197. Visualizzazione biblioteca di gestione

D. E’ una mia impressione o qualcosa è cambiato nella visualizzazione degli esemplari da Banco prestiti?

R. E’ una delle modifiche apportate dall’ultimo aggiornamento alla versione 2.9.0 “Birilla”, nella sezione “Dati per il prestito” della pagina Circolazione => Banco prestiti: l’aggiunta dell’indicazione della biblioteca di gestione sotto il titolo dell’esemplare . E’ un’informazione particolarmente interessante per gli esemplari ceduti in gestione da un’altra biblioteca resi più evidenti almeno in questa fase. Questo “tracciamento” del cambio di gestione d’ora in avanti sarà visibile anche nel campo GESTITO DA dei dati dell’esemplare  .

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196. Filtri Lista utenti

D. C’è la possibilità di avere un elenco degli utenti per “classe” attribuita?

R. Sì, nella pagina Circolazione => Lista utenti c’è il filtro di ricerca “CLASSE UTENTE” . Scegliendo uno dei valori presentati nel menu a tendina, possiamo ottenere l’elenco degli utenti  inseriti in quella particolare categoria. Questo filtro può essere incrociato con altri presenti nella stessa pagina, quali per esempio la “BIBLIOTECA PREFERITA”, lo “STATO” o il “SESSO”, per un risultato piu’ circoscritto. Ricordo inoltre che l’attribuzione di una classe utente diversa da quella generale (“UTENTE NORMALE”) deve seguire le indicazioni del documento di armonizzazione delle pratiche di servizio.

195. Parametri Classi Utenti

D. Per quanto riguarda i blibliotecari e le classi di alunni, quali sono i valori impostati per i prestiti e le prenotazioni?

R. I limiti massimi di prestiti, di prenotazioni e di proroghe, che insieme alla durata regolano la circolazione dei documenti nella nostra rete, sono diversi per ognuna delle classi utente inserite. Riprendo qui la tabella che ne riassume i valori .

194. Prenotazioni non soddisfacibili

D. Possibile che abbia potuto prenotare un titolo il cui unico esemplare non e’ disponibile? Eppure la prenotazione c’e’ e l’utente non si spiega perche’ il documento non sia ancora arrivato.

R. No, infatti e’ impossibile: per una  notizia senza esemplari disponibili il pulsante “Prenota titolo” non e’ attivo , mentre in Opac risulta “Non prenotabile”
Si tratta certamente di uno di quei casi in cui, proprio in seguito ad una richiesta, l’esemplare non è stato trovato, oppure si e’ deciso di non renderlo piu’ disponibile per il prestito, modificandone la disponibilita’. Ma si e’ trascurato di avvisare i colleghi.

Lo si puo’ dedurre facilmente, visto che Clavis tiene traccia di tutte le azioni fatte. Se guardiamo alla data in cui e’ stata inserita la prenotazione  (attraverso il link “Vedi” in corrispondenza della prenotazione) e la confrontiamo con quella della modifica dell’esemplare (link “Modifiche storiche”, in alto a destra nella pagina “Visualizzazione dati dell’esemplare”) ci accorgeremo che la modifica della disponibilita’ e’ conseguente alla richiesta.

E’ possibile fare un controllo periodico, per trovare tutte le prenotazioni di nostri lettori che si attardano perche’ nel sistema non esistono piu’ esemplari per soddisfarle. Dalla pagina Circolazione => Ricerca prenotazioni => Prenotazioni non soddisfacibili

Quando non possiamo evadere una prenotazione e siamo gli unici a poterlo fare siamo tenuti ad avvertire i colleghi, e’ sorprendente doverlo ricordare. Qui un vecchio consiglio ancora valido in ogni aspetto

191. Prenotazioni locali

D. Ho appena registrato un prestito a un lettore senza accorgermi di una prenotazione che avrei gia’ potuto soddisfare. Se adesso mando una notifica come minimo pensera’: “Ma sono appena passato in biblioteca e nessuno mi ha detto niente!”. Non c’è modo di accorgersi da Banco prestiti che ci sono delle prenotazioni “locali”?

