161. Utente non abilitato

D. Mi sono imbattuta ancora una volta in un utente non abilitato al prestito (stato: “Revoca automatica”; “Nota: — 2016-09-25 07:47:40 Diritti revocati in seguito a bonifica automatica”) che pero’ non aveva prestiti in corso. Come mi devo comportare in casi come questo?

R. Quasi sicuramente ci si e’ scordati di riabilitare il lettore dopo che ha restituito documenti in ritardo di almento 3 mesi. Se la disabilitazione infatti avviene automaticamente, grazie allo script che ogni notte si attiva disabilitando i lettori con prestiti scaduti da piu’ di 3 mesi, la riabilitazione deve essere fatta manualmente e puo’ succedere che per disattenzione non venga eseguita, nonostante il lettore abbia gia’ provveduto a regolarizzare la sua situazione.
E’ quindi naturale che insorga qualche dubbio su cosa fare quando si incontra un lettore disabilitato che non ha prestiti in corso  . Prima di riammetterlo al prestito consiglio di controllare:
– che gli esemplari restituiti in ritardo siano nello stato “su scaffale” e nella classe “prestabile”
– che nella scheda del lettore il campo Stato sia compilato con il valore “Revoca automatica” e nel campo “Nota per l’accesso”, invece della nota standard  , non troviate magari altre annotazioni riguardanti eventuali pendenze non ancora risolte  .
Dopo aver ripristinato lo stato “abilitato al prestito” nella scheda del lettore, ricordate anche di spostare maualmente la nota nel campo Biografia della scheda utente, per tener traccia delle insolvenze sanate (come raccomanda il documento di Armonizzazione delle pratiche si servizio, B.2.1.3  )  .

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159. Alert Dati utenti scaduti

D. Qual e’ la differenza fra “Attenzione: carta scaduta”, “L’utente non è abilitato al prestito” e “Attenzione: documento d’identità scaduto”, diciture che a volte si vedono prima di registrare un prestito?

R. Questi messaggi, che compaiono a Banco prestiti nella visualizzazione sintetica “Dati utente”, avvisano della necessita’ di aggiornare alcuni dati della scheda lettore.
Questo il loro significato:
Attenzione: carta scaduta : nel campo SCADENZA della sezione ACCESSO AI SERVIZI, e’ inserita una data scaduta, ma nel campo STATO e’ ancora presente il valore “abilitato al prestito”. Lo script che aggiorna lo stato in “diritti scaduti” si attiva di notte e solo se non ci sono prenotazioni accodate per l’utente  .
L’utente non è abilitato al prestito : nel campo STATO e’ presente uno dei valori che impediscono la registrazione di prestiti e prenotazioni: “Diritti scaduti”, “Diritti revocati”, “Deceduto”, “Dati Incompleti”, “Revoca automatica”  ;
Attenzione: documento d’identità scaduto : nel campo SCADENZA del documento della sezione DATI ANAGRAFICI e’ inserita una data scaduta  .

Solo la dicitura “L’utente non è abilitato al prestito” corrisponde ad uno stato che blocca la registrazione dei prestiti; la prima e la terza situazione consentono ancora di effettuare prestiti e prenotazioni.

75. Diritti revocati

D. Una mia utente ha i diritti revocati e non ho capito come devo gestire questo problema: chi l’ha disabilitata e chi la puo’ riabilitare?

R. E’ possibile che la tua utente sia stata disabilitata durante l’operazione di bonifica dei prestiti scaduti da lungo tempo, condotta nel maggio 2013 per tutte le biblioteche della RBBeC (era stata mandata una lettera, oltre a varie mail. Sull’argomento poi avevo scritto anche due consigli).

Coerentemente con quell’intervento, ogni volta che si verifica un grave ritardo da parte di un utente della rete, la biblioteca che ha consegnato il documento e che ha sollecitato la restituzione puo’ ragionevolmente ricorrere alla revoca dei servizi di prestito. Nella scheda del lettore, area Accesso ai servizi, viene quindi inserito il valore “Diritti revocati” nel campo STATO e compilato il campo NOTA PER L’ACCESSO con una breve spiegazione che dovrebbe contenere anche il nome della biblioteca che ha disabilitato il lettore e il barcode/inventario del documento non restituito (es:  Diritti revocati in seguito a libro non restituito – NOME della biblioteca INVENTARIO/barcode del documento).

