201. Lista di titoli

D. Vorrei spedire via email un elenco di libri ad un utente, cosa mi conviene fare?

R. La risposta dipende dall’uso che il lettore intende fare di questa lista. Se gli serve un elenco da stampare, potresti inviargli un file in formato pdf, che si può produrre da uno scaffale Clavis in questo modo:
– inserisci gli esemplari (o i titoli) in uno scaffale
– esegui l’operazione “Stampa da scaffale” selezionando il modello “Esemplari” “Bollettino novità” e il formato “PDF” e indicando le opzioni di stampa preferite
– clicca il pulsante Stampa per ottenere il file pdf che poi potrai spedire all’utente

Se invece l’utente vuole un elenco di titoli che ha in programma di richiedere in prestito, o a partire dai quali cercarne autonomamente degli altri, sarebbe probabilmente più utile fargli visualizzare uno scaffale Opac. Per farlo dovrai creare uno scaffale nella tua area personale MyDiscovery che renderai pubblico e inviarne il link all’utente, in questo modo:
– entra in Mydiscovery
– nella sezione “Scaffali” clicca il link “crea nuovo scaffale”,
– nella finestra aperta compila il campo nome e mantieni il valore “pubblico” nel campo “visibilità”, quindi clicca il pulsante “Salva”
– trova il titolo che cercavi e clicca il pulsante Aggiungi sotto la copertina
seleziona la casella corrispondente al nome dello scaffale
– terminata la composizione dello scaffale, da Mydiscovery clicca sul nome per aprirlo e copiarne l’URL da inviare al lettore

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179. Controllo scaffali di cambio gestione

D. Non ho mai cancellato i vecchi scaffali usati per il cambio gestione, ma ora e’ giunto il momento di fare un po’ di pulizia. Prima di eliminarli, vorrei essere certa che gli esemplari ancora contenuti risultino riassegnati alla biblioteca proprietaria. C’e’ un modo veloce per farlo?

R. In effetti gli scaffali del cambio gestione andrebbero conservati fino al termine dell’operazione di riassegnazione alla biblioteca proprietaria, dopodiche’ sarebbe meglio cancellarli .
Quando gli esemplari sono parecchi, un modo abbastanza rapido e sicuro per verificare a quali biblioteche sono in gestione e’ il seguente:
– da Comunicazioni => scaffale => Operazioni sul contenuto usa l’opzione “stampa da scaffale”
– scegli il modello “esemplari” nella prima tendina
– “Lista esemplari per inventario (formattata)” nella seconda
– e il formato “PDF” nella terza
– quindi clicca il bottone “stampa”
Visualizzato il report puoi cosi’ controllare che la serie inventariale corrisponda alla biblioteca di gestione  .
A questo punto, se tutti gli esemplari sono stati riassegnati, lo scaffale puo’ essere eliminato.

177. Esportazione file CSV

D. Come funziona l’esportazione da scaffale su CSV/EXCEL? I dati vengono tutti raggruppati!

R. C’e’ una soluzione! Partendo da uno scaffale contenente esemplari, titoli o altri oggetti, possiamo ottenere un file nel formato csv (comma-separated value): e’ un file che presenta i dati di ogni record tutti su una stessa riga, separati da una virgola  . Per arrivare ad averlo con i dati tutti riordinabili e’ necessario importarlo in un foglio di calcolo.

Eseguita l’operazione “Esporta su file CSV”  , per aprire da subito il file visualizzando i dati separati da virgole come campi di un foglio di calcolo e’ meglio usare Calc, compreso nella suite (gratuita!) di Open Office:
– all’apertura della finestra di impostazione, mantenere i parametri proposti  : i dati verranno importati all’interno di celle separate disposte in righe e colonne, corrispondenti ai campi che si e’ deciso di esportare
– salvare quindi il file nel nuovo formato per poterlo rielaborare.

Utilizzando invece Excel l’importazione dei dati – dipende dalle varie versioni – non e’ sempre quella desiderata: i dati vengono tutti importati in una sola colonna di celle ed e’ necessaria una seconda elaborazione per distribuirli in celle ordinate in colonne diverse (si puo’ usare la funzione Dati => Testo in colonne). In alcune versioni di Excel, all’apertura del file una finestra di dialogo consente di scegliere l’opzione (Dati separati da virgole) che lo rende subito riordinabile.

