111. Rinominare lo scaffale per cambio gestione

D. Tu raccomandi di modificare il nome dello scaffale creato dal plugin “Richiesta cambio gestione” perche’ ad ogni nuova richiesta si generi un nuovo scaffale di esemplari, e io lo faccio sempre: modifico il nome dello scaffale contenuto nel task. Nonostante questo pero’ nello scaffale ci ritrovo sempre anche tutti gli esemplari che la stessa biblioteca mi aveva richiesto le volte precedenti. E’ un problema solo mio?

R. Per forza, facendo cosi’ non modifichi il titolo dello scaffale ma solo quello del task! Anche tu, come altri colleghi, hai creduto che, modificando il nome dello scaffale riportato dentro il task, la nota che contestualmente ad ogni richiesta di cambio gestione la procedura crea nella pagina di cose da fare (Gestione task), si modificasse simultaneamente anche il nome dello scaffale. Ma cosi’ non e’
Per modificare il nome dello scaffale e’ invece necessario:
– aprire la pagina “Visualizzazione Dati dello scaffale”, contenente gli esemplari chiesti in gestione, attivando il link contenuto dentro il task, oppure da Comunicazione => Lista scaffali cliccando il link “vedi” nella colonna “azioni” in corrispondenza dello scaffale da modificare;
– cliccare il pulsante “modifica” in basso a destra;
– modificare il nome dello scaffale e cliccare sul pulsante “salva e chiudi”.

Occorre quindi fare attenzione: mentre task (indicazione di una cosa da fare) e mail (notifica) vengono generati ad ogni nuova richiesta, un nuovo scaffale di “richiesta cambio gestione” viene creato solo se non ne esiste gia’ uno con lo stesso nome, da riutilizzare.

Annunci

106. Scaffali per cambio gestione

D. Cosa succede nello scaffale della biblioteca richiedente il cambio di gestione se cancello o aggiungo esemplari nello scaffale che si e’ generato nella mia biblioteca?

R. Nulla, non succede proprio nulla perche’ i due scaffali non sono collegati da automatismi: il plugin cambio di gestione non fa altro che copiare dentro nuovi scaffali gli esemplari da richiedere per ognuna delle biblioteche che ne hanno la gestione.
Percio’ possiamo cancellare dal nostro scaffale un esemplare che non daremo in gestione , ma dobbiamo farlo sapere anche alla biblioteca richiedente perche’ anch’essa possa cancellarlo e tenersi allineata . Lo stesso se riteniamo addirittura di eliminare lo scaffale, quando nessuno degli esemplari contenuti verra’ dato in gestione .

96. Scaffale “Libri da leggere”

D. Come fare per aiutare quei lettori che vogliono tenere una lista di libri da leggere, ma che non sanno utilizzare gli scaffali di MyDiscovery?

R. Qualcosa di simile allo scaffale “Da leggere (0): Libri che vorrei leggere”, presente in Mydiscovery, possiamo gestire anche in Clavis, costruendo uno scaffale di titoli che il nostro utente e’ intenzionato a leggere e che terremo aggiornato per lui, cancellando volta per volta quelli già letti.
Per rendere lo scaffale facilmente ricercabile e’ pero’ necessario:
– che sia visibile a tutti gli operatori della biblioteca;
– che contenga il nome del lettore nel campo Nome;
– che venga inserito l’indirizzo dello scaffale nel campo “Nota per l’accesso” della scheda lettore in modo da poterlo facilmente visualizzare a partire da Banco prestiti; dovremo poi ricordarci di cancellarlo quando elimineremo lo scaffale.

Noi lo stiamo utilizzando, specialmente con utenti che vogliono leggere tutte le opere di un certo autore, o che prediligono libri su un certo tema e vi garantisco che funziona.

76. Inviare e-mail a gruppi di lettori

D. La mia biblioteca chiude qualche settimana per lavori di ristrutturazione. Come faccio a mandare una mail a tutti gli utenti per dare istruzioni sulla chiusura? Riesco a isolare gli utenti con e-mail dalla lista utenti, ma poi? Devo inserirli in uno scaffale?

R. L’invio di un messaggio a tutti i lettori che hanno comunicato il proprio indirizzo di posta elettronica e’ una delle operazioni che si possono fare da scaffale, quindi se hai gia’ selezionato da Circolazione => Lista utenti i lettori con e-mail, devi inserirli in uno scaffale per poter eseguire la relativa operazione “spedisci mail“, che consiste nel:
– compilare il campo “Titolo” (oggetto della mail);
– inserire il messaggio che vuoi spedire all’interno del campo “Contenuto dell’email”;
– quindi premere il pulsante Spedisci.
Un messaggio con lo sfondo verde nella barra confermera’ la spedizione.

Quando si opera da scaffale non e’ comunque indispensabile partire da una lista di soli lettori con e-mail, perche’ il programma eseguira’ automaticamente la selezione inviando il messaggio solo a coloro che hanno questo tipo di contatto.
Per distinguere inoltre gli utenti avvisati con e-mail da quelli ancora da avvisare e’ necessario, sempre attraverso l’operazione “spedisci mail”, indicare la scelta di uno “Scaffale di destinazione per gli elementi processati“: tutti gli utenti avvisati con e-mail verranno spostati nel nuovo scaffale; nello scaffale di partenza rimarranno invece solo quelli che sono da avvisare attraverso altri canali.

