207. Prenotazioni e “smarritini”

D. Quando non posso evadere una prenotazione perché non trovo il documento cosa è meglio fare? Meglio dare subito il documento come smarrito o lasciare la prenotazione in attesa per qualche giorno?

R. Confesso che anch’io sono sempre combattuta sul da farsi, perché non è piacevole dare per smarrito un documento che dovrebbe trovarsi sullo scaffale. Eppure, nell’interesse dell’utente, è sempre meglio modificare subito lo Stato in “Non trovato da cercare”, dopo aver ceduto la gestione, e passare la mano a un’altra biblioteca  . Perché succederà che:
se la prenotazione non è contrassegnata da bandierina, presto un’altra biblioteca la evaderà;
se la prenotazione ha la bandierina e la nostra non è l’unica copia, cedendo la gestione e mettendo l’esemplare nello Stato “Non trovato da cercare”, la prenotazione passerà ad un altro bacino già il giorno dopo.
Anche quando siamo gli unici a possedere l’esemplare, non é il caso che passi troppo tempo prima di avvisare la biblioteca di ritiro del suo smarrimento: qualche altra biblioteca esterna alla nostra rete potrebbe renderlo disponibile ricevendo una richiesta extra-sistema.

194. Prenotazioni non soddisfacibili

D. Possibile che abbia potuto prenotare un titolo il cui unico esemplare non e’ disponibile? Eppure la prenotazione c’e’ e l’utente non si spiega perche’ il documento non sia ancora arrivato.

R. No, infatti e’ impossibile: per una  notizia senza esemplari disponibili il pulsante “Prenota titolo” non e’ attivo , mentre in Opac risulta “Non prenotabile”
Si tratta certamente di uno di quei casi in cui, proprio in seguito ad una richiesta, l’esemplare non è stato trovato, oppure si e’ deciso di non renderlo piu’ disponibile per il prestito, modificandone la disponibilita’. Ma si e’ trascurato di avvisare i colleghi.

Lo si puo’ dedurre facilmente, visto che Clavis tiene traccia di tutte le azioni fatte. Se guardiamo alla data in cui e’ stata inserita la prenotazione  (attraverso il link “Vedi” in corrispondenza della prenotazione) e la confrontiamo con quella della modifica dell’esemplare (link “Modifiche storiche”, in alto a destra nella pagina “Visualizzazione dati dell’esemplare”) ci accorgeremo che la modifica della disponibilita’ e’ conseguente alla richiesta.

E’ possibile fare un controllo periodico, per trovare tutte le prenotazioni di nostri lettori che si attardano perche’ nel sistema non esistono piu’ esemplari per soddisfarle. Dalla pagina Circolazione => Ricerca prenotazioni => Prenotazioni non soddisfacibili

Quando non possiamo evadere una prenotazione e siamo gli unici a poterlo fare siamo tenuti ad avvertire i colleghi, e’ sorprendente doverlo ricordare. Qui un vecchio consiglio ancora valido in ogni aspetto

150. Pagina di ricerca delle prenotazioni “non soddisfacibili”

D. Come posso cercare tutte le prenotazioni pendenti, in particolare quelle che non vengono evase da tanto tempo?

R. La pagina Circolazione => Ricerca prenotazioni consente di visualizzare e gestire tutte le prenotazioni pendenti (vedi questa nota). Recentemente e’ stata riorganizzata la sezione che contiene le Prenotazioni non soddisfacibili, raggruppate per tipo di problema allo scopo di evidenziare la ragione del ritardo e permettere ai bibliotecari di decidere sul da farsi. Fatte tutte le considerazioni, si potrebbe per esempio decidere di aggiungere altre copie nella rete per accorciare le code di attesa, oppure rivolgere la richiesta alle biblioteche extra-sistema.

Purtoppo a volte sono proprio i colleghi a complicarci la vita, quando dopo essersi resi conto dello smarrimento dell’unico esemplare che avrebbe potuto soddisfare la nostra richiesta non ci avvisano, come gia’ raccomandato qui  . Ma a tutto c’e’ rimedio o almeno un’azione conseguente, per questo tra le buone pratiche e’ necessario prevedere anche il controllo periodico di questa pagina.

123. Esemplari con dati incongruenti

D. Perche’ ci sono prenotazioni che non vengono visualizzate, anche se l’esemplare e’ prestabile? Ho sentito la biblioteca che ha disponibile l’unico esemplare presente nella rete di un titolo che mi e’ stato richiesto, ma la prenotazione non compare nella sua pagina delle prenotazioni da prendere in gestione, quindi non puo’ soddisfarla.

R. Sappiamo che le prenotazioni diventano insoddisfacibili quando gli unici esemplari sono in uno stato che non li rende disponibili per il prestito (in catalogazione, smarrito, ecc.).
E normalmente gli esemplari che sono gia’ in questo stato non dovrebbero essere neppure prenotabili, ma non e’ cosi’ se la Classe di prestabilita’ non concorda con lo Stato dell’esemplare.
Se per esempio l’esemplare e’ “Prestabile”, ma lo Stato e’ “In catalogazione”, la prenotazione viene inserita lo stesso, anche se finira’ confinata a distanza “0”, cioe’ alla distanza che non rende soddisfacibili prenotazioni verso altre biblioteche, e senza che l’utente da MyDiscovery o il bibliotecario da Clavis venga avvisato.

