148. Compilazione indirizzi utente

D. Come funziona adesso il sistema di autocompletamento dell’indirizzo nella scheda lettore?

R. La Release 2.8.4 ha introdotto il database dei Cap italiani, che funziona in modalità di  autocompletamento. Anche il campo Cap quindi, come i campi COMUNE PROVINCIA NAZIONE, puo’ essere ora compilato scegliendo il codice da un elenco controllato e non piu’ implementabile. Digitando il codice postale non vedremo piu’ comparire le numerose varianti o forme incomplete che generavano molto rumore e facevano perdere un sacco di tempo nella compilazione dell’indirizzo, ma l’elenco dei Cap, con relative localita’, ordinati a partire dalle cifre digitate (almeno due) e poi alfabeticamente per i comuni con lo stesso codice.
Se si conosce esattamente il Cap di un comune, digitandolo completamente si apre la picklist con il valore corrispondente al comune o ai comuni identificati da quel Cap.
Se invece l’unico valore conosciuto sono le due cifre relative alla provincia, digitandole nella tendina vengono presentati tutti i comuni di quella provincia.
Per visualizzare tutti i cap relativi alle zone postali di Brescia bastera’ per esempio digitare le prime tre cifre del codice: 251 .

Occorre comunque prestare ancora attenzione alla compilazione di questi campi, perche’ il sistema, dovendo consentire l’inserimento delle localita’ non presenti nei database dei Cap e dei Comuni italiani, non impedisce l’inserimento nelle schede anagrafiche di valori incompleti o errati. Consiglio quindi di procedere in questo modo:

1. iniziare la compilazione dell’indirizzo dal campo Cap, digitando il codice in modo completo o parziale (almeno le prime due cifre) e aspettare l’apertura della lista a tendina;
2. selezionare il valore corrispondente al comune cercato;
3. attendere (con un po’ di pazienza) l’autocompletamento dei tre campi successivi, COMUNE PROVINCIA e NAZIONE.

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75. Diritti revocati

D. Una mia utente ha i diritti revocati e non ho capito come devo gestire questo problema: chi l’ha disabilitata e chi la puo’ riabilitare?

R. E’ possibile che la tua utente sia stata disabilitata durante l’operazione di bonifica dei prestiti scaduti da lungo tempo, condotta nel maggio 2013 per tutte le biblioteche della RBBeC (era stata mandata una lettera, oltre a varie mail. Sull’argomento poi avevo scritto anche due consigli).

Coerentemente con quell’intervento, ogni volta che si verifica un grave ritardo da parte di un utente della rete, la biblioteca che ha consegnato il documento e che ha sollecitato la restituzione puo’ ragionevolmente ricorrere alla revoca dei servizi di prestito. Nella scheda del lettore, area Accesso ai servizi, viene quindi inserito il valore “Diritti revocati” nel campo STATO e compilato il campo NOTA PER L’ACCESSO con una breve spiegazione che dovrebbe contenere anche il nome della biblioteca che ha disabilitato il lettore e il barcode/inventario del documento non restituito (es:  Diritti revocati in seguito a libro non restituito – NOME della biblioteca INVENTARIO/barcode del documento).

La compilazione della nota consente ai colleghi di altre biblioteche di valutare l’eventuale riammissione al prestito; la sospensione puo’ essere infatti revocata da qualsiasi operatore abilitato. Sarebbe utile per tutti se cio’ avvenisse solo dopo aver ottenuto la restituzione del documento e comunque la soluzione del problema che aveva portato alla revoca anche dal punto di vista della biblioteca che l’ha fatta. Nel caso sia quindi necessario, o si ritenga opportuno, consultare la biblioteca che ha deciso il provvedimento, se il nome di questa non è specificato nella nota, ad esso si puo’ risalire controllando lo storico delle modifiche apportate alla scheda lettore.

31. Utenti con dati incompleti

D. Nella pagina di un utente in cui l’unico contatto inserito era un numero di telefono, che poi e’ risultato inattivo, ho modificato lo stato di accesso, scegliendo la dicitura “Dati incompleti”. Mi servira’ per ricordarmi di completare la scheda quando la persona si presentera’ al bancone per ritirare il prestito ILL che ha richiesto via Opac e che lo aspetta ormai da qualche giorno. Ho fatto bene?

