187. Controllo consegna e-mail

D. Come posso accorgermi se una mail inviata non e’ stata consegnata al destinatario? Lettori che abitualmente ricevono le nostre mail lamentano a volte di non essere stati avvisati.

R. Potresti ogni tanto controllare lo stato delle notifiche inviate per e-mail nella pagina Comunicazione => Lista notifiche e cercare quelle “In errore”. In apertura di pagina, il filtro di ricerca, che presenta gia’ impostato il campo BIBLIOTECA MITTENTE, andra’ compilato selezionando la voce “Email” nel campo CANALE e la voce “In errore” nel campo STATO; sarebbe utile poi indicare un intervallo temporale nei campi DATA CREAZIONE, ma potrebbe anche bastare il riordino dell’elenco risultante per data di creazione.
Quando invece il controllo delle notifiche inviate riguarda un singolo lettore, e’ piu’ comodo partire dalla scheda del lettore e cliccare sulla linguetta Notifiche per visualizzare la sezione “lista notifiche per l’utente” .

Qualunque sia la modalita’ scelta, ottenuto l’elenco delle notifiche inviate, in corrispondenza di quella da esaminare e’ necessario cliccare il link “dettagli” nella colonna azioni: si aprira’ la finesta “Comunicazione: notifica” dove controllare lo STATO NOTIFICA e le NOTE. Il campo note delle mail In errore conterra’ messaggi quali per esempio: DROPPED: hardfail [550] HARD BOUNCE: [554], a indicare che la mail e’ stata respinta dai controlli del dominio del destinatario.
Le mail con STATO NOTIFICA “Confermata” dovrebbero invece avere nelle NOTE il messaggio “CONSEGNA OK!”

Come gia’ spiegato in questo consiglio , Clavis trasformera’ i destinatari delle mail “In errore” in “Contatto errato” .

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181. Contatto errato

D. E’ possibile che alcune mail non siano state ricevute perche’ il contatto inserito e’ del tipo Errato?

R. Non puo’ essere quello il motivo: con un indirizzo di questo tipo una mail non puo’ neppure partire. Quando si sta per comporre una qualsiasi notifica i contatti del tipo “Contatto errato” non vengono proprio considerati da Clavis .
Puo’ pero’ essere successo che Clavis abbia trasformato un contatto del tipo “Mail” in “Contatto errato”, dopo che almeno una volta il nostro servizio di consegna della posta si e’ visto respingere il messaggio dal server del destinatario, vuoi perche’ l’indirizzo non era corretto, o non piu’ attivo, oppure perche’ considerato non sicuro da controlli antispam automatizzati e sempre piu’ diffidenti.

Cosa possiamo dunque fare nel caso ci accorgiamo di un “Contatto errato”:
– correggere l’indirizzo se scopriamo che e’ sbagliato e modificare il tipo contatto
– rimuoverlo se e’ un vecchio indirizzo non piu’ utilizzato
– chiedere all’utente se ha un altro indirizzo, alternativo a quello in errore

Il rinnovo dei diritti di prestito e’ proprio l’occasione per esercitare un controllo accurato soprattutto di questi dati.

Cosa invece NON dobbiamo fare? RIPRISTINARE il valore “Mail” nella sezione Circolazione: Utente => Contatti SENZA MODIFICARE la stringa dell’indirizzo: alla prima occasione verrebbe rimesso nello stato  “Contatto errato” e dopo un po’ di volte il grado di diffidenza dei provider di posta nei confronti di tutte le mail spedite dal nostro servizio verrebbe aumentato, con grave danno per le comunicazioni di tutte le biblioteche.

128. Clavis: invio mail

D. Dopo l’ultimo intervento sull’invio mail da Clavis posso ritornare a usare il mittente biblioteca per spedire gli avvisi ai miei lettori?

R. Si’, come spiegato nel nuovo messaggio di Marco Gussago, ora le mail possono essere spedite “a prescindere dal mittente scelto dal bibliotecario all’atto dell’invio”.
Tuttavia, per le notifiche inviate dalla biblioteca, e’ da preferire il mittente “Biblioteca attuale”, perche’ in queste mail il campo Reply-to e’ compilato con l’indirizzo della biblioteca stessa, mentre al mittente “sistema” corrisponde sempre l’indirizzo <infoopac@provincia.brescia.it>.
Gli utenti potranno cosi’ di nuovo utilizzare la funzione RISPONDI AL MITTENTE per rispondere alle nostre mail, ma andra’ ancora raccomandato loro di non salvare in rubrica l’indirizzo di spedizione <no-reply@provincia.brescia.it>.

110. Modelli notifiche

D. Si puo’ modificare il testo della mail che avvisa dei documenti pronti al prestito? Sto per mandare le notifiche ai lettori, ma tra pochi giorni la biblioteca chiudera’ e sarebbe utile rammentarlo anche in questi messaggi? Si puo’ fare?

