Archivio della categoria Prenotazioni

234. Prenotazioni non soddisfacibili

D. Non eseguo spesso il controllo delle prenotazioni non soddisfacibili, da Circolazione => Ricerca prenotazioni, e così mi trovo prenotazioni in attesa da mesi che non potranno mai essere soddisfatte, perché l’unico esemplare che sembrava essere presente alla fine non è più disponibile. Ma non ci eravamo messi d’accordo che quando non si trova l’unico esemplare candidato a soddisfare la prenotazione  SI DEVE avvertire il collega della biblioteca cui fa riferimento l’utente?

R. Esatto, non è la prima volta che lo sottolineo . Purtroppo ci sono colleghi che non controllano che il proprio esemplare non sia l’unico  e lasciano che le prenotazioni rimangano inevase fino allo scadere della durata. Peccato! perché ora la cooperazione con le altre reti ci consentirebbe di recuperare facilmente altri esemplari disponibili. Questo un esempio: due titoli che, non più disponibili nel Bresciano, sembrano essere presenti nel Bergamasco  : grazie ai colleghi, che mi hanno tempestivamente avvisato, potrò annullare le prenotazioni nella nostra rete e inserirne di nuove verso quella bergamasca, con solo qualche giorno d’attesa in più per gli utenti.

194. Prenotazioni non soddisfacibili

D. Possibile che abbia potuto prenotare un titolo il cui unico esemplare non e’ disponibile? Eppure la prenotazione c’e’ e l’utente non si spiega perche’ il documento non sia ancora arrivato.

R. No, infatti e’ impossibile: per una  notizia senza esemplari disponibili il pulsante “Prenota titolo” non e’ attivo , mentre in Opac risulta “Non prenotabile”
Si tratta certamente di uno di quei casi in cui, proprio in seguito ad una richiesta, l’esemplare non è stato trovato, oppure si e’ deciso di non renderlo piu’ disponibile per il prestito, modificandone la disponibilita’. Ma si e’ trascurato di avvisare i colleghi.

Lo si puo’ dedurre facilmente, visto che Clavis tiene traccia di tutte le azioni fatte. Se guardiamo alla data in cui e’ stata inserita la prenotazione  (attraverso il link “Vedi” in corrispondenza della prenotazione) e la confrontiamo con quella della modifica dell’esemplare (link “Modifiche storiche”, in alto a destra nella pagina “Visualizzazione dati dell’esemplare”) ci accorgeremo che la modifica della disponibilita’ e’ conseguente alla richiesta.

E’ possibile fare un controllo periodico, per trovare tutte le prenotazioni di nostri lettori che si attardano perche’ nel sistema non esistono piu’ esemplari per soddisfarle. Dalla pagina Circolazione => Ricerca prenotazioni => Prenotazioni non soddisfacibili

Quando non possiamo evadere una prenotazione e siamo gli unici a poterlo fare siamo tenuti ad avvertire i colleghi, e’ sorprendente doverlo ricordare. Qui un vecchio consiglio ancora valido in ogni aspetto

136. Invio email di richiesta a biblioteca esterna

D. Ma e’ vero che le richieste di prestito alle biblioteche extra-sistema ora partono in automatico?

R. E’ vero che dopo l’ultimo aggiornamento non si deve più usare la posta della biblioteca per spedire una richiesta “fuori Clavis”. Ora l’invio di una email di richiesta ad una biblioteca extra-sistema e’ integrato nella procedura di gestione di un prestito extra-sistema verso l’interno. Forse non ci hai fatto caso, ma quando si sta prenotando l’esemplare fuori catalogo, sotto i campi dove inserire il nome del lettore e la biblioteca di ritito, nella maschera di prenotazione, compare anche la voce “spedisci email di prenotazione alla biblioteca esterna” . Attenzione, la casella e’ gia’ flaggata e se non si vuole che la richiesta venga spedita, occorre deselezionarla. Per avere un’idea del modello utilizzato, qui l’esempio di una mail spedita .

123. Esemplari con dati incongruenti

D. Perche’ ci sono prenotazioni che non vengono visualizzate, anche se l’esemplare e’ prestabile? Ho sentito la biblioteca che ha disponibile l’unico esemplare presente nella rete di un titolo che mi e’ stato richiesto, ma la prenotazione non compare nella sua pagina delle prenotazioni da prendere in gestione, quindi non puo’ soddisfarla.

