237. Ricerca documenti mai prestati

D. Per valutare quali sono i libri sugli scaffali che ai nostri lettori non interessano più, avrei bisogno di sapere quali sono quelli mai prestati negli ultimi 10 anni. Come posso fare?

R. E’ una valutazione che possiamo fare utilizzando il filtro presente nella pagina Circolazione => Lista esemplari, “Data ultimo prestito”, che permette di cercare gli esemplari mai prestati a partire da una certa data.La ricerca andrà configurata in modo da selezione gli esemplari posseduti dalla biblioteca (Biblioteca proprietaria) e disponibili (Classe prestabilità), con “Data ultimo prestito” minore di una certa data; atri criteri, come sezione e collocazione, potranno essere aggiunti per limitare la selezione, come in questo esempio

236. Dati esemplare fuori catalogo per richiesta extra-sistema

D. Ho un dubbio sulla compilazione dei dati di un esemplare fuori catalogo, quando si tratta di un inserimento da fare per una richiesta di prestito extra-sistema. Posso inserire anche la serie inventariale e l’inventario?

R. Serie inventariale e inventario non vanno MAI compilati: potrebbero corrispondere a quelli utilizzati da una biblioteca della nostra rete, quindi generare una situazione di ambiguità in fase di identificazione di un esemplare e non solo. Per fare qualche esempio, la serie inventariale CU è utilizzata dalla biblioteca di Curtatone, della Rete mantovana, ma anche dalla nostra Trenzano; BL è utilizzata da San Giorgio Bigarello (MN), così come da Leno; la serie OS da Ostiglia (MN) e da Zone.Dopo aver assegnato ad un esemplare fuori catalogo della biblioteca di Curtatone l’inventario CU-14756, cercando da Banco prestiti otterremmo questo così come questo   visualizzeremmo da Informazioni sull’esemplare. Quando inseriamo un esemplare fuori catalogo per gestire una richiesta di prestito extra-sistema, dopo la breve descrizione del titolo, meglio non compilare altri campi in più rispetto a quelli già precompilati e limitarci solo alla modifica della Biblioteca proprietaria nel campo “Comprato da”. Se lo riteniamo utile, possiamo aggiungere  l’inventario o meglio ancora il codice isbn  nel campo “Titolo dell’esemplare”, dopo la descrizione.

235. Prestiti acquisto Decreto Covid

D. Mi chiedevo: esiste un sistema per calcolare quanti sono i libri acquistati dalla mia biblioteca con il fondo Covid e quanti i prestiti fatti su questi?

R: Nel campo “Sorgente” dell’esemplare è stato aggiunto il valore Acquisto Decreto Covid 2020 che consente di recuperare anche i dati che ti servono, sempre che sia stato compilato correttamente. Queste le operazioni da eseguire:

– Imposta in questo modo il filtro nella pagina Catalogo => Lista esemplari:    – Biblioteca proprietaria => Uguale => (la tua biblioteca)    – Provenienza => Uguale => Acquisto decreto Covid 2020
– clicca il pulsante Cerca e otterrai una lista con il totale degli esemplari contenuti
– seleziona tutte le righe e clicca il link “aggiungi a scaffale” per creare lo scaffale di esemplari
– dallo scaffale che è stato creato, esegui l’operazione “Esporta su file csv”, fra gli elementi da esportare c’è anche il “n.prestiti”, come vedi in questo screenshot

234. Prenotazioni non soddisfacibili

D. Non eseguo spesso il controllo delle prenotazioni non soddisfacibili, da Circolazione => Ricerca prenotazioni, e così mi trovo prenotazioni in attesa da mesi che non potranno mai essere soddisfatte, perché l’unico esemplare che sembrava essere presente alla fine non è più disponibile. Ma non ci eravamo messi d’accordo che quando non si trova l’unico esemplare candidato a soddisfare la prenotazione  SI DEVE avvertire il collega della biblioteca cui fa riferimento l’utente?

