192. Calendario di apertura

D. C’e’ qualcosa che non va nel calendario di apertura della mia biblioteca: mancano tutti i giorni del 2019!

R. Eh si’, per chi non l’avesse ancora fatto e’ giunto il momento di compilare l’orario di apertura per il nuovo anno, aggiungendo le chiusure festive e straordinarie. Per inserire o modificare l’orario di apertura settimanale e’ dunque necessario:
– aprire la pagina “Biblioteca: Vista Biblioteca” in modalita’ Modifica, cliccando sul bottone in basso a destra e poi cliccare l’etichetta “orari di apertura”;
– eseguire  le operazioni qui visualizzate in sintesi

Vi restano pochi giorni anche per mettere nel calendario le chiusure per le festivita’ di fine anno 2018. In questo vecchio consiglio  trovate le operazioni da eseguire
Due importanti raccomandazioni:
– attenzione a indicare l’intervallo di tempo giusto prima di confermare l’inserimento dell’orario settimanale;
– attenzione alla casella “sposta automaticamente le date di scadenza dei prestiti:” che compare gia’ selezionata  sotto la tabella.

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168. Chiusure natalizie e aggiornamento orario di apertura

D. Ho inserito nel calendario una settimana di chiusura tra Natale e Capodanno, tutto bene tranne che i prestiti in scadenza in quei giorni non sono slittati al primo giorno di riapertura. Mi sai dire perche’?

R. Forse cio’ che manca nel tuo calendario e’ proprio la data del primo giorno di riapertura della biblioteca. Dai un’occhiata all’orario annuale e controlla di aver gia’ inserito il nuovo anno.
La tua domanda mi da’ l’occasione di ricordare a tutti i colleghi di inserire le chiusure di fine anno, festive e feriali, insieme all’orario di apertura dell’anno nuovo, come gia’ descritto in quest’altro consiglio .

155. Gestione orario della biblioteca

D. Sto per inserire il periodo estivo di chiusura nell’orario della biblioteca e non vorrei combinare guai. Ci sono novita’ nella nuova versione?

R. Si’. L’ultima release (2.8.6) ha modificato la pagina di inserimento dell’orario settimanale della biblioteca, aggiungendo nell’area MODIFICHE ALL’ORARIO due nuovi campi:
– la casella SPOSTA AUTOMATICAMENTE LE DATE DI SCADENZA DEI PRESTITI: quando si inseriscono giorni di chiususra, se NON si intende prolungare fino al giorno di riapertura la scadenza dei prestiti, e’ necessario togliere la spunta che compare di default ;
– la tendina sovrascrivi/aggiungi: si puo’ scegliere di sovrascrivere per intero l’orario della settimana di base, mantenendo il valore “sovrascrivi”  ; oppure di aggiungere o modificare fasce orarie e note, selezionando l’operazione “aggiungi” .
In altre parole, lasciando il valore “sovrascrivi” ogni nuova scrittura sostituisce completamente il precedente orario per l’intervallo di tempo indicato, mentre ATTENZIONE i giorni lasciati vuoti verranno considerati di chiusura.
Nel caso invece di aggiunte all’orario esistente, selezionando “aggiungi” si possono fare integrazioni o variazioni di fasce orarie senza riscrivere tutta la settimana.

Altre novità riguardano:
– l’aggiunta di una tendina nella colonna “apertura” della tabella d’inserimento, che insieme ai valori “aperta”, “chiusa” contiene l’opzione “valore esistente” e che dovrebbe salvaguardare il valore aperta/chiusa quando già inserito;
– la scomparsa del bottone (che in effetti creava equivoci) “Scrivi orari”che serviva a confermare gli orari inseriti. Per completare l’operazione ora basta cliccare sui bottoni “salva”, “salva e chiudi” a sinistra in fondo nella pagina.

142. Modifiche orario di apertura e spostamento scadenza prestiti

D. Abbiamo notato che i nostri prestiti del mese di gennaio scadono a fine giugno 2017. Cosa puo’ essere successo?

R. Il vostro caso, un po’ particolare, mi da’ modo di avvertire tutti di stare attenti quando lavorano sugli orari di apertura. Questo slittamento in avanti delle scadenze (qui ne visualizzate un esempio ) e’ dovuto infatti a un maldestro intervento su quella tabella. L’inserimento delle giornate di chiusura e’ un’operazione che richiede molta attenzione perche’ ha effetti diretti sull’automatismo che prolunga, in modo irreversibile, i prestiti in scadenza nei giorni di chiusura fino alla prima data utile di riapertura.

