa attività è indicato anche nel documento di armonizzazione delle Pratiche di servizio della RBBC

E allora come è possibile che dei prestiti in corso, scaduti a partire dal 31 gennaio 2021, più di 14.000 risultino mai notificati?

249. Mittente mail inviate dall’operatore

D. Ho ricevuto la risposta di un utente ad una mail inviata da Clavis. Ma il problema è che questa volta l’ho ricevuta al mio indirizzo personale e non come sempre a quello della biblioteca. Come può essere successo?

R. Per i messaggi che vogliamo inviare da Clavis ai nostri lettori, occorre fare attenzione al mittente che selezioniamo. Di quelli che visualizziamo nei menu a tendina, tra i quali potrà esserci anche l’indirizzo inserito nella scheda operatore, è da preferire quello della biblioteca attuale   . Sarà così questo indirizzo ad essere impiegato per la compilazione del campo Reply-to, quando gli utenti utilizzano la funzione “Rispondi al mittente”.

In particolare più attenzione si dovrà dare alla scelta del mittente per le mail inviate dalla scheda del lettore, dove il primo indirizzo che viene proposto è proprio quello dell’operatore

Questo consiglio vale soprattutto ora che, come ci ha spiegato Marta Bricco, tutti gli operatori devono compilare il campo email della propria scheda in Clavis.

248. Esemplari ancora in quarantena

D. Ma la quarantena dei libri non è finita? Possibile che alcuni esemplari si trovino ancora in questo stato?

R. Un po’ strano ma possibile; effettivamente in questo momento mi risulta che 120 biblioteche abbiano ancora prestiti in quarantena (quasi 2000 esemplari). Circa cinque settimane fa la procedura che metteva in quarantena i libri è stata abolita, quindi tutti i libri che si trovavano in questo stato dovrebbero essere ormai stati scaricati. E’ certamente così per le biblioteche che avevano scelto il metodo del rientro automatico dalla quarantena dopo 7 giorni, che funzionava soltanto inserendo l’apposito comando di attivazione (valore “True” per l’attributo “Conclusione automatica quarantena”).Non dovete quindi fare nulla, se per la vostra biblioteca avevate impostato il rientro automatico dalla quarantena; se invece avete optato per lo scarico manuale dei prestiti all’utente “Quarantena di [nome della biblioteca]”, vi conviene fare una verifica, in questo modo:

– da Lista utenti impostate il filtro compilando il campo Cognome con il termine “Quarantena” e il campo nome con il nome della vostra biblioteca
– visualizzata la scheda del lettore “Quarantena di [nome della biblioteca]”, controllate se ci sono ancora prestiti in corso.

Cosa fare se ci sono ancora prestiti in corso?

Cercate gli esemplari nei vostri scaffali e se li avete trovati scaricate il prestito, ovviamente.

Se invece il controllo nei vostri scaffali non ha dato risultati:

– scaricate il prestito se il documento appartiene alla vostra biblioteca, mettendo l’esemplare nello stato “Non trovato da cercare”  o se preferite “Smarrito”;

– se il documento appartiene a un’altra biblioteca, conservare lo stato del prestito fino a quando, concordato e provveduto all’eventuale riacquisto del documento, non sarete in grado di concludere la transazione.

247. Festività di Natale, di fine e inizio anno

D. Mi ricordi come fare ad aggiornare la pagina con l’orario della biblioteca? Vorrei inserire le chiusure delle prossime feste

R. Eh sì, rimangono pochi giorni per avvisare gli utenti delle chiusure. Se hai bisogno di un aiuto, segui questo vecchio consiglio, ancora tutto valido  
Approfitto però per alcune importanti raccomandazioni:– prima di confermare l’inserimento dell’orario ricontrolla sempre che la data, o l’intervallo di date inserite, sia quella giusta– fai attenzione alla casella “sposta automaticamente le date di scadenza dei prestiti:” che in apertura di pagina compare già flaggata
Prima di iniziare, ti consiglio però di accertarti che sia stato inserito il calendario del 2022, anno in cui cadono alcune festività e forse le tue chiusure; rileggere quest’altro consiglio potrebbe servirti