R. Esatto, non è la prima volta che lo sottolineo . Purtroppo ci sono colleghi che non controllano che il proprio esemplare non sia l’unico  e lasciano che le prenotazioni rimangano inevase fino allo scadere della durata. Peccato! perché ora la cooperazione con le altre reti ci consentirebbe di recuperare facilmente altri esemplari disponibili. Questo un esempio: due titoli che, non più disponibili nel Bresciano, sembrano essere presenti nel Bergamasco  : grazie ai colleghi, che mi hanno tempestivamente avvisato, potrò annullare le prenotazioni nella nostra rete e inserirne di nuove verso quella bergamasca, con solo qualche giorno d’attesa in più per gli utenti.

233. Ricerca prestiti extra-sistema

D. Ho trovato nelle restituzioni un prestito extrasistemico proveniente dal Mantovano e consegnato probabilmente da un’altra biblioteca della RBBC. Come faccio a sapere se il documento in questione è un ILL richiesto dalla nostra rete? Inoltre, come faccio a scaricare il prestito così che l’utente risulti “in regola” e non venga inutilmente sollecitato, con tutte le spiacevoli conseguenze del caso?

R. Per sapere quale biblioteca della RBBC ha gestito il prestito basta ricercare l’esemplare fuori catalogo da Catalogo => Lista esemplari,selezionando nel filtro il nome della Biblioteca proprietaria il Titolo e/o Lo stato del prestito uguale a “In prestito” .Nella risultante lista compare lo stato del prestito e la biblioteca che ha gestito la transazione; cliccando “Vedi” nella colonna Azioni si può risalire al nome dell’utente. Sempre da Lista esemplari si può procedere allo scarico del prestito: cliccando il link “Ritorna”  nella colonna Azioni si passa alla pagina Circolazione => Banco prestiti, da dove eseguire l’operazione di restituzione cliccando su “Rientra”  . Dopo questa azione la gestione del prestito passa alla biblioteca corrente, che può provvedere alla stampa del cavaliere e alla restituzione alla biblioteca proprietaria a partire dalla pagina Circolazione => Prestiti extra-sistema => Verso l’interno => Da rientrare . Nel caso invece di un prestito proveniente da una biblioteca esterna alla nostra area di cooperazione (prestito interbibliotecario nazionale), senza eseguire alcuna operazione di rientro, si dovrà recapitare il documento alla biblioteca della RBBC che lo ha richiesto, perché provveda alla restituzione secondo le modalità concordate.

231. Modifiche storiche scheda lettore

D. Un lettore ha modificato attraverso l’Opac il suo indirizzo e tutti i suoi contatti. Si possono recuperare i dati che comparivano nella sua scheda prima di questa modifica?

R. Già Clavis ci dava riscontro dei dati che venivano cancellati dall’utente nelle sezioni Contatti e Indirizzi di MyDiscovery, come spiegato in questo vecchio consiglio .

La novità introdotta dalla nuova release v2.11 è che ora possiamo ritrovare indirizzi e contatti così come comparivano nella scheda del lettore PRIMA che il lettore stesso li modificasse attraverso l’Opac     

Cliccando il link modifiche storiche, in alto a destra nella scheda di un lettore nello storico delle azioni eseguite, ritroveremo quindi non solo i dati CANCELLATI, ma anche indirizzi e contatti che sono stati MODIFICATI dallo user “Centro servizi”, vale a dire dall’utente stesso via MyDiscovery  (“Centro servizi” è appunto il nome generico con cui viene indicata un’azione compiuta da MyDiscovery).

230. Orario di apertura

D. Ci sono delle novità importanti della nuova release v2.11?

R. Sì, più d’una. Per averne un quadro completo puoi leggere le note di rilascio:

Fra le più importanti, una particolarmente, utile in questi giorni di frequenti cambi d’orario anche in seguito ai DPCM, è sul funzionamento della tabella per l’inserimento o la modifica degli orari della biblioteca, che troviamo nella scheda “orari della biblioteca” quando apriamo la pagina Biblioteche => Biblioteca: Vista Biblioteca, in modalità modifica.

E’ stata spostata In prima posizione, appena sopra lo schema degli orari della settimana, la casella da disattivare nel caso non si vogliano spostare in avanti le scadenze dei prestiti
E’ stata invece eliminata la tendina con i valori “aggiungi” e “sovrascrivi”.

