202. Esemplare non transitato

D. Cosa fare quando, finito di inserire tutti i volumi nelle ceste dell’interprestito, avanza un cavaliere, quello dell’esemplare rimasto nella pagina degli interprestiti in uscita?

R. Sarebbe assai scorretto liberarci del problema facendo finta di niente e transitare l’esemplare. Cerchiamo invece nelle ceste appena preparate, dove potrebbe trovarsi il documento non ancora transitato. Se non c’è neanche li’, controlliamo a quando risale l’ultima operazione fatta: potrebbe trattarsi di un documento spedito ieri, ma non passato in transito. Stiamo quindi a vedere per qualche giorno: la biblioteca cui è destinato, dopo averlo ricevuto, dovrebbe forzarne il transito .

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201. Lista di titoli

D. Vorrei spedire via email un elenco di libri ad un utente, cosa mi conviene fare?

R. La risposta dipende dall’uso che il lettore intende fare di questa lista. Se gli serve un elenco da stampare, potresti inviargli un file in formato pdf, che si può produrre da uno scaffale Clavis in questo modo:
– inserisci gli esemplari (o i titoli) in uno scaffale
– esegui l’operazione “Stampa da scaffale” selezionando il modello “Esemplari” “Bollettino novità” e il formato “PDF” e indicando le opzioni di stampa preferite
– clicca il pulsante Stampa per ottenere il file pdf che poi potrai spedire all’utente

Se invece l’utente vuole un elenco di titoli che ha in programma di richiedere in prestito, o a partire dai quali cercarne autonomamente degli altri, sarebbe probabilmente più utile fargli visualizzare uno scaffale Opac. Per farlo dovrai creare uno scaffale nella tua area personale MyDiscovery che renderai pubblico e inviarne il link all’utente, in questo modo:
– entra in Mydiscovery
– nella sezione “Scaffali” clicca il link “crea nuovo scaffale”,
– nella finestra aperta compila il campo nome e mantieni il valore “pubblico” nel campo “visibilità”, quindi clicca il pulsante “Salva”
– trova il titolo che cercavi e clicca il pulsante Aggiungi sotto la copertina
seleziona la casella corrispondente al nome dello scaffale
– terminata la composizione dello scaffale, da Mydiscovery clicca sul nome per aprirlo e copiarne l’URL da inviare al lettore

200. Cambio gestione esemplari

D. Qual è la differenza tra le funzioni “trasferisci esemplari a biblioteca” e “cambio gestione esemplari”?
R. Nell’ultima release del programma, la funzione Scaffale=> Operazioni sul contenuto => “Cambio gestione esemplari” ha sostituito la precedente “Assegna esemplari a biblioteca” rinnovandola:
– contiene infatti ancora la funzionalità di scelta della biblioteca di destinazione, insieme all’opzione “riassegna gli esemplari alla precedente biblioteca di gestione”, che semplifica molto l’operazione di riassegnazione quando gli esemplari sono arrivati da biblioteche diverse  ;
– ma in più rende tracciabile nei dati dell’esemplare e da banco prestiti la precedente biblioteca di gestione.
E’ consigliata quindi quando il passaggio di gestione è richiesto per sostenere tornei e gruppi di lettura, mostre o altre attività di questo genere.
Anche l’operazione Scaffale=> Operazioni sul contenuto => “Trasferisci esemplari a biblioteca” consente di passare la gestione degli esemplari a un’altra biblioteca , ma senza renderlo evidente nei dati dell’esemplare e da Banco prestiti . Inoltre non si presta bene alle operazioni di ritrasferimento della gestione, quando sono coinvolte svariate biblioteche. Sembra più adatta alla situazione in cui si intende trasferire la gestione di un numero consistente di libri da una sola Biblioteca a un Punto di prestito collegato alla biblioteca “trasferente” ma dislocato, per un periodo medio-lungo.

199. Nuovo indirizzo biblioteca

D. La mia biblioteca si è trasferita in una nuova sede. Come devo fare perché il nuovo indirizzo venga riportato in calce a tutte le mie comunicazioni via Clavis e nella pagina dell’Opac?

