205. Storico modifiche contatti

D. Come recuperare i contatti di un utente ora non più presenti sulla sua scheda?
R. Difficile sperare di ritrovarli tutti attraverso lo storico delle modifiche, perchè Clavis, pur tracciando esattamente il momento e il tipo di intervento fatto, quasi mai restituisce il valore che era presente prima della modifica o della cancellazione.
Unica eccezione, per fortuna, sono i contatti o gli indirizzi eliminati dagli stessi utenti dalla sezione “Contatti” di Mydiscovery.
Ritrovare almeno questi è possibile: cliccando il link “modifiche storiche” in alto a destra nella scheda lettore, si vedono tutte le azioni effettuate dal bibliotecario o dallo user “Centro servizi”, nome generico con cui viene indicata un’azione compiuta da Mydiscovery

187. Controllo consegna e-mail

D. Come posso accorgermi se una mail inviata non e’ stata consegnata al destinatario? Lettori che abitualmente ricevono le nostre mail lamentano a volte di non essere stati avvisati.

R. Potresti ogni tanto controllare lo stato delle notifiche inviate per e-mail nella pagina Comunicazione => Lista notifiche e cercare quelle “In errore”. In apertura di pagina, il filtro di ricerca, che presenta gia’ impostato il campo BIBLIOTECA MITTENTE, andra’ compilato selezionando la voce “Email” nel campo CANALE e la voce “In errore” nel campo STATO; sarebbe utile poi indicare un intervallo temporale nei campi DATA CREAZIONE, ma potrebbe anche bastare il riordino dell’elenco risultante per data di creazione.
Quando invece il controllo delle notifiche inviate riguarda un singolo lettore, e’ piu’ comodo partire dalla scheda del lettore e cliccare sulla linguetta Notifiche per visualizzare la sezione “lista notifiche per l’utente” .

Qualunque sia la modalita’ scelta, ottenuto l’elenco delle notifiche inviate, in corrispondenza di quella da esaminare e’ necessario cliccare il link “dettagli” nella colonna azioni: si aprira’ la finesta “Comunicazione: notifica” dove controllare lo STATO NOTIFICA e le NOTE. Il campo note delle mail In errore conterra’ messaggi quali per esempio: DROPPED: hardfail [550] HARD BOUNCE: [554], a indicare che la mail e’ stata respinta dai controlli del dominio del destinatario.
Le mail con STATO NOTIFICA “Confermata” dovrebbero invece avere nelle NOTE il messaggio “CONSEGNA OK!”

Come gia’ spiegato in questo consiglio , Clavis trasformera’ i destinatari delle mail “In errore” in “Contatto errato” .

181. Contatto errato

D. E’ possibile che alcune mail non siano state ricevute perche’ il contatto inserito e’ del tipo Errato?

R. Non puo’ essere quello il motivo: con un indirizzo di questo tipo una mail non puo’ neppure partire. Quando si sta per comporre una qualsiasi notifica i contatti del tipo “Contatto errato” non vengono proprio considerati da Clavis .
Puo’ pero’ essere successo che Clavis abbia trasformato un contatto del tipo “Mail” in “Contatto errato”, dopo che almeno una volta il nostro servizio di consegna della posta si e’ visto respingere il messaggio dal server del destinatario, vuoi perche’ l’indirizzo non era corretto, o non piu’ attivo, oppure perche’ considerato non sicuro da controlli antispam automatizzati e sempre piu’ diffidenti.

Cosa possiamo dunque fare nel caso ci accorgiamo di un “Contatto errato”:
– correggere l’indirizzo se scopriamo che e’ sbagliato e modificare il tipo contatto
– rimuoverlo se e’ un vecchio indirizzo non piu’ utilizzato
– chiedere all’utente se ha un altro indirizzo, alternativo a quello in errore

Il rinnovo dei diritti di prestito e’ proprio l’occasione per esercitare un controllo accurato soprattutto di questi dati.

Cosa invece NON dobbiamo fare? RIPRISTINARE il valore “Mail” nella sezione Circolazione: Utente => Contatti SENZA MODIFICARE la stringa dell’indirizzo: alla prima occasione verrebbe rimesso nello stato  “Contatto errato” e dopo un po’ di volte il grado di diffidenza dei provider di posta nei confronti di tutte le mail spedite dal nostro servizio verrebbe aumentato, con grave danno per le comunicazioni di tutte le biblioteche.

35. Invio avvisi automatici su prestiti in scadenza

D. Stamattina ho trovato diversi messaggi di errore “Undelivered Mail Returned to Sender” con allegata una mail “Promemoria di prossima scadenza di documenti in prestito” che io non ho mai mandato. Si tratta forse delle “email di cortesia” di Clavis preannunciate a ottobre? E queste ritornano a me perche’ gli utenti hanno qualche problema con la posta elettronica? E ora cosa devo fare?