La compilazione della nota consente ai colleghi di altre biblioteche di valutare l’eventuale riammissione al prestito; la sospensione puo’ essere infatti revocata da qualsiasi operatore abilitato. Sarebbe utile per tutti se cio’ avvenisse solo dopo aver ottenuto la restituzione del documento e comunque la soluzione del problema che aveva portato alla revoca anche dal punto di vista della biblioteca che l’ha fatta. Nel caso sia quindi necessario, o si ritenga opportuno, consultare la biblioteca che ha deciso il provvedimento, se il nome di questa non è specificato nella nota, ad esso si puo’ risalire controllando lo storico delle modifiche apportate alla scheda lettore.

19. Bonifica vecchi prestiti

D. A proposito della bonifica, cosa devo fare con un lettore che non ha restituito il documento e neppure riparato al danno fatto?

R. Anche nel caso di mancata restituzione si dovrà lo stesso scaricare il prestito, per evitare di ripetere il controllo alla prossima verifica. La biblioteca proprietaria del documento non restituito dovrebbe comunque mantenere disabilitato il lettore, ma in tal caso sarà necessario modificarne la nota di accesso in modo da rendere esplicita e motivata la situazione del lettore anche ai colleghi, che si spera non lo riabiliteranno comportandosi con leggerezza.

1) Stato dell’esemplare:
dovrà essere modificato lo STATO scegliendo uno dei valori: “Perduto/rubato”, “Da scartare”, “Da scartare e sostituire”.
Questa modifica può essere eseguita anche subito dopo aver rientrato il documento, rimanendo nella pagina Circolazione: Banco prestiti => modifica => dati esemplare.

2) Stato del lettore:
compilare il campo NOTA PER L’ACCESSO con una breve spiegazione che contenga il nome della biblioteca che ha disabilitato il lettore e il barcode/inventario del documento non restituito. Es: Diritti revocati in seguito a libro non restituito (CHIARI CH-3456).
La correzione può essere eseguita da Circolazione: Utente => modifica => accesso ai servizi, pagina che si raggiunge anche da banco prestiti, cliccando sul nome dell’utente che compare nella barra di stato dopo aver scaricato il documento, oppure nella cronologia delle ultime azioni compiute.

Anche per i lettori “insolventi” potrebbe essere utile creare uno scaffale, visibile alla sola biblioteca.

18. Bonifica vecchi prestiti

D. Mi sono stati riconsegnati i primi “prestiti bonificati”, me ne sono accorto dall’alert con bandierina gialla nella barra di stato e dal fatto che i documenti compaiono su sfondo giallo e la scritta “Esemplari NON Disponibili”. Cosa devo fare adesso?

R. Dopo averli rientrati, è necessario effettuare almeno due operazioni: ripristinare la disponibilità dell’esemplare e riabilitare il lettore al servizio di prestito.

1) Stato dell’esemplare:
dovrà essere rimessa la spunta nella casella “Visibile da OPAC” e inoltre modificata la CLASSE DI PRESTABILITA’ in modo che  il documento torni ad essere “Prestabile”. Questa modifica può essere eseguita anche subito dopo aver rientrato il documento, rimanendo nella pagina Circolazione: Banco prestiti => modifica => dati esemplare.

2) Stato del lettore:
cancellare la NOTA PER L’ACCESSO “Diritti revocati in seguito a bonifica prestiti” e scegliere nel campo STATO il valore “abilitato al prestito”.
La correzione può essere eseguita da Circolazione: Utente => modifica => accesso ai servizi, pagina che si raggiunge anche da banco prestiti, cliccando sul nome dell’utente che compare nella barra di stato dopo aver scaricato il documento, oppure nella cronologia delle ultime azioni compiute.

Può essere utile tenere traccia dei lettori che hanno già avuto una sospensione e creare a questo scopo uno scaffale, visibile alla sola biblioteca, contenente appunto i lettori che vengono di volta in volta riabilitati. Una specie di “registro dei sorvegliati speciali” per individuare i casi recidivi e su questi intervenire con maggiore severità alla seconda o terza riabilitazione (ma anche tutelando così i lettori che incappano una sola volta nella disabilitazione). Ricordo che l’inserimento di un lettore in uno scaffale si può fare anche da Circolazione: Utente => scaffali => aggiungi a scaffale.