R. L’indirizzo della nuova sede va prima di tutto inserito in ClavisNG, nella pagina dove sono riportati i dati della biblioteca:, seguendo questi semplici passaggi
– cliccare il pulsante Modifica
– cancellare il vecchio indirizzo e sostituirlo con il nuovo
– cliccare il pulsante “Salva e chiudi”.
L’indirizzo sarà così aggiornato in tutti i modelli di comunicazione generati dal programma. Nelle mail che mandi fuori da Clavis, è appena il caso di ricordarlo, l’aggiornamento devi farlo tu.
Andrà inoltre aggiornato in DiscoveryNG, e modificate le coordinate perché l’indirizzo possa essere visualizzato anche nella mappa che compare in ogni pagina delle bilbioteche in Opac
Attraverso il profilo webmaster puoi gestire queste informazioni relative alla biblioteca, devi:
– posizionarti sulla scheda “Biblioteche” (aprendo Silver stripe si posiziona invece di default sulla scheda “Contenuto del sito”)
– trovare la tua biblioteca scorrendo l’elenco o cercarla attraverso il campo “Nome”
– visualizzata la scheda della biblioteca, entrare nella sezione “Principale”
– modificare l’indirizzo
– cliccare il pulsante “Salva”
Nella sezione “Contatti” della stessa pagina si possono invece aggiornare Latitudine e Longitudine, le due coordinate che permettono di indicare la nuova posizione nella mappa
Molti siti, dato un indirizzo, restituiscono le coordinate di latitudine e longitudine, qui un esempio con Google maps

198. Controllo notifiche

D. Dove si possono cercare le notifiche inviate agli utenti?

R. Prima degli ultimi aggiornamenti, la ricerca di tutte le notifiche inviate poteva essere eseguita attraverso il filtro presente nella pagina Comunicazione => Lista Notifiche, come spiegato qui .

Ora invece le notifiche compaiono anche nella pagina Biblioteche => Biblioteca: Vista Biblioteca , dove comunque troviamo tutte quelle che hanno come mittente la nostra biblioteca, inserite in un elenco che può essere comodamente riordinato, in ordine ascendente o discendente, per: classe, canale, stato, data creazione, data consegna, presa visione.
Scorrendo questa pagina possiamo controllarne velocemente lo stato di spedizione e ritrovare quelle “In errore”, che il sistema non è riuscito a consegnare.

197. Visualizzazione biblioteca di gestione

D. E’ una mia impressione o qualcosa è cambiato nella visualizzazione degli esemplari da Banco prestiti?

R. E’ una delle modifiche apportate dall’ultimo aggiornamento alla versione 2.9.0 “Birilla”, nella sezione “Dati per il prestito” della pagina Circolazione => Banco prestiti: l’aggiunta dell’indicazione della biblioteca di gestione sotto il titolo dell’esemplare . E’ un’informazione particolarmente interessante per gli esemplari ceduti in gestione da un’altra biblioteca resi più evidenti almeno in questa fase. Questo “tracciamento” del cambio di gestione d’ora in avanti sarà visibile anche nel campo GESTITO DA dei dati dell’esemplare  .

196. Filtri Lista utenti

D. C’è la possibilità di avere un elenco degli utenti per “classe” attribuita?

R. Sì, nella pagina Circolazione => Lista utenti c’è il filtro di ricerca “CLASSE UTENTE” . Scegliendo uno dei valori presentati nel menu a tendina, possiamo ottenere l’elenco degli utenti  inseriti in quella particolare categoria. Questo filtro può essere incrociato con altri presenti nella stessa pagina, quali per esempio la “BIBLIOTECA PREFERITA”, lo “STATO” o il “SESSO”, per un risultato piu’ circoscritto. Ricordo inoltre che l’attribuzione di una classe utente diversa da quella generale (“UTENTE NORMALE”) deve seguire le indicazioni del documento di armonizzazione delle pratiche di servizio.