134. Rinominare lo scaffale prima di cedere la gestione degli esemplari

D. Perche’ dopo aver fatto partire un nuovo scaffale di richiesta cambio gestione alcune biblioteche mi inviano ancora esemplari di scaffali precedenti che ho gia’ restituito?

R. Ci sono colleghi a cui non e’ ancora ben chiaro che e’ necessario SEMPRE rinominare gli scaffali generati dalla richiesta di cambio gestione, per non continuare a movimentare inutilmente materiale. Ad ogni nuova Richiesta cambio gestione Clavis controlla se nella pagina degli scaffali della biblioteca che deve cedere la gestione ce n’e’ gia’ uno che nel campo “Nome” riporta il nome della bilioteca che chiede il cambio gestione, seguito dai due punti, lo spazio e la frase “richiesta cambio gestione” (es.: ROCCAFRANCA: richiesta cambio gestione). Se c’e’, i titoli della nuova richiesta vengono semplicemente aggiunti a quelli gia’ presenti; se non c’e’, o ha un nome anche solo leggermente diverso, viene invece creato un nuovo scaffale intitolato: : richiesta cambio gestione.

Lo scaffale va quindi SEMPRE rinominato quando si inizia l’assegnazione degli esemplari a un’altra biblioteca. Soprattutto perche’ si risparmia dell’inutile lavoro: avevo gia’ spiegato tutto in questa nota, al punto 2.2

COME eseguire l’operazione e’ presto detto:
– aprire la pagina “Visualizzazione Dati dello scaffale”, contenente gli esemplari chiesti in gestione, attivando il link contenuto dentro il task, oppure da Comunicazione => Lista scaffali cliccando il link “vedi” nella colonna “azioni” in corrispondenza dello scaffale da modificare ;
– cliccare il pulsante “modifica” in basso a destra;
– modificare il nome dello scaffale e cliccare sul pulsante “salva e chiudi” .

Si puo’ scegliere di rinominare lo scaffale aggiungendo anche soltanto un carattere , ma io suggerisco di inserire prima del nome il numero identificativo per avere gli scaffali in ordine cronologico di inserimento.

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111. Rinominare lo scaffale per cambio gestione

D. Tu raccomandi di modificare il nome dello scaffale creato dal plugin “Richiesta cambio gestione” perche’ ad ogni nuova richiesta si generi un nuovo scaffale di esemplari, e io lo faccio sempre: modifico il nome dello scaffale contenuto nel task. Nonostante questo pero’ nello scaffale ci ritrovo sempre anche tutti gli esemplari che la stessa biblioteca mi aveva richiesto le volte precedenti. E’ un problema solo mio?

R. Per forza, facendo cosi’ non modifichi il titolo dello scaffale ma solo quello del task! Anche tu, come altri colleghi, hai creduto che, modificando il nome dello scaffale riportato dentro il task, la nota che contestualmente ad ogni richiesta di cambio gestione la procedura crea nella pagina di cose da fare (Gestione task), si modificasse simultaneamente anche il nome dello scaffale. Ma cosi’ non e’
Per modificare il nome dello scaffale e’ invece necessario:
– aprire la pagina “Visualizzazione Dati dello scaffale”, contenente gli esemplari chiesti in gestione, attivando il link contenuto dentro il task, oppure da Comunicazione => Lista scaffali cliccando il link “vedi” nella colonna “azioni” in corrispondenza dello scaffale da modificare;
– cliccare il pulsante “modifica” in basso a destra;
– modificare il nome dello scaffale e cliccare sul pulsante “salva e chiudi”.

Occorre quindi fare attenzione: mentre task (indicazione di una cosa da fare) e mail (notifica) vengono generati ad ogni nuova richiesta, un nuovo scaffale di “richiesta cambio gestione” viene creato solo se non ne esiste gia’ uno con lo stesso nome, da riutilizzare.

102. Modifica nome dello scaffale di richiesta cambio gestione

D. Mi e’ successa una cosa molto strana: insieme agli esemplari che ho richiesto in gestione, me ne sono stati rimandati altri che avevo gia’ restituito mesi fa. Che errore posso aver fatto?

R. L’errore non e’ certamente tuo, questo e’ un inconveniente che puo’ capitare quando la biblioteca che ti cede la gestione non rinomina lo scaffale che la procedura ha generato, come caldamente raccomandato piu’ volte (per esempio in questa nota).
Ad ogni nuova richiesta della stessa biblioteca, se lo scaffale con il nome di questa esiste gia’, viene riutilizzato e cosi’ i nuovi esemplari si sommano a quelli gia’ presenti, rendendo quasi impossibile distinguere i documenti gia’ inviati da quelli ancora da inviare.

Percio’, per evitare lavoro del tutto inutile, alle biblioteche a cui e’ sfuggito questo importante passaggio della procedura di Cambio gestione consiglio quindi di controllare la pagina Lista scaffali e, se visualizzano una situazione simile a questa , di modificare al piu’ presto i nomi degli scaffali che hanno in descrizione “Creato da plugin gestione richieste”, in questo modo:
– cliccare il link “vedi” nella colonna “azioni” in corrispondenza dello scaffale da modificare;
– dalla pagina Visualizzazione Dati dello scaffale cliccare il pulsante “modifica” in basso a destra;
– modificare il nome dello scaffale e cliccare sul pulsante “salva e chiudi”.
Si puo’ scegliere di rinominare lo scaffale aggiungendo soltanto un carattere, oppure inserendo il numero identificativo per avere l’ordine cronologico di inserimento.

86. Modifica del nome dello scaffale di Richiesta

D. Mi sono arrivate due mail di “Richiesta cambio gestione” dalla stessa biblioteca a distanza di una settimana l’una dall’altra; anche i task sono due (uno lo avevo gia’ concluso), eppure trovo un solo scaffale riferito a quella biblioteca. Non dovrebbero essere due anche gli scaffali?

R. Sarebbe più comodo. E ce ne sarebbero due se tu avessi rinominato lo scaffale che avevi evaso come avevo fortemente consigliato di fare in questa nota. E’ una NOVITA’ introdotta dalla nuova procedura: lo scaffale di una biblioteca, se e’ gia’ presente con lo stesso identico nome, viene riutilizzato ad ogni richiesta successiva, a meno che non gli venga appunto cambiato il nome. Per fare un esempio:
– la biblioteca “SIST. PROVINCIALE” con l’operazione “Richiesta cambio gestione” genera tra i tuoi scaffali quello con nome “SIST. PROVINCIALE: richiesta cambio gestione”, con numero identificativo 34918;
– se successivamente la biblioteca “SIST. PROVINCIALE” esegue una nuova richiesta, la procedura non crea per la tua biblioteca un secondo scaffale con nome “SIST. PROVINCIALE: richiesta cambio gestione”, ma riutilizza quello gia’ esistente inserendovi i nuovi esemplari ;
– se invece, conclusa l’operazione di assegnazione, lo scaffale n. 34918 viene rinominato, anche soltanto inserendo un carattere davanti al nome (es: xSIST. PROVINCIALE: richiesta cambio gestione) alla successiva richiesta verra’ creato un nuovo scaffale, sempre intitolato “SIST. PROVINCIALE: richiesta cambio gestione”, con diverso numero identificativo.

Per una gestione piu’ controllata del flusso dei documenti assegnati e riassegnati in gestione, ripeto la raccomandazione di rinominare sempre lo scaffale degli esemplari di cui abbiamo ceduto momentaneamente la gestione, anche a costo di veder allungare la lista degli scaffali.