R. Sappiamo che le prenotazioni diventano insoddisfacibili quando gli unici esemplari sono in uno stato che non li rende disponibili per il prestito (in catalogazione, smarrito, ecc.).
E normalmente gli esemplari che sono gia’ in questo stato non dovrebbero essere neppure prenotabili, ma non e’ cosi’ se la Classe di prestabilita’ non concorda con lo Stato dell’esemplare.
Se per esempio l’esemplare e’ “Prestabile”, ma lo Stato e’ “In catalogazione”, la prenotazione viene inserita lo stesso, anche se finira’ confinata a distanza “0”, cioe’ alla distanza che non rende soddisfacibili prenotazioni verso altre biblioteche, e senza che l’utente da MyDiscovery o il bibliotecario da Clavis venga avvisato.

Per ricercare e correggere gli esemplari i cui dati siano stati erroneamente compilati, ogni biblioteca dovrebbe eseguire periodicamente queste operazioni:

1. selezionare da Lista esemplari tutti quelli con STATO DELL’ESEMPLARE “In catalogazione” e CLASSE DI PRESTABILITA’ “Prestabile”;
2. aggiungere tutti gli esemplari a uno scaffale “visibile alla biblioteca”;
3. eseguire da scaffale l’operazione “Cambio dati esemplare”, modificando lo STATO in “Su scaffale”.

Per quanto riguarda gli altri stati, sarebbe opportuno individuare e sistemare gli esemplari che presentano dati incongruenti, ricercando tutti quelli che risultano “Prestabili” ma nello stato “Da scartare”, “Da scartare e sostituire”, “Smarrito”, “Non trovato da cercare”, “Copia di conservazione”, “Perduto/Rubato”, “In riparazione”.

Altrettando importante e’ eseguire periodicamente l’esame delle prenotazioni non soddisfacibili che hanno come biblioteca di ritiro la nostra, a partire dalla pagina Ricerca prenotazioni => Prenotazioni non soddisfacibili, come spiegato qui .

121. Da richiesto a pronto al prestito

D. Ho al telefono un utente che chiede se gli metto da parte un libro che in settimana ritirera’. C’e’ una scorciatoia per mettere in pronto al prestito un libro che viene richiesto telefonicamente?

R. Be’ se hai ancora aperta la pagina che visualizza i dati della notizia, sai che non ci sono altre prenotazioni e hai gia’ tra le mani il documento, puoi farlo in 4 passaggi:
clicca il bottone “prenota titolo” e inserisci la prenotazione
clicca il link “presta” nella colonna “azioni” per passare a banco prestiti
clicca il link “prenotazioni” nella colonna “azioni”
quindi il link “processa” nella finestra “scegli la prenotazione da prendere in gestione”.

Infine, ricordati di registrare che il pronto al prestito e’ gia’ stato notificato .

108. I tre colori delle prenotazioni

D. Se vado sulla prenotazione che ho appena inserito vedo che e’ registrata al mio utente, ma c’e’ il bollino giallo, cosa vuole dire?

R. Non farci tanto caso, non serve a molto. I colori dei bollini nella colonna “prestab.” della prenotazione, aperta la sezione “Prenotazioni” nella pagina Visualizzazione dati della notizia, starebbero ad indicare il grado di soddisfacibilita’ della prenotazione per la presenza, o l’assenza, di esemplari disponibili per il prestito :
– bollino Rosso = nessun esemplare e’ al momento disponibile
– bollino Giallo = c’e’ almeno un esemplare disponibile ma si trova in una biblioteca diversa da quella di lavoro, oppure e’ nella biblioteca di lavoro ma con classe di prestabilita’ limitata
– bollino Verde = un esemplare e’ disponibile nella biblioteca di lavoro.

Ma quello che i bollini non dicono con certezza e’ la cosa che piu’ importa: se c’e’ un esemplare pronto a soddisfare proprio la prenotazione che abbiamo appena fatto. Potremmo infatti avere un solo esemplare prestabile e una lista di prenotazioni, tutte con il bollino giallo; oppure una prenotazione, contrassegnata dal bollino verde, che si trova tuttavia a una distanza diversa da quella della biblioteca di lavoro, che quindi per il momento non puo’ essere gestita. Infine, se clicchiamo sul bollino, si visualizzano gli esemplari che si trovano nella nostra biblioteca, sia che siano disponibili sia che siano in prestito.

101. Prenotazione sull’esemplare

D. Ma non si era detto che le prenotazioni sull’esemplare non si dovevano proprio fare? In questo periodo ne sto ricevendo parecchie, che tra l’altro in vari casi non mi e’ possibile evadere e vorrei invece girarle alle biblioteche che dispongono di copie prestabili!

