123. Esemplari con dati incongruenti

D. Perche’ ci sono prenotazioni che non vengono visualizzate, anche se l’esemplare e’ prestabile? Ho sentito la biblioteca che ha disponibile l’unico esemplare presente nella rete di un titolo che mi e’ stato richiesto, ma la prenotazione non compare nella sua pagina delle prenotazioni da prendere in gestione, quindi non puo’ soddisfarla.

R. Sappiamo che le prenotazioni diventano insoddisfacibili quando gli unici esemplari sono in uno stato che non li rende disponibili per il prestito (in catalogazione, smarrito, ecc.).
E normalmente gli esemplari che sono gia’ in questo stato non dovrebbero essere neppure prenotabili, ma non e’ cosi’ se la Classe di prestabilita’ non concorda con lo Stato dell’esemplare.
Se per esempio l’esemplare e’ “Prestabile”, ma lo Stato e’ “In catalogazione”, la prenotazione viene inserita lo stesso, anche se finira’ confinata a distanza “0”, cioe’ alla distanza che non rende soddisfacibili prenotazioni verso altre biblioteche, e senza che l’utente da MyDiscovery o il bibliotecario da Clavis venga avvisato.

Per ricercare e correggere gli esemplari i cui dati siano stati erroneamente compilati, ogni biblioteca dovrebbe eseguire periodicamente queste operazioni:

1. selezionare da Lista esemplari tutti quelli con STATO DELL’ESEMPLARE “In catalogazione” e CLASSE DI PRESTABILITA’ “Prestabile”;
2. aggiungere tutti gli esemplari a uno scaffale “visibile alla biblioteca”;
3. eseguire da scaffale l’operazione “Cambio dati esemplare”, modificando lo STATO in “Su scaffale”.

Per quanto riguarda gli altri stati, sarebbe opportuno individuare e sistemare gli esemplari che presentano dati incongruenti, ricercando tutti quelli che risultano “Prestabili” ma nello stato “Da scartare”, “Da scartare e sostituire”, “Smarrito”, “Non trovato da cercare”, “Copia di conservazione”, “Perduto/Rubato”, “In riparazione”.

Altrettando importante e’ eseguire periodicamente l’esame delle prenotazioni non soddisfacibili che hanno come biblioteca di ritiro la nostra, a partire dalla pagina Ricerca prenotazioni => Prenotazioni non soddisfacibili, come spiegato qui .

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103. Stato fisico dell’esemplare

D. Dove annotare il deterioramento del supporto? Sto per prestare un libro che e’ stato sottolineato a biro, purtroppo unica copia insostituibile, e non so se e’ sufficiente scriverlo da qualche parte sul documento.  

R. Hai ragione, non basta scrivere una nota su una pagina, o appiccicarla con lo scotch di carta in copertina, per segnalare che il documento e’ sottolineato. C’e’ un campo del record esemplare, STATO FISICO DELL’ESEMPLARE, che e’ pensato apposta per il controllo delle condizioni che possono limitare l’uso di un documento. Di default riporta il dato “Ottimo stato”, ma puo’ essere aggiornato in modo che corrisponda al reale stato di conservazione del documento; uno degli stati presenti nella tendina e’ proprio “Con sottolineature e segni”.
Questa semplice operazione consentira’ di recuperare il documento in cattivo stato al vaglio dell’attivita’ di manutenzione e sfoltimento delle raccolte, attraverso il filtro presente nella pagina Catalogo => Lista esemplari .
Se invece la presenza di sottolineature, parti danneggiate o usurate viene rilevata da un collega di un’altra biblioteca, consiglio di inserire una nota sulla prenotazione, come spiegato qui.
Quantomeno servira’ a ricordare in quali condizioni il libro e’ stato consegnato al lettore.