R. Tutti i modelli delle mail e degli sms che le biblioteche utilizzano per inviare notifiche ai lettori vengono visualizzati nella pagina Biblioteche => Gestione modelli . Non e’ possibile ovviamente intervenire nei modelli di sistema, quelli usati da tutte le biblioteche. Se ne possono invece inserire di nuovi, basandosi su quelli standard. Questi messaggi “personalizzati”, riconoscibili per lo sfondo rosa che gli assegna Clavis, possono servire in momenti particolari dell’anno (per es. prima di Natale), per comunicare chiusure, o riduzioni d’orario. Non e’ consigliabile cambiare completamente il testo proposto dal modello standard, ma si possono aggiungere informazioni che si ritiene necessario dare ai lettori, facendo ben attenzione a non modificare, nel corpo del messaggio, le variabili di sistema, cioe’ le parti di testo racchiuse tra le parentesi graffe (es.: {NAME} {LASTNAME} ecc.). Altra raccomandazione importante, per chi volesse sperimentare questa possibilita’, e’ ricordarsi di cancellare il modello “speciale” quando non serve piu’, per non correre il rischio di far circolare mail con un contenuto superato e fuorviante. Particolare attenzione dovra’ essere data all'”Avviso prestito in scadenza”, che viene inviato in automatico dal sistema, per il quale l’eventuale modello personalizzato ha la priorita’ su quello di sistema, cioe’: se esiste un modello personalizzato, dall’automatismo centralizzato viene sempre inviato quello.
Il modello personalizzato puo’ essere inserito dall’operatore con il profilo di bibliotecario ed e’ utilizzabile da tutti gli operatori della stessa biblioteca, ma non sara’ visibile alle altre biblioteche. Qui una nota dettagliata per la creazione e l’utilizzo di questi modelli.

94. Notifiche di scadenza imminente

D. Ho qualche dubbio circa le “email di cortesia” inviate ai lettori che hanno prestiti in scadenza. Nel caso un lettore abbia prorogato il prestito, quando anche la proroga sta per scadere viene avvisato una seconda volta? Questi avvisi vengono conteggiati come solleciti?

R. Gli utenti di cui abbiamo registrato l’indirizzo e-mail ricevono in automatico un promemoria ogni volta che si avvicina la scadenza di un prestito, quindi, dopo essere stati avvisati in prossimita’ della scadenza dei primi 30 giorni, se effettuano un rinnovo, verranno avvisati anche cinque giorni prima della data di scadenza della proroga.

Queste “Notifiche di scadenza imminente” non vengono assimilate ai “Solleciti per prestiti in ritardo”; pertanto non sono riportate nella colonna “rinnovi/notifiche” della sezione Circolazione: Utente => Prestiti in corso e neppure in quella della pagina Circolazione => Prestiti in corso, o da Circolazione => Banco prestiti. Dobbiamo noi tutti tenere conto che gli utenti con e-mail devono averla ricevuta ed eventualmente cercarla qui.

92. Solleciti multipli

D. Ogni volta che faccio i solleciti, oltre ad impiegare troppo tempo, trovo delle incongruenze che non mi so spiegare. Regolarmente sollecito più volte una stessa persona, mentre qualcun altro sfugge al mio richiamo… Come è possibile?

R. Esiste piu’ di un modo corretto di procedere nei solleciti e l’attivita’ puo’ essere modulata a seconda del tempo e dei mezzi che si hanno a disposizione; percio’ avvisare i nostri utenti del ritardo inviando loro almeno una notifica dovrebbe essere cosa fattibile per tutti e richiedere poco tempo.

Le incongruenze che i bibliotecari piu’ attenti notano e mi riportano sono dovute a una parametrizzazione non del tutto adeguata allo scopo che si prefiggono. A tutte e tutti loro chiedo la pazienza di leggere quanto segue con attenzione. Ecco quindi come impostare la SELEZIONE DI TUTTI I PRESTITI DA SOLLECITARE, INCLUDENDO SIA GLI INTERBIBLIOTECARI IN ENTRATA SIA I PRESTITI LOCALI a partire dalla pagina Circolazione => Prestiti in corso :

BIBLIOTECA DI PROVENIENZA: il campo e’ precompilato con la biblioteca di lavoro, bisogna invece inserire il valore nullo (-) per includere tutte le biblioteche, compresa la nostra;

BIBLIOTECA DI DESTINAZIONE: inserire il nome della biblioteca di lavoro, come biblioteca in cui sono stati consegnati gli esemplari;

STATO DEL PRESTITO: scegliere nella tendina il valore “In prestito”;
SOLO SCADUTI: cliccare per inserire il segno di spunta;

NOTIFICHE: questo parametro serve proprio ad estrarre solo i prestiti mai sollecitati o già sollecitati una, due, o piu’ di due volte; per ricercare gli scaduti mai sollecitati è necessario scegliere il valore “0” (zero);

DATA DI PRESTITO: compilare solo se si vuole operare sui prestiti fatti in un periodo compreso tra due date, a partire da una prima data oppure entro una seconda data;
RIENTRO PREVISTO: compilando solo il secondo campo verranno ricercati tutti gli scaduti alla data che e’ stata indicata;

CONTATTO: selezionare nei due campi gli utenti “con” contatto “email”; terminata l’operazione di invio dei solleciti agli utenti con indirizzo di posta elettronica, il filtro andra’ rieseguito, variando il campo “Contatto” per ricercare gli utenti “senza” “email” da avvisare inviando un SMS; un’ultima ricerca sara’ poi necessaria per ritrovare i prestiti rimasti con zero notifiche, relativi ad utenti che evidentemente dispongono ne’ di posta elettronica ne’ di cellulare e che saranno quindi da avvisare telefonicamente o per lettera.

Escl. esempl. fuori catalogo: il valore proposto di default esclude dalla ricerca i prestiti di esemplari fuori catalogo, quindi anche gli extra-sistema in entrata, per ricercare i quali sara’ necessario ripetere la ricerca e selezionare l’opzione “solo esempl. fuori catalogo”.

Completata la compilazione del filtro di ricerca si dovra’:
1. premere il pulsante Cerca per visualizzare l’elenco dei prestiti da sollecitare;
2. spuntare la casella nella prima riga per selezionare tutti gli esemplari;
3. premere il pulsante “Prepara solleciti multipli”;
4. eseguire la scelta del canale, che dovra’ corrispondere al tipo di Contatto indicato per la selezione;
5. cliccare Esegui;