E’ poi opportuno ricordare che la mail inviata da Clavis e’ nel formato testo semplice, quindi senza formattazioni (grassetti o link) e senza allegati.

Infine, quando si invia un consistente numero di mail, si deve tenere conto che tutte tutte quelle con indirizzo errato verranno rispedite al mittente, cioe’ all’indirizzo di posta inserito nella scheda della biblioteca.

71. Scaffale cancellato

D. Buongiorno, stavo facendo “pulizia” nella pagina degli scaffali di richiesta libri e ne ho cancellato uno che devo ancora evadere; cosa posso fare per recuperarlo?

R. Non c’e’ modo di recuperare uno scaffale, una volta che e’ stato cancellato lo si deve ricostruire daccapo. In questo caso e’ possibile richiedere al collega gli esemplari da cedere in gestione, mandando una mail in risposta a quella che hai ricevuto, avente come oggetto “Richiesta cambio gestione da parte di ***”. Quando avrai recuperato gli esemplari dovrai inserirli in un nuovo scaffale, che potra’ avere lo stesso nome di quello cancellato (es.: “25989-44-Gruppo di lettura Roè”). La modalita’ piu’ veloce e’ il caricamento da Comunicazioni: scaffale => Operazioni sul contenuto => Inserimento esemplari su scaffale da barcode.
Fatto questo potrai procedere all’assegnazione degli esemplari alla biblioteca che li ha chiesti temporaneamente in gestione.

69. Copiare, modificare, trasformare scaffali di notizie e di esemplari

D. Si può usare uno scaffale gia’ esistente come “base”, copiarlo, modificarlo e trasformarlo in un altro scaffale?

R. Qualsiasi scaffale, anche di un’altra biblioteca e se sufficientemente condiviso, puo’ essere riprodotto con: Comunicazioni: scaffale => Visualizzazione dati => Operazioni sul contenuto => Copia.
Il contenuto, copiato all’interno di un nuovo scaffale, potra’ cosi’ essere modificato a proprio piacimento, attraverso l’aggiunta o l’eliminazione di oggetti.

Se si tratta invece solo di eliminare da uno scaffale esistente i titoli non posseduti dalla biblioteca in cui si lavora, Clavis prevede una procedura semplificata in due passaggi:
1. estrarre dallo scaffale di partenza solo gli esemplari presenti nella biblioteca;
2. ricavare dallo scaffale di esemplari della nostra biblioteca un nuovo scaffale di notizie.

Si faccia attenzione a quest’ultima operazione, che e’ indispensabile se vogliamo pubblicare il contenuto in DiscoveryNG e quindi sull’Opac.
Due infatti sono le condizioni per pubblicare uno scaffale sul portale DiscoveryNG:
– deve contenere solo notizie;
– deve essere in uno dei tre stati visibili in Opac.

La pubblicazione in Opac di scaffali ottenuti filtrando i titoli presenti nella nostra biblioteca che sono contenuti in scaffali creati da altre biblioteche risulta infine ancora piu’ semplice se eseguita in una ShelfPage di DiscoveryNG, come si vede bene da qui.

68. Scaffali in sola lettura

D. Si possono utilizzare gli scaffali tematici gia’ preparati da altre biblioteche? I colleghi della RBBC riescono a crearne di fantastici e potrei ricavarne dei percorsi bibliografici per la mia biblioteca.

R. Se il contenuto dello scaffale puo’ essere condiviso, perche’ no? Spartirsi il lavoro anche nella predisposizione di questi strumenti e’ una buona cosa. Lo stato “visibile a tutta la rete e OPAC (sola lettura)” consente infatti a tutte le biblioteche di visualizzare lo scaffale e di produrne una stampa in formato cartaceo o digitale, con indicazione sintetica degli esemplari presenti nella rete e nella biblioteca di lavoro. La bibliografia puo’ essere stampata a partire dalla pagina Comunicazioni => Lista scaffali => Visualizzazione dati, scegliendo l’operazione “Stampa da scaffale” e il modello “Bollettino novita”.

Nel caso non si conosca il titolo esatto di uno scaffale, per cercare tra le decine di scaffali esistenti, si puo’ utilizzare una parola chiave, preceduta dal segno percentuale; oppure si puo’ scegliere di limitare la ricerca alla biblioteca o al sistema che sappiamo aver creato lo scaffale.
Se impostando questi filtri la ricerca non da’ il risultato atteso, la si puo’ estendere a tutti gli scaffali visualizzabili.

Infine una raccomandazione: quando si incontrano scaffali predisposti da altri colleghi che si trovano nello stato “visibile a tutta la rete e OPAC”, se non sono stati presi degli accordi precisi con chi li ha creati, si deve evitare di modificarli togliendo o aggiungendo titoli o, peggio ancora, di eliminarli.