209. Sostituzione di un esemplare per cambio gestione

D. Un  collega mi scrive: “Non ho trovato l’esemplare che mi hai chiesto in cambio gestione, ma te ne posso mandare un altro. Inseriscimi una nuova richiesta”. Ma è proprio necessario?
R. Non è  necessario ed è troppo brigoso. E’ più semplice che ci si accordi per cancellare il vecchio esemplare e inserire il nuovo sia nello scaffare Originario della biblioteca richiedente  , sia nello scaffale Generato nella biblioteca prestante   .
Naturalmente la biblioteca prestante dovrà poi completare l’operazione, cedendo la gestione dell’esemplare

208. Libri sottolineati

D. Giusto in questi giorni un utente ha posto sulla Community dell’Opac la questione dei libri sottolineati. Clavis ci può aiutare a ricordare in quali condizioni era un documento prima di essere prestato?

R. Quello delle sottolineature è un problema annoso. Tutti, spero, vigliliamo sulle condizioni dei documenti, ma a volte ci accorgiamo delle sottolineature solo al momento del prestito, quando non c’è più tempo per rimediare. Non ci rimane quindi che scusarci con l’utente a cui stiamo consegnando il libro, chiedergli di fare presente alla restituzione che era già segnato e, se si tratta di un nostro documento, annotarne lo stato in un apposito campo dell’esemplare, come spiegato qui   . Potremo così recuperare l’esemplare da sistemare da Lista esemplari   .
E se invece si trattasse di un libro di un’altra biblioteca? Anche questo caso è già stato affrontato qui
Se tutte le biblioteche adottassero questa pratica, anche di un documento passato da tante mani sarebbe possibile stabilire se è uscito dalla biblioteca proprietaria già sottolineato o invece se è stato rovinato successivamente e da chi, quindi, attraverso la biblioteca di riferimento, chiederne la sistemazione o la sostituzione. Per controllare le note sulle prenotazioni occorre
– raggiungere la pagina Visualizzazione dati dell’esemplare
– cliccare la linguetta Prenotazioni e deflaggare la casella Solo richieste pendenti
– controllare la colonna Note

 

207. Prenotazioni e “smarritini”

D. Quando non posso evadere una prenotazione perché non trovo il documento cosa è meglio fare? Meglio dare subito il documento come smarrito o lasciare la prenotazione in attesa per qualche giorno?

R. Confesso che anch’io sono sempre combattuta sul da farsi, perché non è piacevole dare per smarrito un documento che dovrebbe trovarsi sullo scaffale. Eppure, nell’interesse dell’utente, è sempre meglio modificare subito lo Stato in “Non trovato da cercare”, dopo aver ceduto la gestione, e passare la mano a un’altra biblioteca  . Perché succederà che:
se la prenotazione non è contrassegnata da bandierina, presto un’altra biblioteca la evaderà;
se la prenotazione ha la bandierina e la nostra non è l’unica copia, cedendo la gestione e mettendo l’esemplare nello Stato “Non trovato da cercare”, la prenotazione passerà ad un altro bacino già il giorno dopo.
Anche quando siamo gli unici a possedere l’esemplare, non é il caso che passi troppo tempo prima di avvisare la biblioteca di ritiro del suo smarrimento: qualche altra biblioteca esterna alla nostra rete potrebbe renderlo disponibile ricevendo una richiesta extra-sistema.

