189. Etichette barcode

D. Perche’ molti documenti inviati col cambio gestione non riportano l’etichetta con il barcode? E’ una cosa fastidiosissima: ad ogni passaggio, se non te lo ricordi, devi andare alla ricerca della serie inventariale della biblioteca proprietaria.

R. Si e’ vero, mentre per l’interprestito tutti i documenti viaggiano regolarmente etichettati, alcuni colleghi trascurano la barcodatura dei documenti ceduti in gestione, nonostante sia un’operazione che semplifica e sopratutto protegge da errori ogni azione successiva.
Tra l’altro, la stampa del barcode dei documenti puo’ essere eseguita massivamente prima della spedizione con la funzione Stampa => Stampa etichette, inserendo i numeri d’inventario da stampare, separati da una virgola e senza nemmeno dover badare agli spazi vuoti che ti capita di inserire catturando magari le vecchie etichette barcode senza serie inventariale

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172. Stampa inventario

D. Ho bisogno di stampare il registro d’ingresso dell’ultimo anno. Come posso fare?

R. E’ abbastanza facile, basta selezionare tutti gli esemplari che hanno inserito nel campo “data di inventariazione” una data relativa a quell’anno ed eseguirne la stampa secondo uno dei modelli gia’ predisposti in Clavis. Si puo’ procedere secondo due modalita’.

– Nella pagina Stampe => Stampa esemplari da inventario puoi utilizzare la modalita’ “Ricerca per data”, inserendo i due estremi cronologici dell’anno nei campi denominati “Data di inventariazione (da-a)” .
Nell’ultima sezione della pagina, “Impostazioni di stampa”, scegliere uno dei due modelli di lista inventario con il formato PDF e cliccare su “Stampa”  .

– Anche attraverso il filtro Catalogo => Lista esemplari e’ possibile estrarre tutti gli esemplari ingressati nell’anno di attivita’. Qui i campi da compilare sono “data inventariazione” e “biblioteca proprietaria”; sara’ pero’ necessario inserire tutti gli esemplari in uno scaffale per poterne, alla fine, ottenerne la stampa. Il vantaggio di questo procedimento sta nella possibilita’ di utilizzare, oltre alla stampa in formato pdf, l’esportazione di dati su file csv  , per ottenere stampe che è possibile rielaborare con programmi che gestiscono fogli di calcolo. A questo scopo meglio utilizzare OpenOffice Calc, che consente di incolonnare subito i dati.

120. ABIL 2015

D. E’ la prima volta che compilo la statistica regionale e mi serve un aiuto. Come ricavo i dati riguardanti prestiti, utenti, acquisti e patrimonio che devo inserire in ABIL?

R. I dati necessari alla compilazione del questionario regionale si possono ricavare con la stampa del report “Anagrafe regionale”, che si trova all’interno della pagina Stampe => Stampa statistiche, come spiegato in questa nota appena aggiornata pubblicata sul blog di Ziaclavicola.

84. Esemplari ceduti in gestione nelle statistiche

D. Come vengono conteggiati i “cambi gestione” nelle statistiche dei prestiti?

R. Nella statistica che utilizziamo come fonte per la compilazione di Abil (Anagrafe delle Biblioteche Lombarde), i documenti di cui e’ stata ceduta temporaneamente la gestione vengono considerati come prestiti interbibliotecari.

Per il report Stampe => Stampa statistiche => “Anagrafe regionale” tutti i prestiti effettuati da un esemplare ceduto in gestione (uno o anche più di uno) vengono conteggiati tra i prestiti “Ad altre biblioteche” della biblioteca proprietaria; figurano invece tra i prestiti “Da altre biblioteche” se a produrre la statistica e’ la biblioteca che lo ha temporaneamente in gestione.

Il report “Statistiche prestiti (Comperio)” considera invece questi come prestiti del posseduto della biblioteca che li ha in gestione, prestiti fatti dal suo bancone. Non vengono quindi conteggiati nella statistica dei prestiti della biblioteca proprietaria.

