178. Esemplari in gestione ad altre biblioteche

D. Come faccio a sapere quali esemplari di altre biblioteche la mia biblioteca ha in gestione adesso?

R. Proprio per ripondere a questa domanda, nella pagina Catalogo => Lista esemplari, dentro i menu a tendina per la scelta delle biblioteche e’ stata inserita l’opzione <Tutte tranne la mia>. Cosi’, per sapere quali esemplari di proprieta’ di altre biblioteche sto gestendo in questo momento basta:
– nel campo BIBLIOTECA PROPRIETARIA scegliere nel menu a tendina <tutte tranne la mia>
– cliccare il link “solo locale” in corrispondenza del campo BIBLIOTECA DI GESTIONE;
eseguire la ricerca cliccando sul bottone CERCA

Per cercare invece quali esemplari della mia biblioteca altre biblioteche hanno in gestione posso:
– inserire nel campo BIBLIOTECA PROPRIETARIA la biblioteca corrente;
– nel campo BRIBLIOTECA DI GESTIONE scegliere nel menu a tendina <tutte tranne la mia>
eseguire la ricerca cliccando sul bottone CERCA

I più attenti se lo staranno chiedendo: questa modalita’ e’ preferibile a quella suggerita in un vecchio consiglio?  e la risposta e’ si’!

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141. Aggiornamento stato del fascicolo

D. Ho registrato l’arrivo del primo fascicolo del 2017 di una rivista, ma mi sono accorta che l’ultimo del 2016 e’ rimasto nello stato “ultimo arrivo”, invece di trasformarsi in “arrivato”. Non doveva aggiornarsi automaticamente?

R. Ce ne accorgiamo a ogni inizio d’anno: l’avanzamento di stato dell’ultimo fascicolo dell’anno precedente non avviene automaticamente nel momento in cui registriamo l’arrivo del primo fascicolo del nuovo anno. E’ certo una mancanza di Clavis, in attesa che si ponga rimedio, eseguiamo la correzione manualmente in questo modo:
– dopo aver visualizzato la notizia del periodico, ricercare l’esemplare da modificare filtrando per anno e/o per stato;
– visualizzato l’esemplare, cliccare il link “modifica” nella colonna “azioni” per aprire la pagina dei dati dell’esemplare nella modalita’ modifica;
– rendere prestabile l’esemplare modificando la classe di prestabilita’ ;
– cliccare la linguetta “fascicoli” e modificare lo “Stato fascicolo” nella situazione “Arrivato” .

Suggerisco poi di eseguire la ricerca di tutti i fascicoli arretrati che, trovandosi nello stato “Ultimo arrivo” per dimenticanza, andrebbero aggiornati. La funzione che si puo’ utilizzare a questo scopo e’ Lista esemplari, impostando il filtro di ricerca “Stato del fascicolo” per tutti gli esemplari della biblioteca di lavoro.

123. Esemplari con dati incongruenti

D. Perche’ ci sono prenotazioni che non vengono visualizzate, anche se l’esemplare e’ prestabile? Ho sentito la biblioteca che ha disponibile l’unico esemplare presente nella rete di un titolo che mi e’ stato richiesto, ma la prenotazione non compare nella sua pagina delle prenotazioni da prendere in gestione, quindi non puo’ soddisfarla.

R. Sappiamo che le prenotazioni diventano insoddisfacibili quando gli unici esemplari sono in uno stato che non li rende disponibili per il prestito (in catalogazione, smarrito, ecc.).
E normalmente gli esemplari che sono gia’ in questo stato non dovrebbero essere neppure prenotabili, ma non e’ cosi’ se la Classe di prestabilita’ non concorda con lo Stato dell’esemplare.
Se per esempio l’esemplare e’ “Prestabile”, ma lo Stato e’ “In catalogazione”, la prenotazione viene inserita lo stesso, anche se finira’ confinata a distanza “0”, cioe’ alla distanza che non rende soddisfacibili prenotazioni verso altre biblioteche, e senza che l’utente da MyDiscovery o il bibliotecario da Clavis venga avvisato.

Per ricercare e correggere gli esemplari i cui dati siano stati erroneamente compilati, ogni biblioteca dovrebbe eseguire periodicamente queste operazioni:

1. selezionare da Lista esemplari tutti quelli con STATO DELL’ESEMPLARE “In catalogazione” e CLASSE DI PRESTABILITA’ “Prestabile”;
2. aggiungere tutti gli esemplari a uno scaffale “visibile alla biblioteca”;
3. eseguire da scaffale l’operazione “Cambio dati esemplare”, modificando lo STATO in “Su scaffale”.

Per quanto riguarda gli altri stati, sarebbe opportuno individuare e sistemare gli esemplari che presentano dati incongruenti, ricercando tutti quelli che risultano “Prestabili” ma nello stato “Da scartare”, “Da scartare e sostituire”, “Smarrito”, “Non trovato da cercare”, “Copia di conservazione”, “Perduto/Rubato”, “In riparazione”.