R. Secondo me sì. Lo stato “Dati incompleti”, inserito nella pagina Circolazione => Utente => Accesso ai servizi, sarebbe pensato per le preiscrizioni, ma si puo’ usare retroattivamente anche per quei lettori che hanno omesso di comunicare nuovi indirizzi o numeri telefonici, senza i quali risultano irraggiungibili. Situazione che a mio giudizio va evitata come una catastrofe 😉

Usandolo si deve tenere conto di due conseguenze significative (ma proporzionate alla gravita’ dell’omissione):
1) le eventuali altre prenotazioni in corso dell’utente non potranno essere soddisfatte fino quando non tornera’ ad essere “Abilitato al prestito”, ovvero non verranno proprio visualizzate nella pagina Circolazione => Prenotazioni;
2) analogamente non potra’ inserire nuove prenotazioni (ne’ proposte d’acquisto) dall’Opac. Qui Clavis manca, un po’, di una comunicazione piu’ trasparente: l’utente vedra’ fallire queste azioni ricevendo in risposta solo un laconico “Patron is not enabled” che il lettore puo’ legittimamente giudicare incongruente, visto che si e’ appena loggato.

Nonostrante queste lievi controindicazioni, tuttavia questa misura in alcuni casi mi sembra indispensabile per mantenere aggiornati i contatti dei lettori e renderli raggiungibili dai servizi che siamo in grado di offrire loro.

19. Bonifica vecchi prestiti

D. A proposito della bonifica, cosa devo fare con un lettore che non ha restituito il documento e neppure riparato al danno fatto?

R. Anche nel caso di mancata restituzione si dovrà lo stesso scaricare il prestito, per evitare di ripetere il controllo alla prossima verifica. La biblioteca proprietaria del documento non restituito dovrebbe comunque mantenere disabilitato il lettore, ma in tal caso sarà necessario modificarne la nota di accesso in modo da rendere esplicita e motivata la situazione del lettore anche ai colleghi, che si spera non lo riabiliteranno comportandosi con leggerezza.

1) Stato dell’esemplare:
dovrà essere modificato lo STATO scegliendo uno dei valori: “Perduto/rubato”, “Da scartare”, “Da scartare e sostituire”.
Questa modifica può essere eseguita anche subito dopo aver rientrato il documento, rimanendo nella pagina Circolazione: Banco prestiti => modifica => dati esemplare.

2) Stato del lettore:
compilare il campo NOTA PER L’ACCESSO con una breve spiegazione che contenga il nome della biblioteca che ha disabilitato il lettore e il barcode/inventario del documento non restituito. Es: Diritti revocati in seguito a libro non restituito (CHIARI CH-3456).
La correzione può essere eseguita da Circolazione: Utente => modifica => accesso ai servizi, pagina che si raggiunge anche da banco prestiti, cliccando sul nome dell’utente che compare nella barra di stato dopo aver scaricato il documento, oppure nella cronologia delle ultime azioni compiute.

Anche per i lettori “insolventi” potrebbe essere utile creare uno scaffale, visibile alla sola biblioteca.

18. Bonifica vecchi prestiti

D. Mi sono stati riconsegnati i primi “prestiti bonificati”, me ne sono accorto dall’alert con bandierina gialla nella barra di stato e dal fatto che i documenti compaiono su sfondo giallo e la scritta “Esemplari NON Disponibili”. Cosa devo fare adesso?

R. Dopo averli rientrati, è necessario effettuare almeno due operazioni: ripristinare la disponibilità dell’esemplare e riabilitare il lettore al servizio di prestito.

1) Stato dell’esemplare:
dovrà essere rimessa la spunta nella casella “Visibile da OPAC” e inoltre modificata la CLASSE DI PRESTABILITA’ in modo che  il documento torni ad essere “Prestabile”. Questa modifica può essere eseguita anche subito dopo aver rientrato il documento, rimanendo nella pagina Circolazione: Banco prestiti => modifica => dati esemplare.

2) Stato del lettore:
cancellare la NOTA PER L’ACCESSO “Diritti revocati in seguito a bonifica prestiti” e scegliere nel campo STATO il valore “abilitato al prestito”.
La correzione può essere eseguita da Circolazione: Utente => modifica => accesso ai servizi, pagina che si raggiunge anche da banco prestiti, cliccando sul nome dell’utente che compare nella barra di stato dopo aver scaricato il documento, oppure nella cronologia delle ultime azioni compiute.

Può essere utile tenere traccia dei lettori che hanno già avuto una sospensione e creare a questo scopo uno scaffale, visibile alla sola biblioteca, contenente appunto i lettori che vengono di volta in volta riabilitati. Una specie di “registro dei sorvegliati speciali” per individuare i casi recidivi e su questi intervenire con maggiore severità alla seconda o terza riabilitazione (ma anche tutelando così i lettori che incappano una sola volta nella disabilitazione). Ricordo che l’inserimento di un lettore in uno scaffale si può fare anche da Circolazione: Utente => scaffali => aggiungi a scaffale.