R. Purtroppo no, nella pagina Circolazione => Banco prestiti niente ci avvisa che l’utente ha inserito una richiesta per titoli posseduti o in transito nella nostra biblioteca, e se non e’ proprio lui stesso a segnalarcelo, non ce ne accorgiamo.
E’ consigliabile quindi, quando vediamo che un utente, con un numero di prestiti + pronti + in transito sotto la soglia massima, ha delle prenotazioni :
– cliccare il link Prenotazioni nel Menu di Area (sulla sinistra)
– eseguire una ricerca nella pagina delle Prenotazioni attraverso il filtro UTENTE

In alternativa, quando le prenotazioni sono una o due, si potrebbe dare un’occhiata alla “Disponibilità Esemplari per Bacini” nella finestra con i dati della prenotazione, che si apre cliccando il link “Vedi” sulla destra .

L’operazione che invece consiglio di ripetere piu’ volte nel corso della giornata e’ la ricerca e l’evasione delle Prenotazioni pendenti con Destinazione Locale: gli utenti locali che hanno prenotato libri della nostra biblioteca non ci coglieranno impreparati.

188. Prenotazione in scadenza

D. Cosa devo fare quando vedo che una prenotazione e’ “in scadenza”?

R. Puoi prolungarne la durata. Tecnicamente l’operazione e’ molto semplice:
– cliccare il link vedi per visualizzare i dati della prenotazione;
– cliccare sull’icona della matita, in corrispondenza del campo “DATA SCADENZA”;
– selezionare una nuova data e confermare

Ma non e’ detto che sia sempre opportuno farlo: l’utente ora potrebbe non essere piu’ interessato ad una pubblicazione richiesta 8 mesi fa.
Probabilmente per questo la prenotazione “In scadenza” viene evidenziata a banco prestiti, cioe’ quando si e’ nella situazione ottimale per chiedere al lettore se desidera prolungare l’attesa o cancellare la prenotazione.

E’ comunque utile tenere sotto controllo le prenotazioni che stanno per scadere e lo si puo’ fare dalla pagina Circolazione => Ricerca prenotazioni => Ricerca: le prenotazioni si presentano in ordine cronologico di inserimento.

187. Controllo consegna e-mail

D. Come posso accorgermi se una mail inviata non e’ stata consegnata al destinatario? Lettori che abitualmente ricevono le nostre mail lamentano a volte di non essere stati avvisati.

R. Potresti ogni tanto controllare lo stato delle notifiche inviate per e-mail nella pagina Comunicazione => Lista notifiche e cercare quelle “In errore”. In apertura di pagina, il filtro di ricerca, che presenta gia’ impostato il campo BIBLIOTECA MITTENTE, andra’ compilato selezionando la voce “Email” nel campo CANALE e la voce “In errore” nel campo STATO; sarebbe utile poi indicare un intervallo temporale nei campi DATA CREAZIONE, ma potrebbe anche bastare il riordino dell’elenco risultante per data di creazione.
Quando invece il controllo delle notifiche inviate riguarda un singolo lettore, e’ piu’ comodo partire dalla scheda del lettore e cliccare sulla linguetta Notifiche per visualizzare la sezione “lista notifiche per l’utente” .

Qualunque sia la modalita’ scelta, ottenuto l’elenco delle notifiche inviate, in corrispondenza di quella da esaminare e’ necessario cliccare il link “dettagli” nella colonna azioni: si aprira’ la finesta “Comunicazione: notifica” dove controllare lo STATO NOTIFICA e le NOTE. Il campo note delle mail In errore conterra’ messaggi quali per esempio: DROPPED: hardfail [550] HARD BOUNCE: [554], a indicare che la mail e’ stata respinta dai controlli del dominio del destinatario.
Le mail con STATO NOTIFICA “Confermata” dovrebbero invece avere nelle NOTE il messaggio “CONSEGNA OK!”

Come gia’ spiegato in questo consiglio , Clavis trasformera’ i destinatari delle mail “In errore” in “Contatto errato” .