Altrettando importante e’ eseguire periodicamente l’esame delle prenotazioni non soddisfacibili che hanno come biblioteca di ritiro la nostra, a partire dalla pagina Ricerca prenotazioni => Prenotazioni non soddisfacibili, come spiegato qui .

83. Esemplari mai prestati

D. Posso stampare un elenco dei libri mai usciti in prestito?

R. C’è in Clavis uno strumento per eseguire questo esame, magari per verificare (è il momento giusto, a questa altezza dell’anno) quali acquisti del 2014 proprio non hanno incontrato l’interesse dei lettori. E’ la funzione Catalogo => Lista Esemplari.  Attraverso la compilazione di alcuni campi del filtro, si possono impostare criteri di selezione che corrispondono: al periodo di acquisizione, al canale di provenienza, alla tipologia di documento, alla classe di prestabilita’; inoltre scegliere la biblioteca per cui eseguire il controllo e la data da cui partire.

Volendo quindi proprio sapere se vi sono libri che la biblioteca ha acquistato nel 2014 e che non sono mai usciti in prestito, il filtro va compilato in questo modo:
– data inventariazione da: 01-01-2014 a: 31-12-2014
– supporto: Monografia 30gg
– provenienza: Acquisto diretto
– classe di prestabilita’: Prestabile
– biblioteca proprietaria: ***
– mai prestato dal: 01-01-2014

Il risultato sara’ un elenco di esemplari da scorrere a video, visualizzare nel dettaglio, oppure inserire in uno scaffale per la stampa o l’esportazione nel formato csv.

81. Eliminare sezioni

D. Avevo creato temporaneamente una sezione che ora non mi serve piu’. Come faccio per cancellarla?

R. Questa operazione puo’ essere eseguita dalla pagina Biblioteche => Sezioni che visualizza l’elenco di tutte le sezioni presenti. Prima di procedere alla cancellazione di una sezione e’ necessario verificare se vi sono ancora inseriti dei documenti, cliccando sul link “Elenco” che apre la pagina Catalogo => Lista esemplari in modalita’ filtro per Sezione e Biblioteca di gestione. Se ce ne sono, occorre decidere come collocarli, cioe’ se inserirli tutti quanti in un’altra delle sezioni utilizzate dalla biblioteca, oppure lasciarli senza una sezione.

Entrambe le scelte possono essere praticate velocemente a partire dalla pagina Biblioteche => Sezioni, cliccando poi su “Schiaccia/Elimina”, che apre una sottomaschera dove possiamo:
scegliere da un menu a tendina un’altra sezione in cui collocare tutti i documenti e poi premere il pulsante “Schiaccia”;
eliminare la sezione, svuotando cosi’ anche il campo corrispondente nella stringa di collocazione degli esemplari eventualmente contenuti.
Si tratta di due operazioni irreversibili, quindi e’ necessario agire con cautela. Una rete di sicurezza potrebbe essere stesa creando uno scaffale dei titoli risultanti nell’“Elenco”, da eliminare una volta verificato che tutto sia andato per il verso giusto.

Altra procedura va seguita nel caso si volesse invece collocare in piu’ di una sezione gli esemplari contenuti nell'”Elenco”. In questo caso la creazione dello scaffale costruito a partire da questo elenco sarebbe necessaria per operare con la funzione “cambio dati esemplare”.

Una importante raccomandazione: puo’ essere che la sezione che volete cancellare sia attribuita anche ad esemplari ceduti temporaneamente in gestione da altre biblioteche; in questo caso la cancellazione della sezione dovra’ essere eseguita soltanto dopo che gli esemplari saranno riassegnati alla biblioteca proprietaria, diversamente la modifica sara’ effettuata anche su quelli, provocando danni anche piuttosto gravi (pensate a una temporanea MAGAZZINO che voi create temporaneamente ma altri potrebbero avere come fissa e definitiva).

74. Controllo periodici in ritardo

D. Da quando sono in Opac, se qualche numero di periodico ritarda i primi ad accorgersene sono i lettori! C’è per caso in Clavis una funzione che mi consenta di tenere sotto controllo il regolare arrivo dei periodici?

R. Si può eseguire una ricerca di tutti i numeri attesi e controllare cosi’ che non vi siano dei vistosi ritardi, con la funzione Catalogo => Lista esemplari.
Inserendo nel campo STATO DEL FASCICOLO il valore “Prossimo arrivo” e nel campo BIBLIOTECA DI GESTIONE la biblioteca locale si ottiene la lista dei prossimi arrivi di tutti i periodici; se la descrizione contenuta nella colonna Titolo non e’ sufficientemente chiara, si puo’ visualizzare la pagina contenente tutti i dati dall’esemplare, compresa la data prevista di arrivo del fascicolo, cliccando sul link Vedi nella colonna Azioni.
E’ tuttavia anche possibile, a partire da uno scaffale di notizie contenenti tutti i nostri periodici, raggiungere facilmente la pagina Visualizzazione dati della notizia di ogni periodico posseduto e ricercarne poi l’ultimo esemplare arrivato.