Per ricercare e correggere gli esemplari i cui dati siano stati erroneamente compilati, ogni biblioteca dovrebbe eseguire periodicamente queste operazioni:

1. selezionare da Lista esemplari tutti quelli con STATO DELL’ESEMPLARE “In catalogazione” e CLASSE DI PRESTABILITA’ “Prestabile”;
2. aggiungere tutti gli esemplari a uno scaffale “visibile alla biblioteca”;
3. eseguire da scaffale l’operazione “Cambio dati esemplare”, modificando lo STATO in “Su scaffale”.

Per quanto riguarda gli altri stati, sarebbe opportuno individuare e sistemare gli esemplari che presentano dati incongruenti, ricercando tutti quelli che risultano “Prestabili” ma nello stato “Da scartare”, “Da scartare e sostituire”, “Smarrito”, “Non trovato da cercare”, “Copia di conservazione”, “Perduto/Rubato”, “In riparazione”.

Altrettando importante e’ eseguire periodicamente l’esame delle prenotazioni non soddisfacibili che hanno come biblioteca di ritiro la nostra, a partire dalla pagina Ricerca prenotazioni => Prenotazioni non soddisfacibili, come spiegato qui .

90. Prenotazione non soddisfacibile

D. Un lettore ha protestato (giustamente!) per essere rimasto a lungo in attesa di un libro che, lo ha scoperto solo ieri e senza che nessuno l’abbia mai avvisato, non e’ piu’ disponibile. Come puo’ essere?

R. Purtroppo ci sono ancora colleghi che non si preoccupano di avvisare quando la prenotazione dell’unica copia presente nella nostra rete non puo’ essere soddisfatta. Cio’ costringe ogni biblioteca a cercare periodicamente le prenotazioni “non soddisfacibili” fatte da suoi utenti, come spiegato nella seconda parte di questo documento. Pessima prova di cooperazione.

Quanto a chi avvisare e quando e’ indispensabile farlo, nel caso non fossimo in grado di evadere una prenotazione, suggerisco di rileggere questo consiglio.

63. Biblioteca disponibile per il ritiro

D. Ciao, ho provato a fare una prenotazione, ma mi sono accorta che come biblioteca di ritiro la mia non esiste più; anche un utente mi ha fatto notare che dall’Opac non è possibile sceglierci come biblioteca di ritiro. Forse ho dimenticato qualcosa quando ho riaperto la biblioteca?

R. Una delle prime cose da fare subito dopo la riapertura e’, se si era effettuata la disabilitazione, riabilitare la biblioteca al ritiro del materiale prenotato. Dimenticarsene vuol dire non solo che ne’ in Clavis, ne’ in Opac si potra’ scegliere la tua come biblioteca di ritiro del documento prenotato, ma che le prenotazioni verso la tua biblioteca inserite dai lettori prima della chiusura rimarranno inevadibili, perche’ non visualizzate nella pagina Circolazione => Prenotazioni.

Come procedere nella verifica ed eventualmente alla riabilitazione:
– in Clavis, raggiungere la pagina della Biblioteca e controllare che il campo STATO BIBLIOTECA contenga il valore “Attiva”; in presenza di altri valori, cliccare il pulsante Modifica e selezionare la voce “Attiva” dal menu a tendina, quindi cliccare Salva e chiudi.
– in DiscoveryNG, nella pagina della biblioteca, sezione catalogo, la casella “Disponibile per il ritiro” deve essere spuntata.

52. Prenotazioni e Smarritini

D. Sono sempre in dubbio su quello che devo fare quando a scaffale non trovo un esemplare prenotato: dare subito il documento come smarrito, oppure prendere qualche giorno di tempo per cercare meglio? Gli scaffali spesso vengono messi in disordine dagli utenti e molti dei libri che non si trovano sono semplicemente fuori posto.

R. Lasciare in attesa la prenotazione e fare altri tentativi di ricerca prima di dare un documento come perso e’ una tentazione che abbiamo tutti e che ci portiamo forse dietro da Sebina, ma in Clavis e’ decisamente un comportamento sbagliato, perche’ allunga inutilmente i tempi di attesa del documento, mentre è previsto uno stato per i documenti non ancora definitivamente smarriti.

Per come funziona il meccanismo di assegnazione delle prenotazioni, mettendo subito la copia che non troviamo nello stato “non trovato da cercare”, la prenotazione potrebbe subito passare a una distanza superiore e trovare un esemplare di un’altra biblioteca capace di soddisfarla; se invece fosse l’unica copia disponibile, mettendola in quello stato e avvisando la biblioteca scelta dall’utente per il ritiro (secondo le indicazioni date in questo vecchio consiglio) daremmo comunque una risposta utile ad orientare con tempestivita’ la ricerca verso biblioteche esterne alla nostra rete.