92. Solleciti multipli

D. Ogni volta che faccio i solleciti, oltre ad impiegare troppo tempo, trovo delle incongruenze che non mi so spiegare. Regolarmente sollecito più volte una stessa persona, mentre qualcun altro sfugge al mio richiamo… Come è possibile?

R. Esiste piu’ di un modo corretto di procedere nei solleciti e l’attivita’ puo’ essere modulata a seconda del tempo e dei mezzi che si hanno a disposizione; percio’ avvisare i nostri utenti del ritardo inviando loro almeno una notifica dovrebbe essere cosa fattibile per tutti e richiedere poco tempo.

Le incongruenze che i bibliotecari piu’ attenti notano e mi riportano sono dovute a una parametrizzazione non del tutto adeguata allo scopo che si prefiggono. A tutte e tutti loro chiedo la pazienza di leggere quanto segue con attenzione. Ecco quindi come impostare la SELEZIONE DI TUTTI I PRESTITI DA SOLLECITARE, INCLUDENDO SIA GLI INTERBIBLIOTECARI IN ENTRATA SIA I PRESTITI LOCALI a partire dalla pagina Circolazione => Prestiti in corso :

BIBLIOTECA DI PROVENIENZA: il campo e’ precompilato con la biblioteca di lavoro, bisogna invece inserire il valore nullo (-) per includere tutte le biblioteche, compresa la nostra;

BIBLIOTECA DI DESTINAZIONE: inserire il nome della biblioteca di lavoro, come biblioteca in cui sono stati consegnati gli esemplari;

STATO DEL PRESTITO: scegliere nella tendina il valore “In prestito”;
SOLO SCADUTI: cliccare per inserire il segno di spunta;

NOTIFICHE: questo parametro serve proprio ad estrarre solo i prestiti mai sollecitati o già sollecitati una, due, o piu’ di due volte; per ricercare gli scaduti mai sollecitati è necessario scegliere il valore “0” (zero);

DATA DI PRESTITO: compilare solo se si vuole operare sui prestiti fatti in un periodo compreso tra due date, a partire da una prima data oppure entro una seconda data;
RIENTRO PREVISTO: compilando solo il secondo campo verranno ricercati tutti gli scaduti alla data che e’ stata indicata;

CONTATTO: selezionare nei due campi gli utenti “con” contatto “email”; terminata l’operazione di invio dei solleciti agli utenti con indirizzo di posta elettronica, il filtro andra’ rieseguito, variando il campo “Contatto” per ricercare gli utenti “senza” “email” da avvisare inviando un SMS; un’ultima ricerca sara’ poi necessaria per ritrovare i prestiti rimasti con zero notifiche, relativi ad utenti che evidentemente dispongono ne’ di posta elettronica ne’ di cellulare e che saranno quindi da avvisare telefonicamente o per lettera.

Escl. esempl. fuori catalogo: il valore proposto di default esclude dalla ricerca i prestiti di esemplari fuori catalogo, quindi anche gli extra-sistema in entrata, per ricercare i quali sara’ necessario ripetere la ricerca e selezionare l’opzione “solo esempl. fuori catalogo”.

Completata la compilazione del filtro di ricerca si dovra’:
1. premere il pulsante Cerca per visualizzare l’elenco dei prestiti da sollecitare;
2. spuntare la casella nella prima riga per selezionare tutti gli esemplari;
3. premere il pulsante “Prepara solleciti multipli”;
4. eseguire la scelta del canale, che dovra’ corrispondere al tipo di Contatto indicato per la selezione;
5. cliccare Esegui;

61. Solleciti multipli cartacei

D. Stiamo raccogliendo indirizzi e-mail e numeri di cellulare dei nostri utenti, ma rimangono ancora lettori che non hanno ne’ l’uno ne’ l’altro. E’ possibile mandare solleciti per lettera solo a coloro che sono sprovvisti di e-mail e cell.?

R. Nel corso dell’attivita’ di sollecito dei prestiti in ritardo, dopo l’invio degli avvisi attraverso e-mail e sms, possiamo ricercare tutti i nostri utenti mai sollecitati, perche’ sprovvisti di indirizzo e-mail e numero di cellulare, e stampare lettere cartacee da inviare per posta.
Quando si eseguono i solleciti, conviene quindi procedere selezionando anche il tipo di contatto, secondo questo ordine:
– usare prima il filtro “con CONTATTO: Email” per eseguire un primo invio di e-mail a tutti i lettori che risultano avere un indirizzo di posta elettronica;
– ripetere poi l’operazione ricercando tutti i lettori con “NOTIFICHE: 0 (zero)” e “con CONTATTO: Cellulare”, cui spedire un sms;
– eseguire quindi la ricognizione finale di tutti coloro che non hanno ricevuto e-mail o sms, attraverso il filtro “NOTIFICHE: 0 (zero)” e procedere alla stampa dei solleciti cartacei.

E’ questo il metodo piu’ veloce, alternativo alla selezione manuale dei lettori per tipo di contatto inserito, che si puo’ effettuare dopo aver cliccato sul pulsante “prepara solleciti multipli”.

44. Solleciti extra-sistema

D. Come devo fare per mandare solleciti alle biblioteche extra-sistema?

R. Puoi partire dalla pagina Circolazione => Prestiti extra-sistema => Verso l’esterno, dove i prestiti scaduti sono evidenziati con una cornice rossa intorno alla data di restituzione. Sulla stessa riga, nella colonna Azioni, compare il link Sollecita, su cui cliccare per avviare l’operazione di sollecito per il singolo prestito o per tutti i prestiti della stessa biblioteca.
La pagina che si apre successivamente (Circolazione: Gestione notifica utente) riporta nella sezione Prestito in ritardo, gia’ selezionato, il titolo da cui siamo partiti, quindi di seguito gli altri prestiti scaduti (Altri prestiti in ritardo dell’utente), tra i quali possiamo spuntare quelli inviati dalla nostra biblioteca.
Nella sezione Scelta del canale selezionare “e-mail” dal menu a tendina, quindi il mittente, “biblioteca attuale”, e il modello, “sollecito standard extra prestito”. Pigiando il bottone Esegui la mail viene inviata, mentre nella parte terminale della videata viene visualizzato lo storico dei solleciti gia’ inviati a quella biblioteca.

29. Notifiche telefoniche

D. Quando vedo che un prestito con un forte ritardo ha zero notifiche, come faccio ad avere la certezza che l’utente non e’ gia’ stato avvisato per telefono o di persona da un altro collega? C’e’ il modo di registrare l’avviso fatto con un mezzo diverso dalla e-mail o dallo sms?

R. La certezza purtroppo non c’e’, anche se tenere traccia di tutte le notifiche inviate sarebbe un’azione indispensabile al buon funzionamento del sistema. Ed e’ prevista da Clavis! Se mail e sms vengono registrati automaticamente, la registrazione degli avvisi fatti per telefono o di persona puo’ essere annotata manualmente. La procedura delle notifiche prevede infatti anche gli avvisi fatti per telefono, come in questo esempio.
Seguiamolo tutti 😉