177. Esportazione file CSV

D. Come funziona l’esportazione da scaffale su CSV/EXCEL? I dati vengono tutti raggruppati!

R. C’e’ una soluzione! Partendo da uno scaffale contenente esemplari, titoli o altri oggetti, possiamo ottenere un file nel formato csv (comma-separated value): e’ un file che presenta i dati di ogni record tutti su una stessa riga, separati da una virgola  . Per arrivare ad averlo con i dati tutti riordinabili e’ necessario importarlo in un foglio di calcolo.

Eseguita l’operazione “Esporta su file CSV”  , per aprire da subito il file visualizzando i dati separati da virgole come campi di un foglio di calcolo e’ meglio usare Calc, compreso nella suite (gratuita!) di Open Office:
– all’apertura della finestra di impostazione, mantenere i parametri proposti  : i dati verranno importati all’interno di celle separate disposte in righe e colonne, corrispondenti ai campi che si e’ deciso di esportare
– salvare quindi il file nel nuovo formato per poterlo rielaborare.

Utilizzando invece Excel l’importazione dei dati – dipende dalle varie versioni – non e’ sempre quella desiderata: i dati vengono tutti importati in una sola colonna di celle ed e’ necessaria una seconda elaborazione per distribuirli in celle ordinate in colonne diverse (si puo’ usare la funzione Dati => Testo in colonne). In alcune versioni di Excel, all’apertura del file una finestra di dialogo consente di scegliere l’opzione (Dati separati da virgole) che lo rende subito riordinabile.

L’importazione dei dati bibliografici o di quelli gestionali in un foglio di calcolo e’ particolarmente utile per:
controllare i dati gestionali degli esemplari
– produrre elenchi a scopo inventariale
– fare alcune utili statistiche

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42. Shelf CSV

D. Qual e’ il metodo piu’ sicuro e veloce per eseguire il controllo da scaffale degli esemplari riassegnati in gestione alla biblioteca proprietaria?

R. E’ certamente la visione dello scaffale nel formato CSV, preferibilmente a video.
La produzione di un file CSV e’ una delle operazioni che si possono eseguire da Comunicazioni => scaffale con questi semplici passaggi:
– nella sezione Operazioni sul contenuto, aprire il menu’ a tendina “seleziona operazione”
– selezionare “Esporta su file CSV”
– cliccare il pulsante esporta
– nella finestra di apertura del file, scegliere di aprirlo con Microsoft Excel

Il file in formato CSV visualizzato via Excel presenta su un’unica comoda riga i campi di un esemplare, alcuni dei quali eloquenti al fine di accertare se l’operazione e’ andata a buon fine:
COMPRATO DA – GESTITO DA: se contengono lo stesso valore significa che l’operazione di riassegnazione si e’ conclusa;
SI TROVA IN: indica in quale biblioteca l’esemplare e’ presente, o da quale e’ stato transitato (attenzione, potrebbe trattarsi di un movimento successivo a quello che stiamo controllando)

E’ opportuno, per la prestante, anche verificare che non sia cambiato nulla nei dati gestionali della SEZIONE (la riassegnazione, se non eseguita da scaffale, potrebbe aver modificato la sezione di collocazione) e della CLASSE PRESTABILITA’ (controllate che sia stato ripristinato il valore iniziale “prestabile”).