R. Esatto! Sabato 4 gennaio, alle ore 6:25, Clavis ha inviato per la prima volta un preavviso a tutti gli utenti con indirizzo email che hanno in corso prestiti vicini alla scadenza, proprio la procedura preannunciato con la mail che vi copio sotto e che ha avuto bisogno di qualche settimana in piu’ rispetto al previsto per essere avviata. La procedura lascia traccia nelle notifiche inviate con email che potete verificare a partire dalla pagina Comunicazione => Lista notifiche.

E’ un servizio che prevediamo sara’ molto apprezzato dai nostri lettori, ma che non verra’ fornito a quelli di cui Clavis non conosce l’indirizzo email; per questo diventa ancora piu’ importante che, al momento dell’iscrizione o dell’aggiornamento della scadenza dei diritti di prestito, venga registrato anche un indirizzo di posta attivo.

Come gli altri messaggi mandati da Clavis, anche i “messaggi di cortesia” hanno impostato come mittente la biblioteca che ha consegnato il prestito. Quando il server di posta non riesce a recapitare la mail e genera il messaggio di errore “Undelivered Mail Returned to Sender”, la biblioteca che lo riceve deve preoccuparsi di accertare se l’indirizzo di posta non e’ piu’ attivo e sostituire o cancellare l’indirizzo inserito in Clavis.

La gran parte di queste verifiche e correzioni andranno fatte consultando direttamente l’utente, anche perche’ il messaggio “Undelivered Mail Returned to Sender” potrebbe essersi creato a causa della casella di posta piena, oppure per momentanei problemi di rete, e quindi non dare necessariamente seguito a una correzione o cancellazione dell’indirizzo.

Nel caso non si riuscisse a contattare l’utente, o nell’attesa di farlo, suggerisco di ricorrere alla sua momentanea disabilitazione indicando lo stato “dati incompleti”, ma solo dopo aver appurato che non ha prenotazioni in corso perche’ verrebbero rese non soddisfacibili. In questo caso, ci siamo credo tutti resi conto che la “nota per l’accesso” in Clavis si visualizza in modo evidente durante le operazioni di prestito e va quindi utilizzata inserendo una nota come per esempio “indirizzo mail errato”.

Cari colleghi,
da oggi Clavis invierà agli utenti con prestiti prossimi alla scadenza un “messaggio di cortesia”, nel quale si ricorda la necessità di restituire i documenti o, quantomeno, di prorogarne i termini di prestito.
Il messaggio verrà spedito cinque giorni prima della data di scadenza.

Naturalmente verrà recapitato ai soli utenti per i quali abbiamo registrato la mail.
Anche per questa ragione vi invito pressantemente a raccogliere, all’atto dell’iscrizione o del rinnovo dei diritti di prestito, la mail dei vostri utenti.

31. Utenti con dati incompleti

D. Nella pagina di un utente in cui l’unico contatto inserito era un numero di telefono, che poi e’ risultato inattivo, ho modificato lo stato di accesso, scegliendo la dicitura “Dati incompleti”. Mi servira’ per ricordarmi di completare la scheda quando la persona si presentera’ al bancone per ritirare il prestito ILL che ha richiesto via Opac e che lo aspetta ormai da qualche giorno. Ho fatto bene?

R. Secondo me sì. Lo stato “Dati incompleti”, inserito nella pagina Circolazione => Utente => Accesso ai servizi, sarebbe pensato per le preiscrizioni, ma si puo’ usare retroattivamente anche per quei lettori che hanno omesso di comunicare nuovi indirizzi o numeri telefonici, senza i quali risultano irraggiungibili. Situazione che a mio giudizio va evitata come una catastrofe 😉

Usandolo si deve tenere conto di due conseguenze significative (ma proporzionate alla gravita’ dell’omissione):
1) le eventuali altre prenotazioni in corso dell’utente non potranno essere soddisfatte fino quando non tornera’ ad essere “Abilitato al prestito”, ovvero non verranno proprio visualizzate nella pagina Circolazione => Prenotazioni;
2) analogamente non potra’ inserire nuove prenotazioni (ne’ proposte d’acquisto) dall’Opac. Qui Clavis manca, un po’, di una comunicazione piu’ trasparente: l’utente vedra’ fallire queste azioni ricevendo in risposta solo un laconico “Patron is not enabled” che il lettore puo’ legittimamente giudicare incongruente, visto che si e’ appena loggato.

Nonostrante queste lievi controindicazioni, tuttavia questa misura in alcuni casi mi sembra indispensabile per mantenere aggiornati i contatti dei lettori e renderli raggiungibili dai servizi che siamo in grado di offrire loro.