R. L’operazione di trasformazione della prenotazione sull’esemplare (icona libricino blu) in una prenotazione sul titolo puo’ essere facilmente eseguita dalla finestra di visualizzazione dettagliata dei dati della prenotazione, “Circolazione: prenotazione di un esemplare” , che si apre dalla pagina Circolazione => Prenotazioni, cliccando il link Vedi nella colonna Azioni in corrispondenza dell’esemplare candidato .
Partendo invece da altre pagine del catalogo, come la scheda di dettaglio della notizia, dell’esempare o la scheda lettore,  si dovra’ cliccare la linguetta “Prenotazioni” per visualizzare la prenotazione e quindi poter cliccare il link Vedi nella colonna Azioni.
Cliccando il pulsante “conserva solo la prenotazione per notizia” che si trova in basso a sinistra dentro questa finestra, la prenotazione verra’ legata alla notizia e diventera’ visibile anche alle altre biblioteche che possono soddisfarla.

Infine, hai perfettamente ragione, non si devono mai fare prenotazioni sull’esemplare ma temo che qualcuno stia cercando di scavalcare i problemi posti dalle chiusure, non rendendosi conto che cosi’ ne crea degli altri. Colgo l’occasione per ricordare i motivi che sconsigliano le prenotazioni sull’esemplare, gia’ oggetto di questo vecchio post : sono svantaggiose per i lettori e di intralcio al funzionamento del calcolo automatico della distanza delle prenotazioni.

72. Molteplicita’

D. Come faccio a gestire la prenotazione di un audiolibro composto da 4 cd inseparabili (quattro esemplari legati a una sola notizia), se l’utente ha gia’ in prestito 4 audiovisivi? Presto solo il primo esemplare e allego gli altri tre senza registrarli?

R. Noooo, questa soluzione di inviare tutti i cd prestandone uno solo e’ peggiore del problema che si vuole risolvere, perche’ gli esemplari che non risultano prestati, nel frattempo, potrebbero essere richiesti da altri lettori.
Quello che invece e’ necessario fare e’ conservare solo il primo esemplare e scartare tutti gli altri. Avete capito bene: scartare gli altri. ZiaClavicola vi da’ questo consiglio su indicazione dell’Ufficio biblioteche stesso e in accordo con i CO della RBBeC che vi potrebbero anche assistere nell’operazione, se ne avete bisogno. Perche’ in pratica bisogna applicare la scelta adottata dal nostro protocollo nel 2013 e qui riportata: la copia di un documento in piu’ parti senza titoli distintivi è rappresentata da un solo esemplare di tipo “molteplice”. E nel prestarlo dovete cogliere l’occasione per allineare la situazione del documento alla regola generale. Non e’ difficile.

Ecco come procedere alla correzione:
– modificare il primo esemplare in modo da inserire nel campo MOLTEPLICITA’ il numero totale delle parti di cui si compone la pubblicazione che si visualizzera’ da Banco prestiti;
– eseguire lo scarto degli altri esemplari attraverso una delle seguenti modalita’:
— a partire dalla pagina Visualizzazione dati dell’esemplare, attraverso il pulsante Modifica, inserire il valore “Scartato” nel campo STATO e una nota esplicativa nel campo PROVVEDIMENTO (es.: Accorpato ad esemplare “molteplice” [inv: CH-63641, id: 3753990]);
— a partire dallo scaffale di esemplari, attraverso l’operazione “metti esemplari in stato scartati”, compilare il campo PROVVEDIMENTO con una nota esplicativa (es.: Accorpato ad esemplare “molteplice” [inv: CH-63641, id: 3753990]) e cliccare il pulsante Esegui.

67. Prenotazioni sull’esemplare

D. Ho inserito una prenotazione sull’esemplare scegliendo quello che era piu’ vicino al rientro, ma poi me ne sono pentita: ci ha messo parecchio tempo prima di rendersi effettivamente disponibile per il mio utente. Ho forse fatto un calcolo sbagliato? Conviene fare prenotazioni sugli esemplari?

R. Credo proprio che non convenga praticamente mai. Nell’attesa di ottenere l’esemplare che ha prenotato, il lettore, anche quando è in testa nella lista delle prenotazioni, rischia in realtà di vedersi superare da altri lettori che vengono dopo di lui, magari della stessa biblioteca.
Basta andare a vedere le prenotazioni ancora pendenti di un titolo molto richiesto, ma con diverse copie disponibili, per constatare quanto le prenotazioni sull’esemplare finiscono per penalizzare i lettori.