Adesso per definire l’orario di apertura della nostra biblioteca è necessario:
1) indicare il giorno, oppure il periodo per il quale far valere l’orario settimanale che da inserire;
2) per ogni giorno della settimana tipo, nella colonna “apertura” scegliere nella tendina uno di questi valori:

• “(invariata)” per lasciare invariato l’orario già inserito: le celle delle successive colonne non si possono compilare
• “chiusa” per indicare che la biblioteca è chiusa: le celle delle colonne con le fasce orarie non si possono compilare, ma si può inserire un breve testo nel campo “nota per l’OPAC” , che risulterà appunto visibile anche nell’opac.
• “aperta”: si possono inserire fino a tre fasce orarie e la “nota per l’opac”

La piccola freccia blu, presente nella colonna “azioni”, consente di replicare i dati di una giornata nella giornata sottostante, mentre la gommina cancella l’inserimento dei valori

Quando, terminato l’inserimento, si esegue il salvataggio dei dati, compare un messaggio che riepiloga le azioni effettuate

Qualche esempio:

• se nessuna data viene specificata, nessun dato verrà modificato
• se voglio aggiungere una nota, modificare o aggiungere una fascia oraria giornaliera, dovrò comunque reinserire nella riga l’orario giornaliero completo <  >
• se si seleziona il valore “aperta”, perché l’impostazione venga salvata dovrò selezionare almeno una fascia oraria.

229. Operazioni insiemistiche sugli elementi dello scaffale

D. E’ possibile sapere quanti titoli di un certo autore l’utente non ha letto? Oppure quanti DVD di un determinato genere l’utente X non ha preso in prestito?

R. Capisco il problema! Si possono usare in Comunicazione => scaffale => Operazioni sul contenuto una delle “Operazioni insiemistiche sugli elementi dello scaffale” 

–   metti tutti i prestiti dell’utente in uno scaffale e con l’operazione “estrai esemplari” costruisci uno scaffale di esemplari
–   a partire dalla ricerca dei titoli della tua biblioteca, costrusci lo scaffale  di esemplari di un autore
–   crea un nuovo scaffale e usa l’operazione “differenza” per ottenere il risultato (vedi qui )

223. Prenotazioni

D. Mi ha detto qualcuno che, quando si è in due in biblio e si lavora insieme alle prenotazioni, non si rischia più di trovarsi a gestire due diverse prenotazioni su un unico esemplare. E’ vero?

R. E’ proprio così! Fino a qualche tempo fa poteva succedere che due operatori della stessa biblioteca, lavorando contemporaneamente all’evasione delle prenotazioni, rischiassero di gestire due diverse prenotazioni su un unico esemplare. Il rischio di soprapposizione non si presenta più:

– già in apertura di pagina veniamo avvisati quando un altro operatore sta svolgendo la stessa attività ;

– quando un operatore prende in gestione la prima prenotazione, gli altri colleghi non visualizzano più le altre prenotazioni accodate, che potrebbero essere soddisfatte con quell’unico esemplare.

Succede però ancora che, da Banco prestiti, l’esemplare prenotato, se in gestione a un altro collega, non sia visualizzato come “Esemplare con prenotazioni” e si possa facilmente prestare a un qualsiasi utente: solo tenendo d’occhio i messaggi a piè di pagina possiamo accorgercene. Con la recente aggiunta delle “Notifiche popup”   , la cosa mi sembra più facile.

222. Utenti autoiscritti

D. Gli utenti autoiscritti possono prenotare e richiedere prestiti prima ancora che la loro iscrizione venga completata?

R. Sì, non solo i neo iscritti possono inserire fino a tre prenotazioni, ma possono avere anche fino a tre prestiti. Un aggiornamento della procedura (che si può scaricare qui ) ha reso soddisfacibili le prenotazioni inserite, portando a 3 il numero di prestiti che prima era a 0.

Se questo ha reso più giustificata l’autoiscrizione a distanza, richiede però ai bibliotecari maggiore attenzione, lavorando da Banco prestiti: se si è abituati a inserire cognome e nome per identificare il lettore occorrerà fare molta attenzione alla nota per l’accesso che indica che si è in presenza di una registrazione da completare  .

Sempre utile in questi casi ripetere l’identificazione dalla Lista lettori, per verificare se lo stesso lettore non era già stato iscritto precedentemente   .