186. Nota sulla prenotazione

D. Perche’ adesso, nella pagina delle prenotazioni, sotto il titolo, compare a volte anche una nota?

R. E’ una novita’ introdotta da uno degli ultimi aggiornamenti di Clavis: sotto il titolo dell’esemplare prenotato viene visualizzato anche il contenuto del campo “Note” della prenotazione , che fino ad ora era visualizzabile solo cliccando il link “vedi” . All’interno di questo campo eravamo abituati a trovare soltanto note inserite automaticamente dalla procedura di assegnazione delle distanze (es.: – 2018-08-28 DAS: 0 – 2018-09-02 DAS: 1). Ora invece potremmo trovarci anche le note inserite dagli utenti a partire dall’Opac: in Mydiscovery infatti  e’ stato inserito il campo “Nota sulla prenotazione” , che puo’ essere compilato prima di prenotare un documento.

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105. Indicatore degli esemplari restituiti in giornata

D. Cos’ è quel punto esclamativo cerchiato che, nella pagina delle prenotazioni, compare vicino a certi esemplari?

R. Mi domandavo in quanti ci hanno fatto caso!, si tratta dell’indicatore degli esemplari restituiti in giornata, una delle novita’ della versione 2.8.0. Segnala che un esemplare che potrebbe soddisfare una prenotazione e’ rientrato da poco nella biblioteca di lavoro e, se e’ un documento posseduto da quella biblioteca, molto probabilmente si trovera’ tra i libri ancora da ricollocare a scaffale. Se invece e’ di un’altra biblioteca, e’ tra quelli che sono in attesa di essere transitati verso la biblioteca di gestione.
La segnalazione è particolarmente utile per i libri che possono soddisfare prenotazioni ma non erano ancora in questa situazione al momento in cui sono stati scaricati, quando avremmo già dovuto accorgercene.
Percio’, prima di ricollocare o passare in transito i documenti rientrati lo stesso giorno, vale la pena di dare un’occhiata alla pagina delle prenotazioni: potremmo avere tra le mani proprio gli esemplari segnalati con un punto esclamativo tra due parentesi, candidati a soddisfare una prenotazione, risparmiandoci una operazione di ricollocazione, oppure, al documento, un giro a vuoto.

103. Stato fisico dell’esemplare

D. Dove annotare il deterioramento del supporto? Sto per prestare un libro che e’ stato sottolineato a biro, purtroppo unica copia insostituibile, e non so se e’ sufficiente scriverlo da qualche parte sul documento.  

R. Hai ragione, non basta scrivere una nota su una pagina, o appiccicarla con lo scotch di carta in copertina, per segnalare che il documento e’ sottolineato. C’e’ un campo del record esemplare, STATO FISICO DELL’ESEMPLARE, che e’ pensato apposta per il controllo delle condizioni che possono limitare l’uso di un documento. Di default riporta il dato “Ottimo stato”, ma puo’ essere aggiornato in modo che corrisponda al reale stato di conservazione del documento; uno degli stati presenti nella tendina e’ proprio “Con sottolineature e segni”.
Questa semplice operazione consentira’ di recuperare il documento in cattivo stato al vaglio dell’attivita’ di manutenzione e sfoltimento delle raccolte, attraverso il filtro presente nella pagina Catalogo => Lista esemplari .
Se invece la presenza di sottolineature, parti danneggiate o usurate viene rilevata da un collega di un’altra biblioteca, consiglio di inserire una nota sulla prenotazione, come spiegato qui.
Quantomeno servira’ a ricordare in quali condizioni il libro e’ stato consegnato al lettore.

52. Prenotazioni e Smarritini

D. Sono sempre in dubbio su quello che devo fare quando a scaffale non trovo un esemplare prenotato: dare subito il documento come smarrito, oppure prendere qualche giorno di tempo per cercare meglio? Gli scaffali spesso vengono messi in disordine dagli utenti e molti dei libri che non si trovano sono semplicemente fuori posto.

R. Lasciare in attesa la prenotazione e fare altri tentativi di ricerca prima di dare un documento come perso e’ una tentazione che abbiamo tutti e che ci portiamo forse dietro da Sebina, ma in Clavis e’ decisamente un comportamento sbagliato, perche’ allunga inutilmente i tempi di attesa del documento, mentre è previsto uno stato per i documenti non ancora definitivamente smarriti.

Per come funziona il meccanismo di assegnazione delle prenotazioni, mettendo subito la copia che non troviamo nello stato “non trovato da cercare”, la prenotazione potrebbe subito passare a una distanza superiore e trovare un esemplare di un’altra biblioteca capace di soddisfarla; se invece fosse l’unica copia disponibile, mettendola in quello stato e avvisando la biblioteca scelta dall’utente per il ritiro (secondo le indicazioni date in questo vecchio consiglio) daremmo comunque una risposta utile ad orientare con tempestivita’ la ricerca verso biblioteche esterne alla nostra rete.