Per fare un esempio:
Chiari da’ in gestione a Ospitaletto I Malavoglia / di Giovanni Verga e, a Ospitaletto, questo libro viene prestato 3 volte:
– nel report “Anagrafe regionale” sottomesso da Chiari risulteranno 3 prestiti PIB in uscita;
– nel report “Anagrafe regionale” sottomesso da Ospitaletto 3 PIB in entrata;
– nel report “Statistiche prestiti (Comperio)” sottomesso da Chiari 0 prestiti;
– nel report “Statistiche prestiti (Comperio)” sottomesso da Ospitaletto 3 prestiti locali.

77. Statistica sezioni

D. Allestisco periodicamente nell’ingresso scaffali tematici contenenti materiali diversi. Quest’anno il piu’ importante sara’ “La Grande guerra”, che conto di lasciare allestito a lungo. A fine esposizione vorrei pero’ valutarne il successo. Come faccio a calcolare il numero dei prestiti fatti nel periodo in cui il materiale e’ rimasto esposto?

R. E’ una valutazione che puoi fare facilmente solo se il materiale e’ stato temporaneamente collocato in una particolare sezione. Prima di smontare l’esposizione puoi cosi’ produrre da Stampe => Stampa statistiche il modello Statistiche Prestiti (Comperio), un report statistico che contiene anche il numero dei prestiti fatti per Sezione.
L’inserimento di una sezione provvisoria nei dati dell’esemplare e’ un’operazione delicata, poiche’ comporta la perdita della eventuale sezione preesistente, che sara’ da reinserire a esposizione terminata. Meglio quindi eseguirla da scaffale, dopo aver stampato e conservato i dati di collocazione degli esemplari.
Infine, il cambio della sezione non deve riguardare materiale chiesto in gestione ad altre biblioteche, per evitare problemi nel ripristino del dato iniziale.

39. Stampa etichette

D. E’ possibile stampare l’etichetta con il barcode insieme a quella della collocazione? Si possono stampare le etichette in ordine di collocazione?

R. Forse non ti sarai accorto che, da qualche giorno, e’ stato aggiunto, in fase di stampa, il modello “Etichette Barcode e Dorso, Zebra (50×30)” , per la stampa associata delle etichette barcode e collocazione. Ma non e’ la sola novita’ che ci ha fatto trovare Marco Gussago: adesso e’ anche possibile stampare le etichette in ordine di collocazione. Cosi’, per esempio, dalla pagina Stampe => Stampa etichette, dopo aver compilato i campi di una delle selezioni presenti, possiamo scegliere l’ordinamento di stampa preferito: Inventario, presentato di default, oppure Topografico, inserendo una “T”.
Non sono due novita’ di poco conto: la prima ci fa risparmiare un sacco di tempo, la seconda ci permette di rietichettare in modo ordinato e senza spostamenti interi scaffali di documenti.

34. Statistiche

D. Siamo a fine anno e si approssimano le statistiche 2013. Per capire come e’ andata di solito mi concentro sui dati degli utenti attivi, prestiti e patrimonio, gli stessi che serviranno anche per il questionario regionale. Ma anche Liber vorra’ la sua parte e quindi mi servira’ sapere anche quali sono stati i libri piu’ letti dai nostri piccoli lettori. C’e’ una funzione che mi permette di ricavare tutti questi dati?

R. In Clavis abbiamo a disposizione una batteria di report statistici che possiamo stampare anche a distanza di tempo dal periodo considerato, senza alcuna perdita di dati. Quindi nessuna fretta.
In particolare, nella pagina Stampa => Stampa statistiche, il modello “Anagrafe regionale” impiega criteri di misurazione congruenti con i dati raccolti negli anni precedenti il 2013.
Per il prossimo sondaggio di Liber sulle preferenze di lettura di bambini e ragazzi, si utilizzi invece il modello “Classifiche”: si ottengono dati per una analisi interessante sulle collane e i libri piu’ letti, oltre che sui lettori che hanno avuto piu’ prestiti.
Aggiungo la raccomandazione sulla cura che bisogna avere nell’inserimento dei dati, appunto a fini statistici come ricordato qui.
Infine, anticipo la domanda che piu’ spesso mi e’ stata fatta sulle incongruenze statistiche, se non vi trovate con il conteggio dei lettori residenti, andate a vedere qui.