206. Revoca dei diritti

D. Si possono prestare documenti a un lettore con diritti revocati?
R. Se ha presti scaduti, no. Il ripristino dei diritti di prestito va sempre fatto solo dopo che l’utente ha regolarizzato la propria situazione.
E’ una decisione facile da prendere se la revoca è scattata in seguito a un controllo automatico (Stato: Revoca automatica); la faccenda invece si fa più delicata quando il provvedimento di sospensione è stato preso da un collega e magari per documenti che non sono più presenti nel catalogo (stato: Diritti revocati)
Nel caso quindi in cui il lettore si trovi nello stato Revoca automatica, si proceda pure alla riabilitazione, se a suo carico non risultano altri prestiti scaduti e se controllando nello storico risulta che i documenti prestati sono stati restituiti.
Per ripristinarne i diritti occorre:
– aprire la scheda lettore in modalità “Modifica”
– nella sezione Accesso ai servizi reinserire nel campo Stato il valore “Abilitato al prestito
– selezionare e tagliare la nota “<data> Diritti revocati in seguito a bonifica automatica” presente nel campo Nota per l’accesso  per poi incollarla nel campo Biografia Dell’utente
– completare l’operazione cliccando il pulsante Salva e chiudi
(vedi al paragrafo B.2.1.3.Revoca dei diritti del Documento di armonizzazione)
Nel caso invece di Diritti revocati è importante fare particolare attenzione. Non va ovviamente riabilitato, e va invece rimandato alla biblioteca di ritiro, se a suo carico risultano ancora prestiti scaduti da tempo. Ma non va riabilitato nemmeno in assenza di prestiti se nella Nota per l’accesso è segnalata la mancata restituzione di un esemplare che potrebbe non risultare più in prestito (ma nello stato perduto/rubato o addirittura non più presente nel catalogo).
Ciò risulta da una lettura attenta del Documento di armonizzazione: “La sospensione può essere revocata da qualsiasi operatore abilitato, dopo che l’utente abbia provveduto alla restituzione del documento, oppure, previa verifica presso la biblioteca che ha preso il provvedimento, al riacquisto o al rimborso del documento. Nel caso che l’operazione di riabilitazione di un utente sia effettuata da un operatore di altra biblioteca, va inserita una nota esplicativa nel campo Biografia della scheda utente.” (vedi al paragrafo A.2.4. Revoca dei diritti)

205. Storico modifiche contatti

D. Come recuperare i contatti di un utente ora non più presenti sulla sua scheda?
R. Difficile sperare di ritrovarli tutti attraverso lo storico delle modifiche, perchè Clavis, pur tracciando esattamente il momento e il tipo di intervento fatto, quasi mai restituisce il valore che era presente prima della modifica o della cancellazione.
Unica eccezione, per fortuna, sono i contatti o gli indirizzi eliminati dagli stessi utenti dalla sezione “Contatti” di Mydiscovery.
Ritrovare almeno questi è possibile: cliccando il link “modifiche storiche” in alto a destra nella scheda lettore, si vedono tutte le azioni effettuate dal bibliotecario o dallo user “Centro servizi”, nome generico con cui viene indicata un’azione compiuta da Mydiscovery

204. Orario estivo

D. Devo pubblicare in Opac le chiusure e i cambi orario dell’estate? Come faccio?
R. La pagina del portale che mostra l’orario di apertura della biblioteca recupera e pubblica in tempo reale le informazioni che provengono da ClavisNG, con cui è collegata.
Per informare quindi in qualsiasi momento gli utenti che interrogano l’Opac se e quando la biblioteca è aperta, è necessario tenere aggiornata la tabella dell’orario di apertura, che si trova nella pagina Biblioteche => Biblioteca: Vista Biblioteca, subito raggiungibile cliccando il link “bibl. corrente”  .
Sarà quindi necessario aprire la pagina della biblioteca in modalità modifica  e poi cliccare sulla sezione “orari d’apertura” , inserendo per tempo tutte le variazioni secondo quanto indicato nelle pagine del vademecum  .
Per tutte le questioni relative alle chiusure e cambiamenti d’orario fate sempre riferimento a questa faq , che contiene indicazioni tutte valide.

203. Controllo prestiti annullati

D. Ci capita spesso di far arrivare libri per utenti che poi non vengono a ritirarli. Dove vanno a finire questi prestiti annullati? Vorrei monitorare tutte queste operazioni che richiedono parecchio lavoro ma non vengono conteggiate come prestiti.
R. Senza dubbio è un fenomeno da tenere sotto controllo e da arginare se possibile. Dei prestiti annullati rimane traccia anche nella scheda dell’utente e si possono visualizzare in due modi diversi:
– nella sezione Prestiti => Prestiti storici, spuntare la casella “Solo prestiti annullati” ;
– nella sezione Azioni storiche, selezionare una delle quattro azioni utilizzabili per l’operazione di annullamento dei prestiti non ritirati  .
Tutti i pronti al prestito annullati nella biblioteca di lavoro si  possono invece ricercare dalla pagina Biblioteca => Azioni storiche, impostando il filtro di ricerca in modo da inserire almeno il periodo e una delle quattro azioni relative all’annullamento   .