E’ importante considerare che ogni variazione sovrascrive sempre l’orario precedente. Perciò, quando si modifica l’orario settimanale:
– se non viene selezionata la casella di spunta “aperto”, quel giorno e’ considerato di chiusura anche se è inserito un orario;
– nella tabella “Modifiche all’orario” occorre inserire l’orario dell’intera settimana e non solo quello dei giorni da modificare.

139. Chiusure per festivita’

D. Sono in ritardo con l’inserimento in Clavis delle chiusure natalizie. Temo che oramai molti prestiti scadranno proprio in quei giorni, provocando qualche disagio ai nostri lettori. Oltre ad aggiornare la tabella degli orari, cos’altro devo fare per informare i miei lettori della settimana di chiusura?

R. Non ti preoccupare, aggiornando l’orario di apertura in Clavis le scadenze di tutti i prestiti nei giorni di chiusura verranno spostate in avanti al primo giorno utile di riapertura, anche se gia’ registrati prima della variazione d’orario*.
E’ opportuno comunque aggiornare gli orari con un buon margine di anticipo, considerando che 5 gg. prima della scadenza gli utenti con indirizzo e-mail ricevono il “Promemoria di prossima scadenza di documenti in prestito”; inoltre raccomando la massima attenzione nell’eseguire la modifica, proprio perche’ una variazione d’orario potrebbe modificare la scadenza dei prestiti in corso in modo irreversibile.

Per quanto riguarda cio’ che e’ opportuno fare per informare tutti, colleghi e lettori, delle chiusure straordinariamente programmate, rimando a questo vecchio ma ancora utile consiglio.

 

* come spiegato nella nota di rilascio della v2.8.3 “La modifica degli orari biblioteca che determina la chiusura di una biblioteca sposta i prestiti che avevano data di rientro in quella data a una data successiva”.

119. Aggiornamento calendario di apertura

D. Ho cercato di inserire nel calendario in Clavis la chiusura del 25 aprile, ma tutti i tentativi fatti sono falliti e la modifica non e’ stata salvata. Cosa sto sbagliando?

R. Anche tu sei vittima dell’errore piu’ frequente in cui si incappa procedendo alla modifica dell’orario di apertura: dimenticarsi, prima di salvare e chiudere l’operazione, di cliccare il pulsante “scrivi orari”, che si trova a sinistra, sotto la tabella per le modifiche all’orario. Capita spesso, anche se chi ha disegnato la pagina ha evidenziato il pulsante contornandolo di rosso. Prova quindi a ripetere l’operazione, seguendo tutti i passaggi qui indicati , e gia’ che ci sei inserisci anche le festivita’ del 1 maggio e del 2 giugno, se ovviamente per la tua biblioteca cadono in giorni di apertura.

93. Chiusure estive

D. Devo modificare l’orario di apertura della mia biblioteca nel mese di agosto: orario ridotto e qualche giorno di chiusura. Mi ricordi cosa devo fare?

R. Bravo, e’ giusto il momento di aggiornare in Clavis il calendario se per l’estate sono previste chiusure o variazioni d’orario; non solo perche’ l’informazione arrivi tempestivamente a tutti i lettori, che in Opac possono consultare la tabella aggiornata dell’orario di apertura, ma anche perche’ il programma ne possa tener conto nel calcolo della durata dei prestiti, come gia’ avevamo detto qui.

Oltre a mettere cartelli, segnalare la chiusura (eventualmente) nelle firme automatiche ai messaggi, nei segnalibri ecc., ecco cosa dovete ricordare di fare in Clavis e Opac:

– la cosa piu’ urgente e’ modificare l’orario d’apertura della biblioteca, come spiegato qui.
– in base alla durata della chiusura, valutate poi se disabilitare la biblioteca al ritiro del materiale prenotato.
– del tutto inutile, invece, scriverlo in lista, come ho cercato di argomentare qui senza molto successo visti i messaggi che arrivano ancora, mentre resta sempre molto opportuno comunicarlo al proprio Centro operativo.