126. Intoppi alla circolazione dei documenti

D. Una collega sostiene che spesso restituisco gli esemplari alla biblioteca prestante, invece di inviarli direttamente alle biblioteche dei lettori che li hanno richiesti; in altre parole sarei di intralcio alla circolazione dei documenti.
Come posso accorgermi che gli esemplari che stanno transitando dalla mia biblioteca sono prenotati?

R. L’inconveniente di far ritransitare un documento prenotato attraverso la biblioteca di gestione, invece che inviarlo direttamente la’ dove e’ richiesto, puo’ essere evitato eseguendo con attenzione le operazioni di rientro dei documenti, di controllo e di evasione delle prenotazioni.
Finche’ i documenti si trovano presso la nostra biblioteca  e’ infatti opportuno evadere le prenotazioni che, per il calcolo delle distanze, il sistema rende visibili nelle nostre pagine.

Circolazione => Banco prestiti
Quando facciamo rientrare un esemplare – che sia nostro o di un’altra biblioteca fa lo stesso – ci accorgiamo che e’ prenotato perche’ viene visualizzato nell’area “Esemplari Con Prenotazioni”. Possiamo evadere la prenotazione direttamente da questa pagina, in questo modo:
– cliccare su “rien(T)ra” nella colonna Azioni e confermare ;
– cliccare il link “prenotazioni” nella colonna Azioni per l’apertura della finestra con le prenotazioni accodate;
– soddisfare la prima delle prenotazioni in coda cliccando sul link “Processa”.
Se l’operazione di evasione della prenotazione viene interrotta, la si puo’ sempre riprendere dalla pagina Circolazione => Prenotazioni.

Circolazione => Interprestito in entrata
I documenti che rientrano da altre biblioteche, se sono prenotati, vengono segnalati con un messaggio a pie’ di pagina di colore azzurro, es.: ” [ESISTONO PRENOTAZIONI]: Un fratello da nascondere / Elizabeth La… (barcode: CH21157)”.
Bastera’ aprire in una seconda scheda la pagina Circolazione => Prenotazioni, inserire il barcode contenuto nel messaggio all’interno del filtro di ricerca per prendere in gestione e processare la prenotazione accodata.

Circolazione => Prenotazioni
Anche le prenotazioni legate ad esemplari di altre biblioteche che si trovano presso la nostra biblioteca, nello stato “pronto al transito di rientro” vengono visualizzate nella pagina delle prenotazioni. Tocca a noi evaderle, inviando gli esemplari direttamente alla biblioteca scelta per il ritiro, senza farli ritransitare dalla biblioteca proprietaria. Si risparmiera’ un sacco di tempo e di lavoro. Percio’, prima di passare in transito di rientro gli esemplari di altre biblioteche, vale la pena di dare un’occhiata alla pagina delle prenotazioni: potremmo trovare prenotazioni che proprio quegli esemplari sono candidati ad evadere.

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56. Gestire le prenotazioni in fase di rientro

D. Un documento scadutissimo, presente in copia unica nella rete, prenotato da un nostro utente da molto tempo, dopo essere finalmente rientrato, e’ stato rispedito alla biblioteca proprietaria invece che transitato verso di noi. Cosa puo’ essere successo? Possibile che il collega non si sia accorto della prenotazione del nostro utente?

R. Clavis e’ configurato per favorire la circolazione dei documenti, che possono transitare da una biblioteca all’altra per soddisfare le richieste degli utenti senza perdere tempo rientrando dopo ogni prestito alla biblioteca proprietaria.
Ma le operazioni che i bibliotecari eseguono al momento del rientro dal prestito dei documenti prenotati possono assecondare od ostacolare questa opportunita’ offerta dal programma.

Cosi’, quando si esegue il rientro, se l’esemplare e’ candidato a soddisfare la prenotazione, compare nell’area “Esemplari Con Prenotazioni” della pagina Banco prestiti, ed e’ necessario eseguire le seguenti azioni per completare l’operazione:
cliccare su “rien(T)ra” nella colonna Azioni e confermare;
cliccare il link “prenotazioni” nella colonna Azioni per l’apertura della finestra con le prenotazioni accodate;
– soddisfare la prima delle prenotazioni in coda cliccando sul link “Processa”.

Puo’ pero’ succedere che un bibliotecario distratto interrompa l’operazione dopo aver eseguito il rientro del documento, anche se il messaggio con la bandierina gialla che compare a pie’ di pagina e il permanere dell’esemplare nell’area “Esemplari con Prenotazioni” dovrebbe indurlo ad eseguire una verifica.
La scelta di non gestire la prenotazione, infatti, puo’ essere giustificata solo in casi eccezionali, quali per esempio le pessime condizioni di conservazione del documento, o la necessita’ della biblioteca prestante di far rientrare il documento.