163. Modifica dati di un esemplare in gestione temporanea

D. Ho riassegnando la gestione di un libro alla biblioteca proprietaria, procedendo – come raccomandato – da scaffale, così da evitare la “sparizione della sezione”, ma alla fine della procedura mi accorgo che al libro manca comunque la sezione. Cosa puo’ essere successo?

R. Senza alcun dubbio, quando ancora avevi in gestione l’esemplare, avrai modificato la classe di prestabilita’ procedendo dalla pagina “Visualizzazione dati dell’esemplare”(da qui ). E’ un errore. Qualsiasi modifica dei dati di un esemplare che non e’ di nostra proprieta’, come cambiare la classe di prestabilita’, puo’ causare la perdita della sezione. Perche’ questo non succeda, ogni modifica (non solo il cambio della biblioteca di gestione) va eseguita da scaffale, attraverso le operazioni contenute nella sezione “Operazioni sul contenuto .

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149. Consultazione locale

D. Un utente ha prenotato un libro che teniamo in consultazione perche’ viene usato per le attivita’ di promozione. Ho atteso qualche giorno, ma pare che nessun’altra biblioteca, di quelle che ne hanno una copia, visualizzi la prenotazione. Cosa devo fare?

R. Potresti modificare la classe di prestabilita’ dell’esemplare, inserendo il valore “consultazione locale “, per renderlo non prenotabile. Gli esemplari con “Solo consultazione”, classe nella quale sono stati messi tutti gli esemplari in consultazione con Sebina, rimangono infatti ancora prenotabili  per la sola consultazione in sede.

146. Esemplari in consultazione

D. Qual e’ la differenza tra “consultazione locale” e “solo consultazione”?

R. Troviamo la risposta nel manuale Clavis: “gli esemplari in “consultazione locale” vengono esclusi dal soddisfacimento delle prenotazioni; gli esemplari in “solo consultazione” rimangono invece prenotabili”.
Dunque, gli esemplari che hanno classe di prestabilita’ “solo consultazione” rimangono prenotabili in Clavis per la sola consultazione in sede ; se quindi la biblioteca indicata per il ritiro non e’ la stessa che gestisce il documento  , la prenotazione finisce tra le non soddisfacibili .
Occorre percio’ dare attenzione ai dati della disponibilita’ durante la prenotazione di un documento, e tener sempre d’occhio il messaggio, piuttosto esplicito, che compare a pie’ di pagina.

140. Prestabilita’ dei DVD

D. Io credevo che Clavis calcolasse i 30 o 60 gg. di riserva locale a partire dall’inserimento a catalogo, ma allora come e’ possibile che una “novità locale 60gg” possa mantenersi anche dopo che sono trascorsi molto piu’ di 60gg dall’inserimento dell’esemplare?

R. “Novita’ locale 30gg” e “Novita’ locale 60gg” indicano un periodo di tempo calcolato a partire dalla Data di inventariazione, durante il quale l’esemplare è prestabile solo dal bancone della biblioteca che lo ha in gestione. Scaduto questo termine, l’esemplare automaticamente prende la classe “Prestabile”.
Nel caso degli audiovisivi pero’, spesso inseriti nel catalogo molto tempo prima di poter essere prestati a norma di legge, Clavis considera, come data per calcolare la riserva locale, anche la data di prestabilita’ , naturalmente per quegli esemplari che sono stati aggiunti  prima di quella scadenza.

123. Esemplari con dati incongruenti

D. Perche’ ci sono prenotazioni che non vengono visualizzate, anche se l’esemplare e’ prestabile? Ho sentito la biblioteca che ha disponibile l’unico esemplare presente nella rete di un titolo che mi e’ stato richiesto, ma la prenotazione non compare nella sua pagina delle prenotazioni da prendere in gestione, quindi non puo’ soddisfarla.

R. Sappiamo che le prenotazioni diventano insoddisfacibili quando gli unici esemplari sono in uno stato che non li rende disponibili per il prestito (in catalogazione, smarrito, ecc.).
E normalmente gli esemplari che sono gia’ in questo stato non dovrebbero essere neppure prenotabili, ma non e’ cosi’ se la Classe di prestabilita’ non concorda con lo Stato dell’esemplare.
Se per esempio l’esemplare e’ “Prestabile”, ma lo Stato e’ “In catalogazione”, la prenotazione viene inserita lo stesso, anche se finira’ confinata a distanza “0”, cioe’ alla distanza che non rende soddisfacibili prenotazioni verso altre biblioteche, e senza che l’utente da MyDiscovery o il bibliotecario da Clavis venga avvisato.

Per ricercare e correggere gli esemplari i cui dati siano stati erroneamente compilati, ogni biblioteca dovrebbe eseguire periodicamente queste operazioni:

1. selezionare da Lista esemplari tutti quelli con STATO DELL’ESEMPLARE “In catalogazione” e CLASSE DI PRESTABILITA’ “Prestabile”;
2. aggiungere tutti gli esemplari a uno scaffale “visibile alla biblioteca”;
3. eseguire da scaffale l’operazione “Cambio dati esemplare”, modificando lo STATO in “Su scaffale”.

Per quanto riguarda gli altri stati, sarebbe opportuno individuare e sistemare gli esemplari che presentano dati incongruenti, ricercando tutti quelli che risultano “Prestabili” ma nello stato “Da scartare”, “Da scartare e sostituire”, “Smarrito”, “Non trovato da cercare”, “Copia di conservazione”, “Perduto/Rubato”, “In riparazione”.

Altrettando importante e’ eseguire periodicamente l’esame delle prenotazioni non soddisfacibili che hanno come biblioteca di ritiro la nostra, a partire dalla pagina Ricerca prenotazioni => Prenotazioni non soddisfacibili, come spiegato qui .