35. Invio avvisi automatici su prestiti in scadenza

D. Stamattina ho trovato diversi messaggi di errore “Undelivered Mail Returned to Sender” con allegata una mail “Promemoria di prossima scadenza di documenti in prestito” che io non ho mai mandato. Si tratta forse delle “email di cortesia” di Clavis preannunciate a ottobre? E queste ritornano a me perche’ gli utenti hanno qualche problema con la posta elettronica? E ora cosa devo fare?

R. Esatto! Sabato 4 gennaio, alle ore 6:25, Clavis ha inviato per la prima volta un preavviso a tutti gli utenti con indirizzo email che hanno in corso prestiti vicini alla scadenza, proprio la procedura preannunciato con la mail che vi copio sotto e che ha avuto bisogno di qualche settimana in piu’ rispetto al previsto per essere avviata. La procedura lascia traccia nelle notifiche inviate con email che potete verificare a partire dalla pagina Comunicazione => Lista notifiche.

E’ un servizio che prevediamo sara’ molto apprezzato dai nostri lettori, ma che non verra’ fornito a quelli di cui Clavis non conosce l’indirizzo email; per questo diventa ancora piu’ importante che, al momento dell’iscrizione o dell’aggiornamento della scadenza dei diritti di prestito, venga registrato anche un indirizzo di posta attivo.

Come gli altri messaggi mandati da Clavis, anche i “messaggi di cortesia” hanno impostato come mittente la biblioteca che ha consegnato il prestito. Quando il server di posta non riesce a recapitare la mail e genera il messaggio di errore “Undelivered Mail Returned to Sender”, la biblioteca che lo riceve deve preoccuparsi di accertare se l’indirizzo di posta non e’ piu’ attivo e sostituire o cancellare l’indirizzo inserito in Clavis.

La gran parte di queste verifiche e correzioni andranno fatte consultando direttamente l’utente, anche perche’ il messaggio “Undelivered Mail Returned to Sender” potrebbe essersi creato a causa della casella di posta piena, oppure per momentanei problemi di rete, e quindi non dare necessariamente seguito a una correzione o cancellazione dell’indirizzo.

Nel caso non si riuscisse a contattare l’utente, o nell’attesa di farlo, suggerisco di ricorrere alla sua momentanea disabilitazione indicando lo stato “dati incompleti”, ma solo dopo aver appurato che non ha prenotazioni in corso perche’ verrebbero rese non soddisfacibili. In questo caso, ci siamo credo tutti resi conto che la “nota per l’accesso” in Clavis si visualizza in modo evidente durante le operazioni di prestito e va quindi utilizzata inserendo una nota come per esempio “indirizzo mail errato”.

Cari colleghi,
da oggi Clavis invierà agli utenti con prestiti prossimi alla scadenza un “messaggio di cortesia”, nel quale si ricorda la necessità di restituire i documenti o, quantomeno, di prorogarne i termini di prestito.
Il messaggio verrà spedito cinque giorni prima della data di scadenza.

Naturalmente verrà recapitato ai soli utenti per i quali abbiamo registrato la mail.
Anche per questa ragione vi invito pressantemente a raccogliere, all’atto dell’iscrizione o del rinnovo dei diritti di prestito, la mail dei vostri utenti.

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