L’importazione dei dati bibliografici o di quelli gestionali in un foglio di calcolo e’ particolarmente utile per:
controllare i dati gestionali degli esemplari
– produrre elenchi a scopo inventariale
– fare alcune utili statistiche

77. Statistica sezioni

D. Allestisco periodicamente nell’ingresso scaffali tematici contenenti materiali diversi. Quest’anno il piu’ importante sara’ “La Grande guerra”, che conto di lasciare allestito a lungo. A fine esposizione vorrei pero’ valutarne il successo. Come faccio a calcolare il numero dei prestiti fatti nel periodo in cui il materiale e’ rimasto esposto?

R. E’ una valutazione che puoi fare facilmente solo se il materiale e’ stato temporaneamente collocato in una particolare sezione. Prima di smontare l’esposizione puoi cosi’ produrre da Stampe => Stampa statistiche il modello Statistiche Prestiti (Comperio), un report statistico che contiene anche il numero dei prestiti fatti per Sezione.
L’inserimento di una sezione provvisoria nei dati dell’esemplare e’ un’operazione delicata, poiche’ comporta la perdita della eventuale sezione preesistente, che sara’ da reinserire a esposizione terminata. Meglio quindi eseguirla da scaffale, dopo aver stampato e conservato i dati di collocazione degli esemplari.
Infine, il cambio della sezione non deve riguardare materiale chiesto in gestione ad altre biblioteche, per evitare problemi nel ripristino del dato iniziale.

68. Scaffali in sola lettura

D. Si possono utilizzare gli scaffali tematici gia’ preparati da altre biblioteche? I colleghi della RBBC riescono a crearne di fantastici e potrei ricavarne dei percorsi bibliografici per la mia biblioteca.

R. Se il contenuto dello scaffale puo’ essere condiviso, perche’ no? Spartirsi il lavoro anche nella predisposizione di questi strumenti e’ una buona cosa. Lo stato “visibile a tutta la rete e OPAC (sola lettura)” consente infatti a tutte le biblioteche di visualizzare lo scaffale e di produrne una stampa in formato cartaceo o digitale, con indicazione sintetica degli esemplari presenti nella rete e nella biblioteca di lavoro. La bibliografia puo’ essere stampata a partire dalla pagina Comunicazioni => Lista scaffali => Visualizzazione dati, scegliendo l’operazione “Stampa da scaffale” e il modello “Bollettino novita”.

Nel caso non si conosca il titolo esatto di uno scaffale, per cercare tra le decine di scaffali esistenti, si puo’ utilizzare una parola chiave, preceduta dal segno percentuale; oppure si puo’ scegliere di limitare la ricerca alla biblioteca o al sistema che sappiamo aver creato lo scaffale.
Se impostando questi filtri la ricerca non da’ il risultato atteso, la si puo’ estendere a tutti gli scaffali visualizzabili.

Infine una raccomandazione: quando si incontrano scaffali predisposti da altri colleghi che si trovano nello stato “visibile a tutta la rete e OPAC”, se non sono stati presi degli accordi precisi con chi li ha creati, si deve evitare di modificarli togliendo o aggiungendo titoli o, peggio ancora, di eliminarli.

57. Unica copia disponibile

D. Stiamo effettuando le procedure di scarto: vorrei sapere se c’è un modo veloce per conoscere le copie uniche della mia biblioteca.

R. E’ possibile fare una stampa di controllo per sapere quante copie esistono, nella tua e nelle altre biblioteche, dei documenti che stai scartando e quante di queste sono al momento disponibili:
– crea uno scaffale di Notizie dei documenti che stai scartando (se hai già uno scaffale con gli esemplari da scartare puoi ottenere lo scaffale delle notizie attraverso l’operazione “Estrai notizie” del menu Operazioni sul contenuto);
– apri lo scaffale di notizie e nell’area Operazioni sul contenuto scegli dal menu a tendina l’operazione “Stampa da scaffale”;
– seleziona quindi il modello di stampa “115” e poi il formato PDF, o un altro presente nell’elenco.

Il risultato sarà l’elenco dei titoli, con a fianco le colonne contenenti il numero degli “esemplari” (locale/totale) e la loro “disponibilita’”(bibl./sistema/prenotaz.).